Inhoud
Excel-gebruikers worden vaak gedwongen om de resultaten van hun werk in presentaties te presenteren. Om dit te doen, moet u het bestand converteren naar een handiger formaat, zoals PDF. Bovendien stelt de transformatie van het document u in staat om gegevens te beschermen tegen ongewenste correcties wanneer ze worden overgedragen aan derden. Als de tabel formules bevat die bij berekeningen betrokken zijn, maakt het converteren naar PDF-formaat het mogelijk om gegevens te beschermen tegen onbedoelde wijzigingen of schade bij het overbrengen van het document naar een andere computer. Laten we alle conversiemethoden eens nader bekijken.
Converteer Excel-bestand naar PDF
In oudere versies van Excel is er geen manier om het bestand op te slaan in een ander formaat dan xls. Ik moest op zoek naar speciale conversieprogramma's of internetbronnen gebruiken die het ene documentformaat in het andere konden vertalen. Sinds Excel-2010 werd de functionaliteit van het programma aangevuld met zo'n noodzakelijke functie waarmee je een bestand onmiddellijk kunt converteren zonder Excel te verlaten.
- Allereerst moet u de cellen selecteren die u wilt converteren. Ga naar het tabblad "Bestand". Voordat u opslaat, moet u ervoor zorgen dat de randen van de tabel niet buiten het blad van het PDF-document uitsteken.
1 - Vervolgens gaan we verder met het opslagproces. In het menu "Bestand" dat wordt geopend, gaat u door de categorie "Opslaan als ..." aan de rechterkant te activeren naar de optie "Bladeren".
2 - Daarna verschijnt een venster waarin u de locatie van het bestand en de naam moet bepalen.
3 - Onderaan het venster vinden we de categorie "Bestandstype" en door met de linkermuisknop van de computermuis op de regel te klikken, roepen we een lijst met opties op waaruit u het documentformaat kunt selecteren. Selecteer in ons geval het PDF-bestandstype.
4 - Onder de regel "Bestandstype" zijn er verschillende aanvullende parameters die nodig zijn voor de conversie. Standaardoptimalisatie is geschikt voor afdrukken en publiceren op internet, en de minimale grootte stelt u in staat het document te optimaliseren voor plaatsing op de pagina's van internetsites. Nadat u de juiste optimalisatieoptie hebt gekozen, moet u er een markering naast zetten. Om het op deze manier opgeslagen document na conversie te openen, is het de moeite waard om het bijbehorende vakje aan te vinken.
5
Voor een duidelijke en gedetailleerde aanpassing van het conversieproces raden experts aan om aandacht te besteden aan aanvullende parameters waarin u alle verhelderende punten kunt maken voor een betere weergave van de inhoud van de tabellen.
- In het venster dat verschijnt, kunt u aangeven welke pagina's u wilt converteren. Selecteer een gegevensbereik, zoals geselecteerde werkbladen, een specifiek bereik of een volledige Excel-werkmap. Er zijn ook aanvullende niet-afdrukbare bestandsgegevens die in een nieuw document kunnen worden ingevoegd - documentstructuurtags en de eigenschappen ervan. In de regel komen de parameters die al in het venster zijn ingesteld overeen met de standaardvereisten, maar indien nodig kunnen ze worden aangepast. Om de wijzigingen te activeren, klikt u op "OK".
6 - We voltooien het conversieproces door op de knop "Opslaan" te drukken.
7 - Het conversieproces kan enige tijd duren, afhankelijk van de grootte van de tabellen. Er verschijnt een PDF-document in de opgegeven map. Conform de instellingen wordt het document direct na de conversie geopend in een editor die het kan lezen.
8
Converteer Excel-spreadsheet naar PDF met externe toepassingen
Als de gebruiker met Excel-spreadsheets werkt versies 1997-2003 en vervolgens om het bestand naar PDF-formaat te converteren tools van derden nodig hebben. Een van de meest populaire programma's is FoxPDF Excel naar PDF Converter.
- Wij installeren de applicatie. U kunt het installatiebestand downloaden op de officiële website www.foxpdf.com.
- Wanneer u het programma start, verschijnt er een werkvenster waarin u naar het menu "Excel-bestand toevoegen" moet gaan om het gewenste bestand te selecteren.
9 - Met het programma kunt u meerdere bestanden tegelijk converteren, wat een onbetwistbaar voordeel is. Nadat u de bestanden hebt gekozen, klikt u op "Openen".
10 - De geselecteerde bestanden worden weergegeven in het programmavenster. Naast elk bestand moet een vinkje staan. Als het selectievakje niet is aangevinkt, blijft het bestand in dezelfde indeling.
11 - Na de conversie worden de bestanden opgeslagen in de map die standaard is geselecteerd. Om een ander adres te selecteren, gaat u naar de parameter Uitvoerpad onderaan de pagina. Wanneer u op de knop met ellips klikt, verschijnt er een menu met het adres van de huidige map. Indien nodig kan de opslaglocatie worden gewijzigd.
12 - Wanneer alle voorbereidende stappen zijn voltooid, gaat u verder met de conversie door op de PDF-knop rechts van de regel Uitvoerpad te drukken.
13
Toepassing van een online service om Excel-indeling naar PDF te converteren
Ondanks de eenvoud van de FoxPDF Excel to PDF Converter-applicatie, wordt deze software betaald. En als de noodzaak om Excel naar PDF te converteren uiterst zelden voorkomt, kunt u de online bronnen gebruiken die op internet beschikbaar zijn.
Met deze bronnen kunt u tabellen gratis naar PDF converteren, maar ze kunnen een limiet hebben op het aantal transacties per dag. Sommige diensten zijn alleen toegankelijk na registratie en het verstrekken van uw geldige e-mailadres, waarnaar het reeds geconverteerde document zal worden verzonden.
Om met bepaalde sites te werken, moet u er bovendien voor zorgen dat het bestand aan de vereisten voldoet. Overweeg het werkingsprincipe van een van deze internetbronnen naar het voorbeeld van SmallPDF:
- Ga naar de site https://smallpdf.com/en. Selecteer de categorie genaamd "Excel naar PDF".
14 - Hier moet u, met behulp van de knop "Bestand selecteren", het gewenste document specificeren of het Excel-bestand eenvoudig naar het gewenste veld slepen en neerzetten. Met de bron kunt u meerdere documenten tegelijk converteren.
15 - Vervolgens komt de automatische conversie. Na voltooiing moet het voltooide bestand worden opgeslagen door de knop "Bestand opslaan" te activeren.
16 - Er verschijnt een venster waarin u het adres van de map voor het plaatsen van PDF-bestanden moet opgeven.
Conclusie
Elk van deze methoden voor het converteren van Excel-spreadsheets naar PDF-bestanden heeft zowel positieve als negatieve kanten. Door het document direct in het Excel-programma op te slaan, kunt u natuurlijk snel en gemakkelijk uw doel bereiken. Maar, zoals hierboven vermeld, verscheen deze functie alleen in de versie van 2010.
U kunt online bronnen alleen gebruiken om bestanden te converteren als u een internetverbinding heeft, en dit is niet altijd beschikbaar. Ook speciale applicaties en programma's zijn handig in gebruik. Vergeet tegelijkertijd niet dat voor dergelijke diensten soms een aankoop vereist is. De keuze hoe het xls-bestand naar pdf wordt geconverteerd, blijft in ieder geval bij de gebruiker.