Inhoud
Excel is een van de beste software voor gegevensanalyse. En bijna iedereen had in een of andere fase van het leven te maken met cijfers en tekstgegevens en deze te verwerken onder strakke deadlines. Als je dit nog steeds moet doen, zullen we technieken beschrijven die je leven aanzienlijk zullen verbeteren. En om het visueler te maken, laten we zien hoe je ze kunt implementeren met behulp van animaties.
Gegevensanalyse via Excel-draaitabellen
Draaitabellen zijn een van de gemakkelijkste manieren om informatieverwerking te automatiseren. Hiermee kunt u een enorme hoeveelheid gegevens opstapelen die absoluut niet gestructureerd is. Als je het gebruikt, kun je bijna voor altijd vergeten wat een filter en handmatig sorteren zijn. En om ze te maken, hoeft u slechts op een paar knoppen te drukken en een paar eenvoudige parameters in te voeren, afhankelijk van de manier waarop u de resultaten specifiek in een bepaalde situatie wilt presenteren.
Er zijn veel manieren om gegevensanalyse in Excel te automatiseren. Dit zijn zowel ingebouwde tools als add-ons die op internet kunnen worden gedownload. Er is ook een add-on "Analysis Toolkit", die is ontwikkeld door Microsoft. Het heeft alle noodzakelijke functies zodat u alle resultaten die u nodig hebt in één Excel-bestand kunt krijgen.
Het door Microsoft ontwikkelde data-analysepakket kan slechts op één werkblad in één tijdseenheid worden gebruikt. Als het informatie verwerkt die zich op meerdere bevindt, wordt de resulterende informatie uitsluitend op één weergegeven. In andere worden bereiken weergegeven zonder waarden, waarin alleen formaten zijn. Om informatie op meerdere bladen te analyseren, moet u deze tool afzonderlijk gebruiken. Dit is een zeer grote module die een groot aantal functies ondersteunt, met name waarmee u de volgende soorten verwerking kunt uitvoeren:
- Dispersie analyse.
- Correlatie analyse.
- Covariantie.
- Berekening voortschrijdend gemiddelde. Een zeer populaire methode in statistieken en handel.
- Krijg willekeurige getallen.
- Selectiebewerkingen uitvoeren.
Deze add-on is niet standaard geactiveerd, maar zit in het standaardpakket. Om het te gebruiken, moet u het inschakelen. Voer hiervoor de volgende stappen uit:
- Ga naar het menu "Bestand" en daar vindt u de knop "Opties". Ga daarna naar "Add-ons". Als u de 2007-versie van Excel hebt geïnstalleerd, moet u op de knop "Excel-opties" klikken in het Office-menu.
- Vervolgens verschijnt een pop-upmenu met de titel "Beheer". Daar vinden we het item "Excel-invoegtoepassingen", klik erop en vervolgens - op de knop "Go". Als u een Apple-computer gebruikt, opent u gewoon het tabblad "Extra" in het menu en zoekt u het item "Invoegtoepassingen voor Excel" in de vervolgkeuzelijst.
- In het dialoogvenster dat daarna verscheen, moet u het vakje naast het item "Analysepakket" aanvinken en vervolgens uw acties bevestigen door op de knop "OK" te klikken.
In sommige situaties kan het zijn dat deze add-on niet kan worden gevonden. In dit geval zal het niet in de lijst met add-ons staan. Klik hiervoor op de knop "Bladeren". Mogelijk ontvangt u ook informatie dat het pakket volledig ontbreekt op deze computer. In dit geval moet u het installeren. Klik hiervoor op de knop "Ja".
Voordat u het analysepakket kunt inschakelen, moet u eerst VBA activeren. Om dit te doen, moet u het op dezelfde manier downloaden als de add-on zelf.
Werken met draaitabellen
De eerste informatie kan van alles zijn. Dit kan informatie zijn over verkoop, levering, verzendingen van producten, enzovoort. Ongeacht dit zal de volgorde van de stappen altijd hetzelfde zijn:
- Open het bestand met de tabel.
- Selecteer het cellenbereik dat we zullen analyseren met behulp van de draaitabel.
- Open het tabblad "Invoegen" en daar moet u de groep "Tabellen" vinden, waar een knop "Pivot Table" is. Als u een computer gebruikt onder het Mac OS-besturingssysteem, moet u het tabblad "Gegevens" openen en deze knop bevindt zich op het tabblad "Analyse".
- Dit opent een dialoogvenster met de titel "PivotTable maken".
- Stel vervolgens de gegevensweergave in op het geselecteerde bereik.
We hebben een tabel geopend waarin de informatie op geen enkele manier gestructureerd is. Hiervoor kun je de instellingen voor de velden van de draaitabel aan de rechterkant van het scherm gebruiken. Laten we bijvoorbeeld het "Aantal bestellingen" in het veld "Waarden" en informatie over verkopers en de verkoopdatum naar de rijen van de tabel sturen. Op basis van de gegevens in deze tabel zijn de bedragen automatisch bepaald. Indien nodig kunt u per jaar, kwartaal of maand informatie openen. Hierdoor krijgt u de gedetailleerde informatie die u op een bepaald moment nodig heeft.
De set beschikbare parameters zal verschillen van het aantal kolommen dat er is. Het totale aantal kolommen is bijvoorbeeld 5. En we hoeven ze alleen maar op de juiste manier te plaatsen en te selecteren, en de som te tonen. In dit geval voeren we de acties uit die in deze animatie worden getoond.
U kunt de draaitabel specificeren door bijvoorbeeld een land op te geven. Om dit te doen, nemen we het item "Land" op.
U kunt ook informatie over verkopers bekijken. Hiervoor vervangen we de kolom “Land” door “Verkoper”. Het resultaat zal het volgende zijn.
Gegevensanalyse met 3D-kaarten
Deze geo-gerefereerde visualisatiemethode maakt het mogelijk om patronen te zoeken die aan regio's zijn gekoppeld, en dit soort informatie te analyseren.
Het voordeel van deze methode is dat het niet nodig is om de coördinaten apart te registreren. U hoeft alleen de geografische locatie correct in de tabel te schrijven.
Hoe te werken met 3D-kaarten in Excel
De volgorde van acties die u moet volgen om met 3D-kaarten te werken is als volgt:
- Open een bestand dat het gegevensbereik van belang bevat. Bijvoorbeeld een tabel met een kolom "Land" of "Stad".
- De informatie die op de kaart wordt weergegeven, moet eerst worden opgemaakt als een tabel. Om dit te doen, moet u het overeenkomstige item op het tabblad "Home" vinden.
- Selecteer de cellen die moeten worden geanalyseerd.
- Ga daarna naar het tabblad "Invoegen" en daar vinden we de knop "3D-kaart".
Vervolgens wordt onze kaart getoond, waarbij de steden in de tabel worden weergegeven als stippen. Maar we hebben niet alleen de aanwezigheid van informatie over nederzettingen op de kaart nodig. Het is veel belangrijker voor ons om de informatie te zien die eraan verbonden is. Bijvoorbeeld die bedragen die kunnen worden weergegeven als de hoogte van de kolom. Nadat we de acties hebben uitgevoerd die in deze animatie worden aangegeven, worden de bijbehorende gegevens weergegeven wanneer u de muisaanwijzer over de bijbehorende kolom beweegt.
U kunt ook een cirkeldiagram gebruiken, dat in sommige gevallen veel informatiever is. De grootte van de cirkel hangt af van het totale bedrag.
Prognoseblad in Excel
Vaak zijn bedrijfsprocessen afhankelijk van seizoensgebonden kenmerken. En met dergelijke factoren moet in de planningsfase rekening worden gehouden. Hiervoor is een speciale Excel-tool, die u zal bevallen met zijn hoge nauwkeurigheid. Het is aanzienlijk functioneler dan alle hierboven beschreven methoden, hoe uitstekend ze ook zijn. Op dezelfde manier is de reikwijdte van het gebruik ervan zeer breed: commerciële, financiële, marketing- en zelfs overheidsstructuren.
Belangrijk: om de voorspelling te berekenen, moet u informatie over de vorige keer krijgen. De kwaliteit van prognoses hangt af van hoe lang de gegevens zijn. Het wordt aanbevolen om gegevens te hebben die zijn onderverdeeld in regelmatige intervallen (bijvoorbeeld driemaandelijks of maandelijks).
Hoe te werken met het prognoseblad
Om met een prognoseblad te werken, moet u het volgende doen:
- Open het bestand, dat een grote hoeveelheid informatie bevat over de indicatoren die we moeten analyseren. Bijvoorbeeld het afgelopen jaar (hoewel hoe meer hoe beter).
- Markeer twee regels met informatie.
- Ga naar het menu "Data", en klik daar op de knop "Forecast Sheet".
- Daarna wordt een dialoogvenster geopend waarin u het type visuele weergave van de prognose kunt selecteren: een grafiek of een histogram. Kies degene die bij uw situatie past.
- Stel de datum in waarop de prognose moet eindigen.
In het onderstaande voorbeeld geven we informatie voor drie jaar – 2011-2013. In dit geval wordt aanbevolen om tijdsintervallen aan te geven en geen specifieke cijfers. Dat wil zeggen, het is beter om maart 2013 te schrijven en niet een specifiek nummer zoals 7 maart 2013. Om op basis van deze gegevens een voorspelling voor 2014 te krijgen, is het noodzakelijk om gegevens te verkrijgen die zijn gerangschikt in rijen met de datum en indicatoren die waren op dat moment. Markeer deze lijnen.
Ga vervolgens naar het tabblad "Gegevens" en zoek naar de groep "Voorspelling". Ga daarna naar het menu "Forecast sheet". Daarna verschijnt een venster waarin we opnieuw de methode selecteren om de prognose te presenteren en vervolgens de datum instellen waarop de prognose moet zijn voltooid. Klik daarna op "Maken", waarna we drie voorspellingsopties krijgen (weergegeven door een oranje lijn).
Snelle analyse in Excel
De vorige methode is echt goed omdat je hiermee echte voorspellingen kunt doen op basis van statistische indicatoren. Maar met deze methode kunt u daadwerkelijk een volwaardige business intelligence uitvoeren. Het is heel gaaf dat deze functie zo ergonomisch mogelijk is gemaakt, want om het gewenste resultaat te bereiken, moet je letterlijk een paar handelingen uitvoeren. Geen handmatige berekeningen, geen formules opschrijven. Selecteer eenvoudig het te analyseren bereik en stel het einddoel in.
Het is mogelijk om een verscheidenheid aan grafieken en microfoto's rechtstreeks in de cel te maken.
Hoe te werken
Dus om te werken, moeten we een bestand openen dat de gegevensset bevat die moet worden geanalyseerd en het juiste bereik selecteren. Nadat we het hebben geselecteerd, hebben we automatisch een knop waarmee we een samenvatting kunnen maken of een reeks andere acties kunnen uitvoeren. Snelle analyse heet dat. We kunnen ook de bedragen definiëren die automatisch onderaan worden ingevuld. In deze animatie zie je duidelijker hoe het werkt.
Met de functie voor snelle analyse kunt u de resulterende gegevens ook op verschillende manieren opmaken. En u kunt bepalen welke waarden min of meer direct in de cellen van het histogram staan dat verschijnt nadat we deze tool hebben geconfigureerd.
Ook kan de gebruiker verschillende markeringen plaatsen die grotere en kleinere waarden aangeven ten opzichte van die in het voorbeeld. Zo worden de grootste waarden in het groen weergegeven en de kleinste in het rood.
Ik wil echt geloven dat je met deze technieken de efficiëntie van je werk met spreadsheets aanzienlijk kunt verhogen en zo snel mogelijk alles kunt bereiken wat je wilt. Zoals u kunt zien, biedt dit spreadsheetprogramma zeer brede mogelijkheden, zelfs in standaardfunctionaliteit. En wat kunnen we zeggen over add-ons, die zeer talrijk zijn op internet. Het is alleen belangrijk op te merken dat alle add-ons zorgvuldig moeten worden gecontroleerd op virussen, omdat modules die door andere mensen zijn geschreven mogelijk schadelijke code bevatten. Als de add-ons zijn ontwikkeld door Microsoft, kunnen deze veilig worden gebruikt.
Het Analysis Pack van Microsoft is een zeer functionele add-on die van de gebruiker een echte professional maakt. Hiermee kunt u bijna elke verwerking van kwantitatieve gegevens uitvoeren, maar het is behoorlijk ingewikkeld voor een beginnende gebruiker. De officiële Microsoft-helpsite heeft gedetailleerde instructies over het gebruik van verschillende soorten analyse met dit pakket.