Kun je het hoofd niet van het secundaire scheiden? Kun je geen nee zeggen tegen collega's? Dan blijf je waarschijnlijk tot laat op kantoor. Hoe je een effectieve medewerker wordt, vertelt Psychologies-journalist en columnist Oliver Burkeman.
Alle experts en goeroes van timemanagement worden niet moe van het herhalen van hetzelfde hoofdadvies. Scheid het belangrijke van het onbelangrijke. Leuk idee, maar makkelijker gezegd dan gedaan. Al was het maar omdat in het heetst van de strijd alles buitengewoon belangrijk lijkt te zijn. Nou, of, laten we zeggen, je hebt op de een of andere manier op wonderbaarlijke wijze het belangrijke van het onbelangrijke gescheiden. En dan belt je baas en vraagt hij je dringend werk te doen. Probeer hem te vertellen dat dit project niet op uw lijst met topprioriteiten staat. Maar nee, probeer het niet.
Omarm het immense
Bestsellerauteur van The XNUMX Habits of Highly Effective People Stephen Covey1 raadt aan de vraag te herformuleren. Zodra het onbelangrijke in de gang van zaken niet wordt gevonden, moet het belangrijke van het urgente worden gescheiden. Wat, althans theoretisch, niet kan, omdat het simpelweg onmogelijk is om het niet te doen.
Ten eerste geeft het echt een kans om de juiste prioriteiten te stellen. En ten tweede helpt het om de aandacht te vestigen op een ander belangrijk probleem: tijdgebrek. Prioriteiten stellen dient vaak als vermomming voor het onaangename feit dat het simpelweg onmogelijk is om per definitie al het noodzakelijke werk te doen. En je komt nooit bij de onbelangrijke. Als dit het geval is, kunt u het beste eerlijk zijn tegen uw management en uitleggen dat uw werkdruk uw capaciteit te boven gaat.
“Voor de meesten van ons is de ochtend de meest effectieve periode. Begin de dag en plan de moeilijkste dingen.”
Energie in plaats van belang
Een andere handige tip is om zaken niet langer op hun belang te beschouwen. Verander het evaluatiesysteem zelf, waarbij u zich niet richt op het belang, maar op de hoeveelheid energie die de implementatie ervan vereist. Voor de meesten van ons is de ochtend de meest effectieve periode. Daarom moet u aan het begin van de dag dingen plannen die serieuze inspanning en hoge concentratie vereisen. Dan, als de "grip verzwakt", kunt u doorgaan met minder energie-intensieve taken, of het nu gaat om het sorteren van post of het voeren van de nodige telefoontjes. Het is onwaarschijnlijk dat deze methode garandeert dat u overal tijd voor zult hebben. Maar het bespaart u in ieder geval situaties waarin u verantwoorde zaken op u moet nemen op een moment dat u daar simpelweg nog niet klaar voor bent.
Vogelperspectief
Een andere interessante aanbeveling komt van psycholoog Josh Davis.2. Hij stelt een methode van «psychologische distantiëring» voor. Probeer je voor te stellen dat je vanuit vogelperspectief naar jezelf kijkt. Sluit je ogen en stel je voor. Zie je dat kleine mannetje ver beneden? Jij bent het. En wat denk je vanaf een hoogte: waar moet dit mannetje zich nu op focussen? Wat eerst doen? Het klinkt zeker vreemd. Maar het is wel degelijk een effectieve methode.
En tot slot, de laatste. Vergeet betrouwbaarheid. Als collega's (of managers) vragen (of opdracht geven) om alles opzij te zetten en mee te doen aan een belangrijk project van hen, haast je dan niet om heldhaftig te zijn. Zorg er allereerst voor dat medewerkers en management goed op de hoogte zijn van wat er ongedaan wordt gemaakt als gevolg van uw overstap. Op de lange termijn zal het niet in het minst verbeteren van uw reputatie als u ja kunt zeggen tegen het eerste telefoontje ten koste van het werk dat u doet. Eerder het tegenovergestelde.
1 S. Covey “De zeven eigenschappen van zeer effectieve mensen. Krachtige tools voor persoonlijke ontwikkeling” (Alpina Publisher, 2016).
2 J. Davis «Twee geweldige uren: op wetenschap gebaseerde strategieën om uw beste tijd te benutten en uw belangrijkste werk gedaan te krijgen» (HarperOne, 2015).