Inhoud
Tijdens het werken aan een Excel-document is het vaak nodig dat meerdere mensen er tegelijkertijd verbinding mee maken. En heel vaak kan hun aantal in enkele tientallen worden berekend. Daarom is het probleem van samenwerking niet beperkt tot alleen het verbinden van mensen, omdat ze vaak tegenstrijdige wijzigingen kunnen aanbrengen die moeten leren hoe ze snel en effectief kunnen bewerken.
Wie kan het? Een persoon die de status van hoofdgebruiker heeft. Kortom, wat moet er gebeuren om gezamenlijk werken met een document niet alleen mogelijk, maar ook effectief te maken?
Werken met een gedeeld bestand in Excel heeft zijn eigen kenmerken. Sommige acties zijn dus niet beschikbaar voor gebruikers:
- Tabellen maken.
- Scenariobeheer, inclusief het bekijken ervan.
- Bladen verwijderen.
- Gebruikers hebben niet de mogelijkheid om meerdere cellen samen te voegen of, omgekeerd, eerder samengevoegde cellen te splitsen.
- Alle bewerkingen met XML-gegevens.
Hoe kunnen deze beperkingen worden omzeild? U hoeft alleen de algemene toegang te verwijderen en deze vervolgens terug te sturen wanneer dat nodig is.
Hier is nog een spreadsheet met enkele taken die al dan niet mogelijk zijn als je met meerdere mensen aan dezelfde spreadsheet werkt.
Eerst moet je weten welk bestand beschikbaar moet worden gemaakt voor bewerking door meerdere mensen tegelijk. Het kan een nieuw bestand zijn of een bestaand bestand.
Instellingen
Alles wat u hoeft te doen om een bestand in Excel te delen, staat in het gedeelte Boeken delen, dat u kunt vinden door naar het tabblad Controleren te gaan.
Er verschijnt een venster met twee tabbladen. We zijn geïnteresseerd in de eerste, die automatisch opent. We moeten het vakje aanvinken naast het item dat in de schermafbeelding is gemarkeerd met een rode rechthoek. Hiermee stellen we meerdere gebruikers in staat om een document te beheren.
Nadat we de toegang voor bewerking hebben geopend, moeten we deze configureren. Open hiervoor het tweede tabblad.
Na het invoeren van de parameters bevestigen we onze acties. Om dit te doen, klikt u met de linkermuisknop op de knop "OK". Delen staat open voor elk boek, zowel nieuw als bestaand. In het eerste geval moet je een naam voor haar bedenken.
Daarna moet u het bestand op uw computer opslaan.
Belangrijk! Het formaat moet zodanig zijn dat het bestand door elke gebruiker kan worden geopend met hun versie van spreadsheets.
U moet het bestand opslaan in een netwerkshare of -map die toegang heeft tot de deelnemers die het bestand willen gebruiken. Nadat de map is geselecteerd, hoeven we alleen maar op de knop "Opslaan" te klikken.
Het is echter niet toegestaan om een webserver te gebruiken om het gedeelde bestand op te slaan.
Nadat u alle hierboven beschreven bewerkingen hebt uitgevoerd, moet u controleren of het mogelijk is om andere mensen te verbinden. Open hiervoor het tabblad "Gegevens" en zoek het item "Verbindingen" er direct onder. Als u erop klikt, kunt u links of links wijzigen. Als er geen corresponderende knop is, zijn er geen bijbehorende bestanden.
Vervolgens wordt het tabblad "Status" geopend, met behulp waarvan het mogelijk is om de verbindingen te controleren. Dat alles in orde is, is te herkennen aan de aanwezigheid van de “OK”-knop.
Met Excel kunt u ook een gedeelde werkmap openen. Om dit te doen, moet u op de Office-knop klikken. Wanneer het pop-upvenster verschijnt, moeten we het item "Openen" selecteren en het boek selecteren dat zal worden gebruikt om te delen. Klik daarna opnieuw op de Office-knop en open het venster "Excel-opties", dat u onderaan kunt vinden.
Aan de linkerkant van het venster dat verschijnt, kunt u een categorie instellingen selecteren, maar we zijn geïnteresseerd in de allereerste, die de meest algemene parameters bevat.
Ga vervolgens naar het item "Persoonlijke instelling", waar u gegevens moet specificeren waarmee u gebruikers kunt filteren - gebruikersnaam, bijnaam.
Na het uitvoeren van deze bewerkingen wordt het mogelijk om de informatie in het document te bewerken of gegevens toe te voegen. Vergeet niet om uw wijzigingen op te slaan nadat u ze heeft gemaakt.
Dit kan soms problemen opleveren bij het opslaan. Delen is bijvoorbeeld alleen beschikbaar voor de eerste keer openen en wanneer u het document een tweede keer probeert te openen, geeft het programma een foutmelding. Dit kan gebeuren om de volgende redenen:
- Als meerdere deelnemers gegevens tegelijk in dezelfde cel invoeren. Of een ander onderdeel.
- Het genereren van een changelog die ervoor zorgt dat de werkmap groter wordt. Dit leidt tot problemen.
- De gebruiker is verwijderd van het delen. In dit geval werkt het opslaan van de wijzigingen niet alleen op zijn computer.
- De netwerkbron is overbelast.
Om het probleem op te lossen, moet u de volgende stappen uitvoeren:
- Verwijder de changelog of wis er overbodige informatie uit.
- Verwijder overbodige informatie in het document zelf.
- Start het delen opnieuw.
- Open een Excel-document in een andere Office-editor en sla het vervolgens opnieuw op in xls-indeling.
Toegegeven, in recente versies komt deze fout niet zo vaak voor als in oudere versies.
Ledenactiviteit bekijken
Tijdens het gezamenlijke werk moet je constant toezicht houden, zodat een van de deelnemers niets bederft. Daarom moet u leren begrijpen welke acties door een van hen zijn gepleegd. Om dit te doen, moet u de volgende stappen uitvoeren.
- Ga naar het tabblad "Review", en daar vind je het item "Correcties". Selecteer in het menu het item "Correcties selecteren".
6 - Vervolgens verschijnt er een venster waarin u kunt zien welke wijzigingen door gebruikers zijn aangebracht. Deze lijst wordt automatisch gegenereerd. U kunt controleren of dit inderdaad het geval is door naar het selectievakje naast het bijbehorende item in dit dialoogvenster te kijken.
7 In dit geval worden alleen de wijzigingen die zijn aangebracht sinds de laatste keer opslaan weergegeven in de lijst in de linkerbovenhoek. Dit is gedaan voor het gemak, u kunt altijd eerdere bewerkingen in het journaal zien.
- Elke deelnemer krijgt een specifieke kleur toegewezen, waardoor u kunt begrijpen wie de wijzigingen heeft aangebracht. De labels bevinden zich in de linkerbovenhoek. U kunt ook het bijhouden van wijzigingen instellen op tijd, een specifieke gebruiker of in een specifiek bereik, en hun weergave uitschakelen.
8 - Als je met de muis over een cel beweegt die zo'n markering heeft, verschijnt er een blokje waaruit je kunt zien wie de wijzigingen heeft aangebracht.
9 - Om aanpassingen te maken aan de regels voor het weergeven van correcties, moet u terugkeren naar het instellingenvenster en vervolgens het veld "Op tijd" zoeken, waar u een startpunt kunt instellen voor het bekijken van wijzigingen. Dat wil zeggen, de tijd vanaf wanneer correcties worden weergegeven. U kunt de periode sinds de laatste keer opslaan instellen, alle wijzigingen voor altijd weergeven, exclusief niet bekeken, of de datum opgeven vanaf wanneer ze worden weergegeven.
10 - U kunt ook de weergave van correcties beheren die alleen door een specifiek lid zijn gemaakt.
11 - Met behulp van het bijbehorende veld kunt u het bereik van het blad instellen waarin de acties van de opdracht worden vastgelegd.
U kunt ook andere wijzigingen aanbrengen door de juiste selectievakjes op de juiste plaatsen aan te vinken.
De lijst met wijzigingen is geen dood gewicht. De hoofdgebruiker kan de bewerkingen van andere deelnemers bekijken, bevestigen of afwijzen. Hoe je dat doet?
- Ga naar het tabblad "Review". Er is een menu "Fixes" waar de gebruiker fixes kan beheren. In het pop-up paneel dient u de optie “Correcties accepteren/weigeren” te selecteren, waarna een venster verschijnt waarin correcties worden getoond.
13 14 - De selectie van bewerkingen kan worden uitgevoerd volgens dezelfde criteria als eerder beschreven: op tijd, door een specifieke gebruiker of binnen een bepaald bereik. Druk na het instellen van de vereiste parameters op de OK-knop.
- Vervolgens worden alle aanpassingen weergegeven die voldoen aan de voorwaarden die in de vorige stap zijn gesteld. U kunt akkoord gaan met een bepaalde bewerking of deze afwijzen door op de betreffende knop onder aan het venster te klikken. Het is ook mogelijk om aanpassingen batchgewijs te accepteren of af te wijzen.
15
Nu zijn de nodige aanpassingen gelaten, en zijn de extra's verwijderd.
Hoe een gebruiker uit het Excel-bestand te verwijderen
Van tijd tot tijd wordt het nodig om gebruikers te verwijderen van cocreatie. Er kunnen een groot aantal redenen zijn: ze kregen een andere taak, de deelnemer begon bewerkingen uit te voeren vanaf een andere computer, enzovoort. Het implementeren van deze taak in Excel is helemaal niet moeilijk.
Open eerst het tabblad "Review". Er is een groep "Wijzigingen", waar een optie "Toegang tot het boek" is.
Daarna verschijnt hetzelfde venster dat we eerder zagen op het scherm. Een lijst met alle mensen die wijzigingen aan de tabel kunnen aanbrengen, is te vinden op het tabblad Bewerken. Om een gebruiker te verwijderen die we op dit moment niet nodig hebben, moet u deze in deze lijst vinden, deze selecteren door op de linkermuisknop te drukken en op de knop "Verwijderen" te klikken, die zich hieronder bevindt.
Vervolgens waarschuwt Excel de gebruiker dat de correcties die door deze deelnemer zijn aangebracht mogelijk niet worden opgeslagen als hij momenteel wijzigingen aanbrengt in de werkmap. Als u akkoord gaat, klikt u op "OK", en de gebruiker wordt niet langer gedeeld.
De beste manier om het gebruik van een gedeeld grootboek te beperken, is door de gebruiker te verwijderen. Als dit niet geschikt is, kunt u het recht instellen om het boek door een specifieke deelnemer te bekijken of te bewerken.
Dat gezegd hebbende, is het belangrijk om te onthouden dat er standaard enkele beperkingen zijn ingebouwd in het delen. Ze zijn hierboven beschreven. Laten we ze niet vergeten, want herhaling is de moeder van leren.
- Het is verboden om slimme tabellen te maken die automatisch gegevens bijwerken en vele andere functies hebben.
- U kunt geen scripts beheren.
- Er is een ingebouwde beperking voor het verwijderen van werkbladen, het verbinden of loskoppelen van cellen.
- Voer alle bewerkingen uit op XML-gegevens. In eenvoudige bewoordingen zijn er beperkingen voor het structureren van een grote hoeveelheid gegevens, inclusief het bewerken van hun arrays. XML is een van de meest obscure bestandstypen voor beginners, maar het is eigenlijk vrij eenvoudig. Met dit type bestand kunt u gegevens overdragen door batchwijzigingen in het document aan te brengen.
Simpel gezegd, met co-authoring kunt u standaardbewerkingen op een document uitvoeren, maar meer professionele opties zijn slechts voor één persoon beschikbaar. Dit komt omdat dezelfde macro's of XML-batchwijzigingen iets moeilijker terug te draaien zijn.
Het uitschakelen van delen en vervolgens opnieuw inschakelen is een andere manier om te beperken wat Excel-gebruikers kunnen doen. U kunt zelf de nodige wijzigingen aanbrengen, waardoor u tijdelijk andere mensen de mogelijkheid ontneemt om iets te bewerken.
Om dit te doen, moet u deze stappen volgen.
- Open het tabblad "Review", ga naar het item "Correcties" en selecteer het item "Markeer revisies" in het pop-upmenu.
- Daarna verschijnt een venster waarin u de selectievakjes naast de items "Gebruiker" en "In het bereik" moet uitschakelen.
- Daarna verschijnt een changelog, die nodig is voor gegevensback-up.
Daarna kunt u delen uitschakelen. Om dit te doen, selecteert u op hetzelfde tabblad op het lint het item "Toegang tot het boek" en schakelt u "Meerdere gebruikers toestaan het bestand te wijzigen" uit.
Dat is alles, nu is delen uitgeschakeld.
Het is dus vrij eenvoudig om cocreatie in Excel in te stellen. Natuurlijk zijn er enkele beperkingen waardoor u het document niet ten volle kunt gebruiken. Maar ze zijn vrij eenvoudig opgelost, het is voldoende om het delen een tijdje uit te schakelen en vervolgens in te schakelen wanneer de nodige wijzigingen zijn aangebracht.