Inhoud
Soms kan het moeilijk zijn om de tijdlijnen van projecten snel en efficiënt op elkaar af te stemmen. Een grafische weergave van projectdeadlines en mijlpalen helpt eventuele knelpunten tijdens de planning te identificeren.
Natuurlijk is het de moeite waard om het gebruik van projectmanagementsystemen te overwegen. Een dergelijk systeem toont de begin- en eindtijden van de projecttaken tegen de algemene achtergrond. Maar zulke systemen zijn vrij duur! Een andere oplossing is om het Excel-tijdlijn-staafdiagram te gebruiken wanneer u van plan bent om alle conflicten in het project te zien. Samenwerking met het team en met externe specialisten zal veel gemakkelijker zijn als de acties van iedereen op hetzelfde blad te zien zijn!
Helaas is het maken van een tijdlijn in Microsoft Excel geen gemakkelijke taak. Ik zou niet aanraden om een complexe Gantt-grafiek in Excel te maken, maar een eenvoudige tijdlijn kan worden gemaakt door onze stapsgewijze instructies te volgen:
Stap 1: Bereid de gegevens voor
Om te beginnen hebben we een gegevenstabel nodig, in de linkerkolom waarvan (kolom А) bevat alle taaknamen en de twee kolommen aan de rechterkant zijn gereserveerd voor de startdatum en duur van de taak (kolommen В и С).
Stap 2: Maak een grafiek
Markeer de voorbereide gegevenstabel en vervolgens op het tabblad Invoegen (Invoegen) in sectie Diagrams (Kaarten) klik Geregeld gestapeld (Gestapelde staaf).
Stap 3: Gegevens correct op de kaart plotten
Deze stap is altijd de moeilijkste, omdat de grafiek aanvankelijk is uitgezet met de juiste gegevens op de verkeerde plaatsen, als die gegevens ooit op de grafiek zijn verschenen!
Klik op de knop Selecteer gegevens (Selecteer gegevens) tabblad Constructeur (Ontwerp). Check wat er in de buurt is Legenda-items (rijen) (Legend Entries (Series)) twee elementen zijn geschreven - duur (Duur) en startdatum (Startdatum). Er zouden alleen deze twee elementen moeten zijn.
Laat me raden. Is alle informatie verplaatst of opzij geschoven? Laten we het oplossen.
Om uw gegevens te corrigeren, klikt u op Toevoegen (Toevoegen) of Veranderen (Bewerken) in de buurt Legenda-items (rijen) (Legenda-items (Series)). Geef een cel op om een startdatum toe te voegen B1 in het veld Rijnaam (Serienaam), en in het veld De waarden (Seriewaarden) – bereik B2:B13. Op dezelfde manier kunt u de duur van taken toevoegen of wijzigen (Duur) - in het veld Rijnaam (Serienaam) specificeer een cel C1en in het veld De waarden (Seriewaarden) – bereik C2:C13.
Om de categorieën op te ruimen, klik op de knop Veranderen (Bewerken) in de buurt Labels voor horizontale as (categorieën) (Horizontale (categorie) aslabels). Het gegevensbereik moet hier worden opgegeven:
=Лист3!$A$2:$A$13
=Sheet3!$A$2:$A$13
Op dit punt zou het diagram eruit moeten zien als een gestapeld diagram met taaktitels op de verticale as en datums op de horizontale as.
Stap 4: Het resultaat omzetten in een Gantt-diagram
Het enige dat nog moet worden gedaan, is de vulkleur van de meest linkse delen van alle resulterende grafiekbalken wijzigen in wit of transparant.
★ Lees meer over het maken van een Gantt-diagram in het artikel: → Hoe bouwt u een Gantt-diagram in Excel – stap voor stap instructies
Stap 5: Het uiterlijk van de grafiek verbeteren
De laatste stap is om het diagram mooier te maken, zodat het naar de manager kan worden gestuurd. Controleer de horizontale as: alleen de projectduurbalken moeten zichtbaar zijn, dwz we moeten de lege ruimte verwijderen die in de vorige stap verscheen. Klik met de rechtermuisknop op de horizontale as van de grafiek. Er verschijnt een paneel Asparameters (Axis Options), waarin u de minimumwaarde van de as kunt wijzigen. Pas de kleuren van de Gantt-diagrambalken aan, stel iets interessanters in. Vergeet ten slotte de titel niet.
Tijdlijn in Excel (Gantt-diagram) kan voor verschillende doeleinden worden gebruikt. Het management zal het zeker waarderen dat u zo'n schema kunt maken zonder de extra kosten van het kopen van dure projectbeheersoftware!