Inhoud
Laten we zeggen dat we een Excel-spreadsheet hebben die volledig is gevuld met informatie. Het is goed georganiseerd, opgemaakt en ziet er precies zo uit als u wilt. En hier besluit je het op papier af te drukken. En dan begint ze er verschrikkelijk uit te zien.
Spreadsheets zien er niet altijd goed uit op papier, omdat ze niet zijn ontworpen om te worden afgedrukt. Ze zijn speciaal gemaakt om zo lang en zo breed te zijn als nodig is.
Dit is handig wanneer de tabel moet worden bewerkt en op het scherm moet worden geopend, maar het betekent dat de gegevens er niet goed uitzien op een standaard vel papier.
Maar in ieder geval is niets onmogelijk, zeker niet als het gaat om zo'n flexibele tool als Excel. Bovendien is het helemaal niet moeilijk. Hier zijn enkele tips voor het afdrukken van Excel-documenten zodat ze er op papier goed uitzien.
Tip 1: Gebruik de optie Afdrukvoorbeeld voordat u gaat afdrukken
Als u deze functie gebruikt, kunt u precies zien hoe uw spreadsheet eruit zal zien wanneer deze wordt afgedrukt. Deze tool is bijzonder waardevol en helpt enorm veel tijd en papier te besparen. U kunt zelfs bepaalde wijzigingen aanbrengen in hoe het eruit zal zien wanneer het wordt afgedrukt, zoals het vergroten van de marges enzovoort.
U kunt controleren hoe het in de praktijk werkt en het zal heel eenvoudig zijn om de weergave van de tabel op de pagina in te stellen.
Bepaal wat u van plan bent te printen
Als u alleen een specifiek stuk gegevens wilt afdrukken, hoeft u niet het hele boek af te drukken, alleen de specifieke gegevens. U kunt bijvoorbeeld alleen een blad of een specifiek bestand afdrukken. U kunt ook een kleine hoeveelheid gegevens afdrukken. Om dit te doen, moet u ze selecteren en vervolgens het item "Gemarkeerd bereik" selecteren in de afdrukinstellingen.
Breid je ruimte uit
U wordt beperkt door het formaat van het papier waarop u afdrukt, maar er zijn verschillende manieren om die ruimte te vergroten. Wijzig bijvoorbeeld de richting van een vel papier. De standaardinstelling is portretoriëntatie. Het is zeer geschikt voor tabellen met een groot aantal rijen en liggend - als er veel kolommen zijn.
Als u nog meer ruimte nodig heeft, kunt u de marges aan de randen van het vel verkleinen. Hoe kleiner ze zijn, hoe meer informatie er op één vel past. Ten slotte, als de tabel klein is, kunt u de functie Aangepaste schaalopties gebruiken om het hele document op het blad te laten passen.
Kopteksten gebruiken om af te drukken
Het is heel moeilijk om te begrijpen waar een persoon zich in de tafel bevindt als het onmogelijk is om de tafel op één vel papier af te drukken. In dit geval moet u de functie "Print headers" gebruiken. Hiermee kunt u rij- of kolomkoppen toevoegen aan elke pagina van een tabel.
Pagina-einden gebruiken
Als uw document meer dan één vel papier beslaat, is het een goed idee om pagina-einden te gebruiken om u te helpen precies te begrijpen welke gegevens zich op een bepaalde locatie moeten bevinden. Wanneer u een pagina-einde in een tabel invoegt, wordt alles eronder naar de volgende pagina verplaatst. Dit is handig omdat u de gegevens kunt splitsen op de manier die een persoon wil.
Als u deze aanbevelingen opvolgt, kunt u het lezen van Excel-documenten die op een vel papier zijn afgedrukt aanzienlijk vereenvoudigen.