Hoe Excel-bestanden naar CSV-indeling te converteren

CSV (Door komma's gescheiden waarden) is een veelgebruikte indeling voor het opslaan van tabelgegevens (numeriek en tekst) in platte tekst. Dit bestandsformaat is populair en duurzaam vanwege het feit dat een groot aantal programma's en applicaties CSV begrijpen, tenminste als een alternatief bestandsformaat voor import / export. Bovendien stelt het CSV-formaat de gebruiker in staat om in het bestand te kijken en onmiddellijk een probleem met de gegevens te vinden, indien aanwezig, het CSV-scheidingsteken te wijzigen, regels te citeren, enzovoort. Dit is mogelijk omdat CSV een eenvoudige tekst is, en zelfs een niet erg ervaren gebruiker kan het gemakkelijk begrijpen zonder speciale training.

In dit artikel leren we snelle en efficiënte manieren om gegevens van Excel naar CSV te exporteren en leren we hoe u een Excel-bestand naar CSV kunt converteren zonder alle speciale en vreemde tekens te vervormen. De technieken die in het artikel worden beschreven werken in alle versies van Excel 2013, 2010 en 2007.

• Gegevens converteren van Excel naar CSV-indeling
• Exporteren van Excel naar CSV UTF-8 of UTF-16 formaat
• Andere manieren om van Excel naar CSV te converteren (met behoud van speciale tekens)

Hoe Excel-bestand naar CSV te converteren

Als u het Excel-bestand naar een andere toepassing wilt exporteren, zoals een Outlook-adresboek of een Access-database, converteert u eerst het Excel-blad naar een CSV-bestand en importeert u het bestand vervolgens . Csv naar een andere toepassing. Het volgende is een stapsgewijze handleiding voor het exporteren van een Excel-werkmap naar CSV-indeling met behulp van de Excel-tool - "Opslaan als.

1. Open in een Excel-werkmap het tabblad Dien in (Bestand) en klik op Opslaan als (Opslaan als). Bovendien is het dialoogvenster Een document opslaan (Opslaan als) kan worden geopend door op de toets . te drukken F12.
2. In het Bestandstype (Opslaan als type) selecteer CSV (gescheiden door komma's) (CSV (door komma's gescheiden)).Naast CSV (door komma's gescheiden) zijn er verschillende andere CSV-indelingsopties beschikbaar:
   • CSV (gescheiden door komma's) (CSV (door komma's gescheiden)). Dit formaat slaat Excel-gegevens op als een door komma's gescheiden tekstbestand en kan worden gebruikt in een andere Windows-toepassing en in een andere versie van het Windows-besturingssysteem.
   • CSV-bestand (Macintosh). Deze indeling slaat een Excel-werkmap op als een door komma's gescheiden bestand voor gebruik op het Mac-besturingssysteem.
   • CSV (MS-DOS). Slaat een Excel-werkmap op als een door komma's gescheiden bestand voor gebruik in het MS-DOS-besturingssysteem.
   • Unicode-tekst (Unicode-tekst (*txt)). Deze standaard wordt ondersteund door bijna alle bestaande besturingssystemen, waaronder Windows, Macintosh, Linux en Solaris Unix. Het ondersteunt karakters uit bijna alle moderne en zelfs enkele oude talen. Daarom, als een Excel-werkmap gegevens in vreemde talen bevat, raad ik u aan deze eerst op te slaan in de indeling Unicode-tekst (Unicode-tekst (*txt)) en converteer vervolgens naar CSV zoals later wordt beschreven in Exporteren van Excel naar UTF-8- of UTF-16 CSV-indeling.

Opmerking: Alle genoemde formaten slaan alleen het actieve Excel-blad op.

3. Selecteer een map om het CSV-bestand op te slaan en klik op Bespaar (Opslaan). Na het indrukken van Bespaar (Opslaan) er verschijnen twee dialoogvensters. Maak je geen zorgen, deze berichten duiden niet op een fout, zo zou het moeten zijn.
4. Het eerste dialoogvenster herinnert u eraan dat: Alleen het huidige blad kan worden opgeslagen in het bestand van het geselecteerde type (Het geselecteerde bestandstype ondersteunt geen werkmappen die meerdere bladen bevatten). Om alleen het huidige blad op te slaan, drukt u gewoon op OK.Als u alle bladen van het boek wilt bewaren, klikt u op annulering (Annuleren) en sla alle bladen van het boek afzonderlijk op met de juiste bestandsnamen, of u kunt ervoor kiezen om een ​​ander bestandstype op te slaan dat meerdere pagina's ondersteunt.
5. na het klikken op OK in het eerste dialoogvenster verschijnt een tweede, die waarschuwt dat sommige functies niet meer beschikbaar zullen zijn omdat ze niet worden ondersteund door het CSV-formaat. Zo hoort het te zijn, dus klik maar Ja (Ja).

Zo kan een Excel-werkblad als CSV-bestand worden opgeslagen. Snel en gemakkelijk, en hier kunnen nauwelijks moeilijkheden ontstaan.

Exporteren van Excel naar CSV met UTF-8- of UTF-16-codering

Als het Excel-blad speciale of vreemde tekens (tilde, accent en dergelijke) of hiërogliefen bevat, zal het converteren van het Excel-blad naar CSV op de hierboven beschreven manier niet werken.

Het punt is dat het team Opslaan als > CSV (Opslaan als > CSV) vervormt alle tekens behalve ASCII (American Standard Code for Information Interchange). En als er dubbele aanhalingstekens of lange streepjes op het Excel-blad staan ​​(overgezet naar Excel, bijvoorbeeld vanuit een Word-document bij het kopiëren / plakken van tekst), worden dergelijke tekens ook versnipperd.

Eenvoudige oplossing - Excel-blad opslaan als tekstbestand Unicode(.txt)en converteer het vervolgens naar CSV. Op deze manier blijven alle niet-ASCII-tekens intact.

Voordat ik verder ga, wil ik eerst kort de belangrijkste verschillen tussen UTF-8- en UTF-16-coderingen uitleggen, zodat u in elk afzonderlijk geval het juiste formaat kunt kiezen:

• UTF-8 is een compactere codering die 1 tot 4 bytes voor elk teken gebruikt. Het wordt meestal aanbevolen om dit formaat te gebruiken wanneer ASCII-tekens de overhand hebben in het bestand, aangezien de meeste van deze tekens 1 byte geheugen nodig hebben. Een ander voordeel is dat de codering van een UTF-8-bestand met alleen ASCII-tekens op geen enkele manier zal verschillen van hetzelfde ASCII-bestand.
• UTF-16 gebruikt 2 tot 4 bytes om elk teken op te slaan. Houd er rekening mee dat niet in alle gevallen een UTF-16-bestand meer geheugenruimte nodig heeft dan een UTF-8-bestand. Japanse tekens nemen bijvoorbeeld 3 tot 4 bytes in beslag in UTF-8 en 2 tot 4 bytes in UTF-16. Het is dus logisch om UTF-16 te gebruiken als de gegevens Aziatische tekens bevatten, waaronder Japans, Chinees en Koreaans. Het belangrijkste nadeel van deze codering is dat deze niet volledig compatibel is met ASCII-bestanden en dat er speciale programma's nodig zijn om dergelijke bestanden weer te geven. Houd hier rekening mee als u van plan bent de resulterende bestanden ergens anders uit Excel te importeren.

Hoe Excel-bestand naar CSV UTF-8 te converteren

Stel we hebben een Excel-blad met vreemde tekens, in ons voorbeeld zijn dat Japanse namen.

Om dit Excel-blad naar een CSV-bestand te exporteren, met behoud van alle hiërogliefen, doen we het volgende:

1. Open in Excel het tabblad Dien in (Bestand) en klik op Opslaan als (Opslaan als).
2. Voer de bestandsnaam in het veld in Bestandstype (Opslaan als type) selecteer Unicode-tekst (Unicode-tekst (*.txt)) en klik op Bespaar (Opslaan).
3. Open het gemaakte bestand in een standaard teksteditor, zoals Kladblok.

Opmerking: Niet alle eenvoudige teksteditors ondersteunen Unicode-tekens volledig, dus sommige kunnen als rechthoeken verschijnen. In de meeste gevallen heeft dit op geen enkele manier invloed op het uiteindelijke bestand en kunt u het gewoon negeren of een meer geavanceerde editor kiezen, zoals Notepad++.

4. Aangezien ons Unicode-tekstbestand het tabteken als scheidingstekens gebruikt en we het willen converteren naar CSV (door komma's gescheiden), moeten we de tabtekens vervangen door komma's.

Opmerking: Als er geen strikte noodzaak is om een ​​bestand met komma-scheidingstekens te krijgen, maar je hebt een CSV-bestand nodig dat Excel kan begrijpen, dan kan deze stap worden overgeslagen, aangezien Microsoft Excel bestanden met een scheidingsteken – tabulatie, perfect begrijpt.

4. Als je nog steeds een CSV-bestand nodig hebt (gescheiden door komma's), doe dan het volgende in Kladblok:
   • Selecteer het tabteken, klik er met de rechtermuisknop op en klik in het contextmenu op Kopiëren (Kopieer), of klik gewoon op CTRL + Czoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.
   • Media Ctrl + Hom het dialoogvenster te openen Plaatsvervanger (Vervang) en plak het gekopieerde tabteken in het veld ZIJN (Vind wat). In dit geval zal de cursor naar rechts gaan – dit betekent dat er een tab-teken wordt ingevoegd. In veld Dan (Vervang door) voer een komma in en druk op Vervang alles (Vervang alles).

   In Kladblok ziet het resultaat er ongeveer zo uit:

   

5. Klik Dien in > Opslaan als (Bestand > Opslaan als), voer een naam in voor het bestand en in de vervolgkeuzelijst codering (Coderen) selecteren UTF-8... Druk vervolgens op de knop Bespaar (Opslaan).
6. Start Windows Verkenner en wijzig de bestandsextensie van . Txt on . Csv.Verander de extensie anders . Txt on . Csv U kunt het rechtstreeks in Kladblok doen. Om dit te doen, in het dialoogvenster Opslaan als (Opslaan als) in het veld Bestandstype (Opslaan als type) selecteer een optie Alle bestanden (Alle bestanden) en voeg ".csv" toe aan de bestandsnaam in het bijbehorende veld, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.
7. Open hiervoor het CSV-bestand in Excel op het tabblad Dien in (Filet) kneden Openen > Tekstbestanden (Open > Tekstbestanden) en controleer of de gegevens in orde zijn.

Opmerking: Als uw bestand bedoeld is om buiten Excel te worden gebruikt en UTF-8-indeling een vereiste is, breng dan geen wijzigingen aan in het blad en sla het niet opnieuw op in Excel, omdat dit tot problemen kan leiden met het lezen van de codering. Als een deel van de gegevens niet in Excel wordt weergegeven, opent u hetzelfde bestand in Kladblok en corrigeert u de gegevens erin. Vergeet niet het bestand opnieuw op te slaan in UTF-8-formaat.

Hoe Excel-bestand naar CSV UTF-16 te converteren

Exporteren naar een UTF-16 CSV-bestand is veel sneller en gemakkelijker dan exporteren naar UTF-8. Het feit is dat Excel automatisch het UTF-16-formaat toepast wanneer u het bestand opslaat als Unicode-tekst (Unicode-tekst).

Om dit te doen, slaat u het bestand op met behulp van de tool Opslaan als (Opslaan als) in Excel en vervolgens in Windows Verkenner, wijzig de extensie van het aangemaakte bestand in . Csv. Gedaan!

Als je een CSV-bestand nodig hebt met een puntkomma of puntkomma als scheidingsteken, vervang dan alle tabtekens door respectievelijk komma's of puntkomma's in Kladblok of een andere teksteditor naar keuze (zie eerder in dit artikel voor gedetailleerde instructies over hoe je dit moet doen).

Andere manieren om Excel-bestanden naar CSV te converteren

De hierboven beschreven methoden voor het exporteren van gegevens van Excel naar CSV (UTF-8 en UTF-16) zijn universeel, dwz geschikt voor het werken met alle speciale tekens en in elke versie van Excel van 2003 tot 2013.

Er zijn veel andere manieren om gegevens van Excel naar CSV-indeling te converteren. In tegenstelling tot de hierboven getoonde oplossingen, zullen deze methoden niet resulteren in een puur UTF-8-bestand (dit is niet van toepassing op OpenOffice, dat Excel-bestanden kan exporteren in verschillende UTF-coderingsopties). Maar in de meeste gevallen bevat het resulterende bestand de juiste tekenset, die vervolgens pijnloos kan worden geconverteerd naar UTF-8-indeling met behulp van een teksteditor.

Converteer Excel-bestand naar CSV met Google Spreadsheets

Het blijkt dat het heel eenvoudig is om een ​​Excel-bestand naar CSV te converteren met Google Spreadsheets. Op voorwaarde dat Google Drive al op uw computer is geïnstalleerd, volgt u deze 5 eenvoudige stappen:

1. Klik in Google Drive op de knop creëren (Maken) en selecteer tafel (Spreadsheet).
2. Op het menu Dien in (Filet) kneden import (Importeren).
3. Klik Downloaden (Uploaden) en selecteer het Excel-bestand dat u vanaf uw computer wilt uploaden.
4. In het dialoogvenster kabouterbestand ort (Bestand importeren) selecteer Tafel vervangen (Vervang spreadsheet) en klik op import (Importeren).

Tip: Als het Excel-bestand relatief klein is, kunt u om tijd te besparen gegevens uit het Excel-bestand overzetten naar een Google-spreadsheet met behulp van kopiëren/plakken.

5. Op het menu Dien in (Filet) kneden Downloaden als (Download als), selecteer bestandstype CSV – het bestand wordt op de computer opgeslagen.

Open ten slotte het gegenereerde CSV-bestand in een teksteditor om ervoor te zorgen dat alle tekens correct worden opgeslagen. Helaas worden CSV-bestanden die op deze manier zijn gemaakt, niet altijd correct weergegeven in Excel.

Sla het .xlsx-bestand op als .xls en converteer het vervolgens naar een CSV-bestand

Deze methode vereist geen aanvullende opmerkingen, aangezien alles al duidelijk is uit de naam.

Ik vond deze oplossing op een van de forums gewijd aan Excel, ik weet niet meer welke. Om eerlijk te zijn heb ik deze methode nog nooit gebruikt, maar volgens veel gebruikers gaan sommige speciale tekens verloren bij het rechtstreeks opslaan van . Xlsx в . Csv, maar blijf als eerste . Xlsx opslaan als .xls, en dan als . Csv, zoals we aan het begin van dit artikel deden.

Probeer hoe dan ook deze methode om CSV-bestanden vanuit Excel voor uzelf te maken, en als het werkt, bespaart u tijd.

Een Excel-bestand opslaan als CSV met OpenOffice

OpenOffice is een open source-suite met toepassingen die een spreadsheettoepassing bevat die uitstekend werk verricht bij het exporteren van gegevens van Excel naar CSV-indeling. In feite geeft deze applicatie je toegang tot meer opties bij het converteren van spreadsheets naar CSV-bestanden (codering, scheidingstekens, enzovoort) dan Excel en Google Spreadsheets samen.

Open gewoon het Excel-bestand in OpenOffice Calc, klik op Dien in > Opslaan als (Bestand > Opslaan als) en selecteer het bestandstype CSV-tekst (Tekst CSV).

De volgende stap is het selecteren van de parameterwaarden codering (Tekensets) и Veldscheidingsteken (Veldscheidingsteken). Als we een UTF-8 CSV-bestand willen maken met komma's als scheidingstekens, selecteer dan natuurlijk: UTF-8 en voer een komma (,) in de betreffende velden in. Parameter Tekstscheidingsteken (Tekstscheidingsteken) wordt meestal ongewijzigd gelaten – aanhalingstekens (“). Volgende klik OK.

Op dezelfde manier kunt u voor een snelle en probleemloze conversie van Excel naar CSV een andere toepassing gebruiken: LibreOffice. Mee eens, het zou geweldig zijn als Microsoft Excel de mogelijkheid zou bieden om ook de instellingen aan te passen bij het maken van CSV-bestanden.

In dit artikel heb ik het gehad over de methoden die ik ken over het converteren van Excel-bestanden naar CSV. Als u efficiëntere methoden kent om van Excel naar CSV te exporteren, kunt u ons hierover in de opmerkingen vertellen. Bedankt voor de aandacht!