Heb je ooit een stroomdiagram gemaakt voor een document of bedrijfsproces? Sommige bedrijven kopen dure gespecialiseerde software die met een paar muisklikken stroomdiagrammen kan maken. Andere bedrijven kiezen een andere weg: ze gebruiken een tool die ze al hebben en waarin hun medewerkers weten hoe ze moeten werken. Ik denk dat je al geraden hebt dat we het over Microsoft Excel hebben.
Een plan maken
Het doel van een stroomdiagram is om de logische structuur weer te geven van de gebeurtenissen die moeten plaatsvinden, de beslissingen die moeten worden genomen en de gevolgen van die beslissingen. Daarom zal het ongetwijfeld makkelijker zijn om een stroomschema te maken als je eerst een paar minuten de tijd neemt om je gedachten op een rijtje te zetten. Een stroomschema met rommelige, slecht doordachte stappen heeft weinig zin.
Neem dus een paar minuten de tijd om aantekeningen te maken. Het maakt niet uit in welk formaat, het belangrijkste is om elke stap van het proces op te schrijven en elke beslissing met mogelijke gevolgen vast te leggen.
Artikelen aanpassen
Voeg voor elke overzichtsstap stroomdiagramelementen toe aan Excel.
- Op het tabblad Geavanceerd Invoegen (Invoegen) klik Figuren (vormen).
- De geopende cijferlijst is onderverdeeld in hoofdgroepen. Scroll naar beneden naar de groep Blokdiagram (Stroomdiagram).
- Selecteer een element.
- Om tekst aan een element toe te voegen, klikt u er met de rechtermuisknop op en selecteert u Tekst wijzigen (Tekst bewerken).
- Op het tabblad Geavanceerd Achtergrond (Formaat) Menu Lint Selecteer de stijl en het kleurenschema voor het item.
Wanneer u klaar bent met één element, voegt u het volgende element toe voor het volgende item van de beoogde structuur, dan de volgende, enzovoort totdat de volledige structuur op het scherm verschijnt.
Besteed aandacht aan de vorm van elk stroomdiagramelement. Het formulier vertelt de lezer welke functie bij elke stap van de structuur wordt uitgevoerd. Het wordt aanbevolen dat alle formulieren worden gebruikt in overeenstemming met hun algemeen aanvaarde doel, aangezien niet-standaard gebruik van formulieren lezers in verwarring kan brengen.
Hier zijn enkele van de meest voorkomende items:
- Begin of einde van het stroomschema:
- Workflow, te volgen procedure:
- Een vooraf gedefinieerd proces, zoals een herbruikbare subroutine:
- Databasetabel of andere gegevensbron:
- Het nemen van een beslissing, zoals evalueren of het voorgaande proces correct is uitgevoerd. De verbindingslijnen die uit elke hoek van de ruit komen, komen overeen met verschillende mogelijke oplossingen:
Organiseer de elementen
Nadat alle elementen op het blad zijn ingevoegd:
- Om elementen in een even kolom te rangschikken, selecteert u meerdere elementen door erop te klikken met de muistoets ingedrukt Shift, dan op het tabblad Achtergrond (Formaat) klik Centre uitlijnen (Tekst in het midden uitlijnen).
- Om de afstand tussen meerdere elementen te verfijnen, selecteert u ze en op het tabblad Achtergrond (Formaat) klik Verticaal verdelen (Verticaal verdelen).
- Zorg ervoor dat de afmetingen van de elementen hetzelfde zijn. Zorg ervoor dat alle elementen dezelfde hoogte en breedte hebben om uw stroomdiagram er mooi en professioneel uit te laten zien. De breedte en hoogte van het element kan worden ingesteld door de gewenste waarden in te voeren in de daarvoor bestemde velden op het tabblad Achtergrond (Formaat) Menulinten.
Koppellijnen instellen
Op het tabblad Geavanceerd Invoegen (Invoegen) klik Figuren (Vormen) en selecteer een rechte pijl of richel met een pijl.
- Gebruik een rechte pijl om twee elementen te verbinden die in directe volgorde staan.
- Gebruik een pijlrand wanneer de connector gebogen moet worden, bijvoorbeeld als u na een beslissingselement terug wilt naar de vorige stap.
Verdere acties
Excel biedt veel extra elementen voor het maken van stroomdiagrammen en een eindeloze verscheidenheid aan aanpasbare opmaakopties. Voel je vrij om te experimenteren en alle beschikbare opties uit te proberen!