Hoe maak je een Gantt-diagram in Excel?

Inhoud

Wat is een Gantt-diagram?
Een Gantt-diagram maken in Excel 2010, 2007 en 2013
Gantt-diagramsjabloon in Excel

Als u wordt gevraagd om de drie belangrijkste onderdelen van Microsoft Excel te noemen, welke zou u dan noemen? Hoogstwaarschijnlijk bladen waarop gegevens worden ingevoerd, formules waarmee berekeningen worden uitgevoerd en grafieken waarmee gegevens van andere aard grafisch kunnen worden weergegeven.

Ik weet zeker dat elke Excel-gebruiker weet wat een grafiek is en hoe hij deze moet maken. Er is echter een type grafiek dat voor velen in de vergetelheid is gehuld - Gantt-diagram. Deze beknopte handleiding legt de belangrijkste kenmerken van een Gantt-diagram uit, vertelt u hoe u een eenvoudig Gantt-diagram maakt in Excel, vertelt u waar u geavanceerde Gantt-diagramsjablonen kunt downloaden en hoe u de onlineservice Projectbeheer gebruikt om Gantt-diagrammen te maken.

Wat is een Gantt-diagram?

Gantt-diagram genoemd naar Henry Gantt, een Amerikaanse ingenieur en managementconsultant die het diagram in 1910 bedacht. Het Gantt-diagram in Excel stelt projecten of taken voor als een cascade van horizontale staafdiagrammen. Het Gantt-diagram toont de uitgesplitste structuur van het project (start- en einddatum, verschillende relaties tussen taken binnen het project) en helpt zo om de uitvoering van taken op tijd en volgens de beoogde benchmarks te beheersen.

Een Gantt-diagram maken in Excel 2010, 2007 en 2013

Helaas biedt Microsoft Excel geen ingebouwde Gantt-diagramsjabloon. U kunt er echter snel zelf een maken met behulp van de staafdiagramfunctionaliteit en een beetje opmaak.

Volg deze stappen zorgvuldig en het duurt niet meer dan 3 minuten om een eenvoudig Gantt-diagram te maken. In onze voorbeelden maken we een Gantt-diagram in Excel 2010, maar hetzelfde kan worden gedaan in Excel 2007 en 2013.

Stap 1. Maak een projecttabel

Allereerst zullen we de projectgegevens invoeren in een Excel-sheet. Schrijf elke taak op een aparte regel en maak een plan voor het afbreken van een project door te specificeren: startdatum (Startdatum), graduatie (einddatum) en duur (Duur), dat wil zeggen, het aantal dagen dat nodig is om de taak te voltooien.

Tip: Alleen de kolommen zijn nodig om een Gantt-diagram te maken Startdatum и Duur. Als u echter ook een kolom maakt Einddatum, dan kun je de duur van de taak berekenen met een eenvoudige formule, zoals te zien is in de onderstaande afbeelding:

Stap 2. Bouw een normaal Excel-staafdiagram op basis van de kolomdatabase "Startdatum"

Begin met het maken van een Gantt-diagram in Excel door een eenvoudige gestapeld staafdiagram:

Markeer een bereik startdata samen met de kolomkop, in ons voorbeeld is dit B1:B11. Het is noodzakelijk om alleen cellen met gegevens te selecteren, en niet de hele kolom van het blad.
Op het tabblad Geavanceerd Invoegen (Invoegen) onder Grafieken, klik op Staafdiagram invoegen (Bar).
In het menu dat opent, in de groep Geleid (2-D-balk) klik Geregeld gestapeld (Gestapelde staaf).

Als gevolg hiervan zou de volgende grafiek op het blad moeten verschijnen:

Opmerking: Sommige van de andere instructies voor het maken van Gantt-diagrammen suggereren dat u eerst een leeg staafdiagram maakt en dit vervolgens met gegevens vult, zoals we in de volgende stap zullen doen. Maar ik denk dat de getoonde methode beter is omdat Microsoft Excel automatisch één rij gegevens toevoegt en op deze manier tijd besparen.

Stap 3: Duurgegevens aan de grafiek toevoegen

Vervolgens moeten we nog een gegevensreeks toevoegen aan ons toekomstige Gantt-diagram.

Klik met de rechtermuisknop ergens in het diagram en klik in het contextmenu op Selecteer gegevens (Selecteer gegevens). Er wordt een dialoogvenster geopend Een gegevensbron selecteren (Selecteer Gegevensbron). Zoals u in de onderstaande afbeelding kunt zien, zijn de kolomgegevens Begin datum al toegevoegd aan het veld Legenda-items (rijen) (Legend Entries (Series). Nu moet je hier kolomgegevens toevoegen Duur.
Klik op de knop Toevoegen (Toevoegen) om aanvullende gegevens (Duur) te selecteren om op het Gantt-diagram weer te geven.
In het geopende venster Rij veranderen (Bewerk serie) doe dit:
- In het Rijnaam (Serienaam) voer "Duur" in of een andere naam die u wenst. Of u kunt de cursor in dit veld plaatsen en vervolgens op de titel van de overeenkomstige kolom in de tabel klikken - de titel waarop wordt geklikt, wordt toegevoegd als de serienaam voor het Gantt-diagram.
- Klik op het bereikselectiepictogram naast het veld De waarden (Seriewaarden).
Dialoogvenster Rij veranderen (reeks bewerken) zal afnemen. Markeer gegevens in een kolom Duurdoor op de eerste cel te klikken (in ons geval is dat D2) en naar beneden slepen naar de laatste gegevenscel (D11). Zorg ervoor dat u niet per ongeluk een kop of een lege cel selecteert.
Druk nogmaals op het bereikselectiepictogram. Dialoogvenster Rij veranderen (reeks bewerken) wordt weer uitgevouwen en de velden verschijnen Rijnaam (Serienaam) и De waarden (Seriewaarden). Klik OK.
We gaan weer naar het raam Een gegevensbron selecteren (Selecteer Gegevensbron). Nu in het veld Legenda-items (rijen) (Legend Entries (Series) we zien een serie Begin datum en een nummer Duur. Gewoon klikken OKen de gegevens worden toegevoegd aan de grafiek.

Het diagram zou er ongeveer zo uit moeten zien:

Stap 4: Taakbeschrijvingen toevoegen aan het Gantt-diagram

Nu moet u een lijst met taken aan de linkerkant van het diagram weergeven in plaats van nummers.

Klik met de rechtermuisknop ergens in het plotgebied (het gebied met blauwe en oranje strepen) en klik in het menu dat verschijnt op Selecteer gegevens (Selecteer gegevens) om het dialoogvenster weer te laten verschijnen Een gegevensbron selecteren (Selecteer Gegevensbron).
Selecteer in het linkergedeelte van het dialoogvenster Begin datum En klik op de Veranderen (Bewerken) in het rechtergedeelte van het venster met de titel Labels voor horizontale as (categorieën) (Horizontale (categorie) aslabels).
Er wordt een klein dialoogvenster geopend Aslabels (Aslabels). Nu moet je taken selecteren op dezelfde manier als in de vorige stap, we hebben gegevens over de duur van taken geselecteerd (kolom Duur) - klik op het bereikselectiepictogram, klik vervolgens op de eerste taak in de tabel en sleep de selectie met de muis tot de laatste taak. Onthoud dat de kolomkop niet moet worden gemarkeerd. Zodra je dat hebt gedaan, klik je nogmaals op het bereikselectiepictogram om het dialoogvenster te openen.
Dubbeltik OKom alle dialoogvensters te sluiten.
Verwijder de grafieklegenda – klik er met de rechtermuisknop op en klik in het contextmenu op verwijderen (Verwijderen).

Op dit punt zou het Gantt-diagram taakbeschrijvingen aan de linkerkant moeten hebben en er ongeveer zo uitzien:

Stap 5: Een staafdiagram converteren naar een Gantt-diagram

In dit stadium is onze grafiek nog steeds een gestapeld staafdiagram. Om het op een Gantt-diagram te laten lijken, moet u het correct opmaken. Het is onze taak om de blauwe lijnen te verwijderen, zodat alleen de oranje delen van de grafieken, die de taken van het project vertegenwoordigen, zichtbaar blijven. Technisch gezien verwijderen we de blauwe lijnen niet, we maken ze gewoon transparant en dus onzichtbaar.

Klik op een blauwe lijn in het Gantt-diagram en ze worden allemaal geselecteerd. Klik met de rechtermuisknop op de selectie en klik in het contextmenu op Indeling gegevensreeks (Gegevensreeks opmaken).
Doe het volgende in het dialoogvenster dat verschijnt:
- In sectie Vulling (Vul) selecteer Geen vulling (Geen vulling).
- In sectie Grens (Randkleur) selecteren geen lijnen (Geen lijn).

Opmerking: Sluit dit dialoogvenster niet, u hebt het bij de volgende stap opnieuw nodig.

De taken op het Gantt-diagram dat we in Excel hebben gebouwd, staan in omgekeerde volgorde. We zullen dat zo oplossen. Klik op de lijst met taken aan de linkerkant van het Gantt-diagram om de categorie-as te markeren. Er wordt een dialoogvenster geopend Asformaat (Formaat as). In hoofdstuk Asparameters (Asopties) vink het vakje aan Omgekeerde volgorde van categorieën (Categorieën in omgekeerde volgorde), sluit vervolgens het venster om uw wijzigingen op te slaan. Als gevolg van de wijzigingen die we zojuist hebben aangebracht:
- De taken op het Gantt-diagram staan in de juiste volgorde.
- De datums op de horizontale as zijn van de onderkant naar de bovenkant van de grafiek verplaatst.

De grafiek wordt vergelijkbaar met een gewone Gantt-grafiek, toch? Mijn Gantt-diagram ziet er nu bijvoorbeeld als volgt uit:

Stap 6. Het Gantt-diagramontwerp aanpassen in Excel

Het Gantt-diagram begint al vorm te krijgen, maar je kunt nog een paar finishing touch toevoegen om het echt stijlvol te maken.

1. Verwijder de lege ruimte aan de linkerkant van het Gantt-diagram

Bij het bouwen van een Gantt-diagram hebben we blauwe balken aan het begin van het diagram ingevoegd om de startdatum weer te geven. Nu kan de leegte die op hun plaats blijft, worden verwijderd en kunnen de taakstroken naar links worden verplaatst, dichter bij de verticale as.

Klik met de rechtermuisknop op de eerste kolomwaarde Begin datum in de tabel met brongegevens, in het contextmenu selecteer Celindeling > Telefoon Nummer > Algemeen (Cellen opmaken > Getal > Algemeen). Onthoud het nummer dat u in het veld ziet Voorbeeld van een (Voorbeeld) is de numerieke weergave van de datum. In mijn geval dit nummer 41730. Zoals u weet, slaat Excel datums op als getallen die gelijk zijn aan het aantal dagen gedateerd 1 januari 1900 vóór deze datum (waarbij 1 januari 1900 = 1). U hoeft hier geen wijzigingen aan te brengen, klik gewoon op annulering (Annuleren).
Klik in het Gantt-diagram op een datum boven het diagram. Met één klik worden alle datums geselecteerd, klik er daarna met de rechtermuisknop op en klik in het contextmenu op Asformaat (Formaat as).
Op het menu parameters as (Axis Options) de optie wijzigen Minimum (Minimaal) aan Telefoon Nummer (Vast) en voer het nummer in dat u zich in de vorige stap herinnerde.

2. Pas het aantal datums op de as van het Gantt-diagram aan

Hier, in het dialoogvenster Asformaat (Format Axis) die in de vorige stap is geopend, wijzig de parameters grote divisies (Majoor verenigd) и Intermediaire divisies (Kleine eenheid) van Telefoon Nummer (Vast) en voer de gewenste waarden in voor de intervallen op de as. Gewoonlijk geldt dat hoe korter de tijdsbestekken van de taken in het project, hoe kleiner de deelstap nodig is op de tijdas. Als u bijvoorbeeld elke tweede datum wilt weergeven, voert u 2 voor parameter grote divisies (Hoofdeenheid). Welke instellingen ik heb gemaakt, zie je in de onderstaande afbeelding:

Tip: Speel wat met de instellingen totdat je het gewenste resultaat krijgt. Wees niet bang om iets verkeerd te doen, je kunt altijd terugkeren naar de standaardinstellingen door de opties in te stellen op Automatisch (Auto) in Excel 2010 en 2007 of door te klikken op Reset (Resetten) in Excel 2013.

3. Verwijder de extra lege ruimte tussen de strepen

Rangschik de taakbalken op het diagram compacter en het Gantt-diagram ziet er nog beter uit.

Selecteer de oranje balken van de grafieken door met de linkermuisknop op een ervan te klikken, klik er vervolgens met de rechtermuisknop op en in het menu dat verschijnt, klik op Indeling gegevensreeks (Gegevensreeks opmaken).
In het dialoogvenster Indeling gegevensreeks (Format Data Series) stel de parameter in op overlappende rijen (Series-overlap) waarde 100% (schuifregelaar helemaal naar rechts verplaatst), en voor de parameter Zijspeling (Spleetbreedte) waarde 0% of bijna 0% (schuif helemaal of bijna helemaal naar links).

En hier is het resultaat van onze inspanningen - een eenvoudig maar vrij nauwkeurig Gantt-diagram in Excel:

Onthoud dat een Excel-diagram dat op deze manier is gemaakt, zeer dicht bij een echt Gantt-diagram ligt, terwijl u alle gemak van Excel-diagrammen behoudt:

De grootte van het Gantt-diagram in Excel wordt gewijzigd wanneer taken worden toegevoegd of verwijderd.
Wijzig de startdatum van de taak (Startdatum) of de duur (Duur), en het schema zal onmiddellijk automatisch de aangebrachte wijzigingen weergeven.
Het Gantt-diagram dat in Excel is gemaakt, kan als afbeelding worden opgeslagen of naar HTML-indeling worden geconverteerd en op internet worden gepubliceerd.

ADVIES:

Pas het uiterlijk van uw Gantt-diagram aan door opvulopties, randen, schaduwen te wijzigen en zelfs 3D-effecten te gebruiken. Al deze opties zijn beschikbaar in het dialoogvenster. Indeling gegevensreeks (Gegevensreeks opmaken). Om dit venster op te roepen, klikt u met de rechtermuisknop op de grafiekbalk in het grafiekgebied en klikt u in het contextmenu op Indeling gegevensreeks (Gegevensreeks opmaken).
Als de gemaakte ontwerpstijl een lust voor het oog is, kan zo'n Gantt-diagram als sjabloon in Excel worden opgeslagen en in de toekomst worden gebruikt. Klik hiervoor op het diagram, open het tabblad Constructeur (Ontwerp) en druk op Opslaan als sjabloon (Opslaan als sjabloon).

Download voorbeeld Gantt-diagram

Gantt-diagramsjabloon in Excel

Zoals u kunt zien, is het bouwen van een eenvoudig Gantt-diagram in Excel helemaal niet moeilijk. Maar wat als er een complexere Gantt-grafiek nodig is, waarbij de arcering van taken afhangt van het percentage van voltooiing, en projectmijlpalen worden aangegeven door verticale lijnen? Natuurlijk, als je een van die zeldzame en mysterieuze wezens bent die we respectvol de Excel Guru noemen, dan kun je proberen zelf zo'n diagram te maken.

Het zal echter sneller en gemakkelijker zijn om vooraf gemaakte Gantt-diagramsjablonen in Excel te gebruiken. Hieronder vindt u een kort overzicht van verschillende Gantt-diagramsjablonen voor projectbeheer voor verschillende versies van Microsoft Excel.

Microsoft Excel 2013 Gantt-diagramsjabloon

Deze Gantt-grafieksjabloon voor Excel heet Projectplanner (Gantt-projectplanner). Het is ontworpen om de projectvoortgang te volgen aan de hand van verschillende statistieken, zoals: Geplande start (Planstart) и daadwerkelijke start (Eigenlijk begin), Geplande duur (Planduur) и Werkelijke duur (werkelijke duur), evenals: Percentage compleet (Percentage compleet).

In Excel 2013 is deze sjabloon beschikbaar op het tabblad Dien in (Bestand) in het venster creëren (Nieuw). Als er geen sjabloon in deze sectie staat, kunt u deze downloaden van de Microsoft-website. Er is geen extra kennis vereist om deze sjabloon te gebruiken - klik erop en ga aan de slag.

Online sjabloondiagram Ganta

Smartsheet.com biedt een interactieve online Gantt Chart Builder. Deze Gantt-grafieksjabloon is net zo eenvoudig en klaar voor gebruik als de vorige. De service biedt een gratis proefperiode van 30 dagen, dus voel je vrij om je aan te melden met je Google-account en begin meteen met het maken van je eerste Gantt-diagram.

Het proces is heel eenvoudig: voer in de tabel aan de linkerkant de details van uw project in en terwijl de tabel wordt ingevuld, wordt aan de rechterkant een Gantt-diagram gemaakt.

Gantt-diagramsjablonen voor Excel, Google Spreadsheets en OpenOffice Calc

Op vertex42.com vindt u gratis Gantt-diagramsjablonen voor Excel 2003, 2007, 2010 en 2013 die ook werken met OpenOffice Calc en Google Spreadsheets. U kunt met deze sjablonen werken zoals u zou doen met een normaal Excel-spreadsheet. Voer gewoon een startdatum en duur in voor elke taak en voer het % voltooid in de kolom in % compleet. Als u het datumbereik wilt wijzigen dat wordt weergegeven in het Gantt-diagramgebied, verplaatst u de schuifregelaar op de schuifbalk.

En tot slot nog een Gantt-diagramsjabloon in Excel ter overweging.

Sjabloon voor projectmanager Gantt-diagram

Een ander gratis Gantt-diagramsjabloon wordt aangeboden op professionalexcel.com en wordt "Project Manager Gantt-diagram" genoemd. In dit sjabloon is het mogelijk om een weergave te kiezen (dagelijks of standaard wekelijks), afhankelijk van de duur van de bijgehouden taken.

Ik hoop dat ten minste één van de voorgestelde Gantt-diagramsjablonen aan uw behoeften voldoet. Zo niet, dan kunt u op internet een grote verscheidenheid aan verschillende Gantt-diagramsjablonen vinden.

Nu u de belangrijkste kenmerken van het Gantt-diagram kent, kunt u het blijven leren en leren hoe u uw eigen complexe Gantt-diagrammen in Excel kunt maken om uw baas en al uw collega's te verrassen 🙂