Heb je ooit de taak gekregen om een stroomdiagram te maken om de bedrijfsprocessen in een organisatie in kaart te brengen. Sommige bedrijven betalen voor dure, zeer gespecialiseerde software die in slechts een paar stappen en klikken stroomdiagrammen bouwt. Andere bedrijven geven er de voorkeur aan om bestaande tools te gebruiken die net zo gemakkelijk zullen zijn als je ze eenmaal hebt geleerd. Een daarvan is Excel.
Plan je stappen
Aangezien het doel van een stroomdiagram is om de logische volgorde van gebeurtenissen, beslissingen die worden genomen en de resultaten van die beslissingen te markeren, vinden de meeste mensen het het beste om dit in de vorm van een stroomdiagram weer te geven. En ze vinden het veel gemakkelijker om dit te doen als ze een paar minuten de tijd nemen om hun gedachten te ordenen.
En dat is het inderdaad. Als je gedachten niet genoeg doordacht zijn, zal het stroomschema niet goed zijn.
Daarom is het raadzaam om, voordat u direct doorgaat met het maken van een stroomdiagram, bepaalde aantekeningen te maken. Het formaat waarin ze zullen worden uitgevoerd is niet zo belangrijk. Het belangrijkste is om elke fase van het proces op te sommen, om elke beslissing en de gevolgen ervan te bepalen.
Items instellen
- Ga naar het tabblad "Invoegen", waar u het element "Vormen" vindt.
- Daarna verschijnt een lijst met vormen, geordend op groepen. Vervolgens moet u ze allemaal doorzoeken totdat de groep "Flowchart" is gevonden.
- Selecteer het gewenste element.
- Om tekst toe te voegen, klikt u met de rechtermuisknop op het element en selecteert u "Tekst wijzigen" in het contextmenu.
Ten slotte moet u op het lint Opmaak een stijl en kleurenschema voor het stroomdiagram kiezen.
Nadat u het gewenste element hebt geselecteerd, moet u het volgende voor een specifiek item toevoegen en doorgaan totdat elke fase wordt weergegeven.
Vervolgens moet de vorm die elk element van het stroomdiagram weergeeft, worden gelabeld. Dan zal degene die het bekijkt, begrijpen welke rol elk element van het stroomschema daarin speelt en hoe het verband houdt met andere.
Elke figuur vervult zijn standaardfunctie. Als u de elementen van het diagram verkeerd gebruikt, kan iemand die het bekijkt u verkeerd begrijpen.
Hier zijn enkele van de meest voorkomende elementen:
- Het begin of einde van het stroomdiagram.
- Het werkproces.
- Een vooraf gedefinieerd proces, zoals terugkerende routines.
- Databron. Het kan een tabel zijn, of een soort document, of een website.
- Beslissingen genomen. Het kan bijvoorbeeld gaan om een controle van de juistheid van een vooraf uitgevoerd proces. Vanuit elke hoek van de ruit kunnen er lijnen zijn die de resultaten van de genomen beslissing weergeven.
Elementen bestellen
Zodra de elementen op de juiste plaatsen zijn geplaatst, kunt u deze stappen volgen:
- Om elementen in een kolom te rangschikken, moet u verschillende elementen selecteren door op de SHIFT-toets te drukken en vervolgens op elk van hen te drukken, en vervolgens Centreren uitlijnen op het tabblad Opmaak te selecteren.
- Als u dezelfde spaties tussen de elementen verticaal wilt maken, moet u ze selecteren en vervolgens het item "Verticaal verdelen" op hetzelfde tabblad selecteren.
- Vervolgens moet u ervoor zorgen dat de afmetingen van alle elementen hetzelfde zijn om de grafiek visueel aantrekkelijker te maken.
Verbindingslijn instellen
Op het tabblad "Invoegen" is er een item "Vormen" waar u een pijl moet selecteren. Het kan recht of hoekig zijn. De eerste wordt gebruikt voor elementen in directe volgorde. Als u na het voltooien van alle acties naar een bepaalde stap moet terugkeren, wordt een gebogen lijn gebruikt.
What’s next?
Over het algemeen biedt Excel een groot aantal vormen voor grafieken. Soms kun je de normen negeren en de creativiteit aanzetten. Dit komt alleen maar ten goede.