Converteer CSV naar Excel als een tabel

De inhoud van databases wordt meestal geëxtraheerd als een .csv-bestand. Het is echter slechts een tekstbestand, niet erg leesbaar. Om met de inhoud van de database te werken, is het noodzakelijk om deze in een ander formaat te presenteren – vaak zijn Excel-sheets het handigst. Over welke methoden er zijn om dit te doen, welke beter is en welke fouten er zijn bij het overbrengen van gegevens, wordt in dit artikel besproken.

Hoe CSV naar Excel-formaat te converteren

Er zijn verschillende manieren waarop een uit een database gedownload CSV-document naar Excel kan worden overgebracht. We bespreken er drie:

1. Direct openen in Excel.
2. Openen via Windows Verkenner.
3. Document importeren met formaatwijziging.

Een CSV-document openen in Excel

Excel kan .csv-documenten direct openen zonder conversie. Het formaat verandert niet na het openen op deze manier, de .csv-extensie wordt opgeslagen - hoewel de extensie na bewerking kan worden gewijzigd.

1. Start Excel, klik op “Dien in", Dan"Openen".
2. Selecteer in het venster dat verschijnt de optie “Tekstbestandenuit de uitgebreide lijst.

3. Zoek het document dat u nodig hebt en dubbelklik erop.

.csv-documenten openen onmiddellijk in Excel, zonder enige extra manipulatie. Maar .txt-bestanden moeten worden geconverteerd - er verschijnt een venster "Wizards voor tekstimport".

Er zijn gevallen waarin het beter is om het document niet direct te openen, maar te bellen met Master. Deze aanpak is gerechtvaardigd in de volgende gevallen:

• het scheidingsteken dat in het document wordt gebruikt, is niet-standaard, of er zijn verschillende varianten;
• het document bevat datums in verschillende formaten;
• je converteert getallen die beginnen met nullen en wil ze zo houden;
• voordat u gegevens overdraagt, wilt u zien hoe het eindresultaat eruit zal zien;
• u wilt over het algemeen meer draagbaarheid.

Master wordt gestart als u de documentextensie wijzigt in .txt. U kunt een bestand ook op een andere manier importeren, wat later zal worden besproken, nadat u de tweede manier van openen hebt beschreven.

Als u wijzigingen aanbrengt in het document nadat u het hebt geopend, zal Excel u vragen het op te slaan als .xls (of .xlsx) omdat anders een deel van de opmaak verloren gaat. Dan is er altijd de mogelijkheid om het formaat terug te veranderen, maar een ander deel van de inhoud kan verloren gaan - nullen kunnen verdwijnen aan het begin van de cijfers, sommige records kunnen hun uiterlijk veranderen.

Een CSV-document openen via Windows Verkenner

Dit pad verschilt niet fundamenteel van het vorige. Om een ​​document te openen, dubbelklikt u erop in Windows Verkenner.

Zorg er voor het openen voor dat er naast de documentnaam een ​​pictogram staat voor het Excel-programma en niet voor een ander - dit betekent dat Excel is geselecteerd als het programma dat dergelijke bestanden moet openen. Anders wordt er een ander programma geopend. U kunt het als volgt naar Excel wijzigen:

1. Roep het contextmenu op door met de rechtermuisknop op een .csv-bestand te klikken en toe te passen Openen met... > Programma selecteren.
2. kiezen Excel (bureaublad) of Aanbevolen programma's, wijs het aan als een programma dat altijd voor dergelijke bestanden moet worden gebruikt (vink het vakje hieronder aan) en sluit het venster door op te drukken OK.

CSV importeren naar Excel

Het is ook mogelijk om van het geopende document een Excel-werkmap te maken. De indeling verandert in .xls voor eerdere versies van Excel (2000, 2003) en .xlsx voor alle andere. Alle inhoud wordt op één blad weergegeven.

1. Klik op de cel in het blad waar het importeren moet beginnen. Dit is meestal de allereerste cel in de tabel, A1. Hiervan uitgaande worden zoveel rijen als er in het geopende bestand zijn, en zoveel kolommen als er waarden in elke kolom zijn, gevuld.
2. In het tabblad 'Gegevens" in een groep "Externe gegevens verkrijgen” selecteer "Van tekst”.

3. Zoek in het venster dat verschijnt het gewenste document en dubbelklik erop (u kunt ook de knop import onderaan het venster).

4. Vervolgens moet u de stapsgewijze instructies van de geopende Wizards voor tekstimport.

Onderstaande afbeelding toont het originele document en het verwachte resultaat. Om ervoor te zorgen dat alles er na het importeren precies zo uitziet, moet u verschillende instellingen toepassen, die later zullen worden besproken.

Stap 1. De wizard zal u vragen om een ​​bestandstype te selecteren - zoals je zou kunnen raden, zal het zijn "met scheidingstekens" (in Engels - afgebakend), en de regel van waaruit de overdracht van inhoud zal beginnen – hoogstwaarschijnlijk moet u beginnen met termen 1als u niet slechts een deel van de inhoud wilt overdragen. In het onderstaande venster worden de eerste regels van het geselecteerde document weergegeven.

Stap 2. Nu moet je begrijpen welke wordt gebruikt afscheider (er kunnen er meerdere zijn) in het bestand, en specificeer dit teken in Masters. Het heeft opties om te kiezen uit standaard scheidingstekens, maar als een atypisch teken in het document wordt gebruikt, kunt u kiezen: Overige en voer het gewenste teken in. In het bestand dat voor de demonstratie wordt gebruikt, zijn de scheidingstekens − komma и Tab. Komma's scheiden cellen met productkenmerken, zoals serienummer en aantal verkochte exemplaren, en tabs scheiden het ene product van het andere - informatie over elk product moet op een nieuwe regel beginnen.

Het is ook nodig om te definiëren en te specificeren tekst scheidingsteken. Dit is een teken dat voor en na elk stuk tekst wordt geplaatst dat zich in één cel moet bevinden. Dankzij het scheidingsteken wordt elk dergelijk segment als een afzonderlijke waarde gezien, zelfs als er binnenin tekens zijn gekozen om de waarden te scheiden. In ons document wordt elke waarde omkaderd met aanhalingstekens. Dus zelfs als er een komma in staat (bijvoorbeeld "begin, dan doorgaan"), wordt alle tekst in één cel geplaatst en niet in twee opeenvolgende cellen.

Stap 3. Hier volstaat het om naar het voorbeeld te kijken en, als het geen onaanvaardbare gebreken vertoont, op Finish. Het kan gebeuren dat sommige waarden niet door één scheidingsteken worden gescheiden, maar door meerdere, waardoor er cellen zonder waarden tussen verschijnen. Om dit te voorkomen, selecteert u het selectievakje Behandel opeenvolgende scheidingstekens als één.

5. Selecteer het doelpad (dit kan een nieuw blad of een bestaand blad zijn) en klik op OKom het importproces te voltooien.

U kunt ook klikken Materialen - er zijn andere mogelijkheden. U kunt bijvoorbeeld inhoud opmaken, markeringen aanpassen en hoe informatie wordt bijgewerkt.

Soms is het resultaat van de conversie verre van verwacht. Hoe dit resultaat kan worden gewijzigd, wordt besproken in het volgende gedeelte van het artikel.

Problemen tijdens conversie en hun oplossingen

Zolang het CSV-formaat bestaat, heeft niemand de moeite genomen om het officieel te documenteren. Daarom, hoewel wordt aangenomen dat komma's moeten worden gebruikt om waarden te scheiden, gebruiken verschillende databases in feite verschillende scheidingstekens - puntkomma's, tabs en andere.

Tekstscheidingstekens kunnen ook variëren - meestal zijn het aanhalingstekens of een bytevolgorde. Er mogen helemaal geen scheidingstekens zijn – dan wordt het teken dat als scheidingsteken wordt gebruikt altijd als zodanig ervaren (dan is het meestal geen komma – het wordt te vaak gebruikt in de tekst – maar een ander, minder gebruikelijk teken).

Niet-standaardbestanden worden mogelijk niet correct geopend - om ze te laten zien zoals ze zouden moeten, moet u de instellingen van de computer of het openingsprogramma wijzigen. Laten we eens kijken welke moeilijkheden er zijn en welke oplossingen daarvoor bestaan.

Het bestand wordt niet correct geopend

bewijsmateriaal. De volledige inhoud van het document wordt in de eerste kolom geplaatst.

Veroorzaken. Het document gebruikt een karakter als scheidingsteken dat niet als zodanig is aangeduid in de computerinstellingen, of is gereserveerd voor een andere functie. Een komma kan bijvoorbeeld worden gereserveerd om decimale delen van een getal te scheiden en kan daarom geen waarden in een bestand scheiden.

Oplossingen. Er zijn verschillende manieren om dit probleem op te lossen:

1. Wijzig het scheidingsteken in het document zelf. Open het in Kladblok of een vergelijkbare editor en voer in de eerste regel (leeg, alle gegevens moeten in de onderstaande regels staan) de volgende tekst in:

• om het scheidingsteken te wijzigen in een komma: september
• om te veranderen in een puntkomma: september=;

Een ander personage geschreven na september = in de eerste regel, wordt ook een scheidingsteken.

2. Het scheidingsteken dat in het bestand wordt gebruikt, kan ook in Excel zelf worden opgegeven. In versies 2016, 2013 of 2010 moet u hiervoor het tabblad openen Data en kies 'Tekst per kolom” in een groep "Werken met gegevens”.

Dit opent het venster "Wizards voor het verdelen van tekst in kolommen”. Daar moet u uit de voorgestelde gegevensformaten die met scheidingstekens kiezen. Dan moet je op drukken Volgende en, na het kiezen van een scheidingsteken, Finish.

3. Een document automatisch openen met Wizard Importeren, en niet alleen in een Excel-blad, kan de extensie worden gewijzigd van .csv in .txt. BIJ Masters het is mogelijk om elk teken als scheidingsteken op te geven - hoe u dit doet, werd eerder uitgelegd in het artikel.
4. Gebruik VBA. U kunt gebruik maken van bijv. – het is geschikt voor Excel 2000 of 2003. De code kan worden gewijzigd zodat deze geschikt is voor andere versies.

De hierboven gepresenteerde oplossingen zijn ontworpen voor individuele documenten, waarvan de instellingen afwijken van de gebruikelijke. Deze reeks acties moet worden toegepast voor elk bestand dat niet correct wordt geopend. Als de meeste documenten niet correct openen, is de beste oplossing misschien om de instellingen van de computer te wijzigen - dit wordt besproken in de vijfde oplossing.

5. Scheidingsteken en decimaalteken wijzigen in computerinstellingen

В control panel, opgeroepen door de knop Start, Selecteert u "Extra opties” van de lijst "Regionale normen”. Na het klikken verschijnt er een vensterFormaat instelling” – daarin kunt u “Lijstscheidingsteken” en het scheidingsteken van de gehele en fractionele delen van het getal. Als de bestanden een komma als scheidingsteken vereisen, stelt u eerst de punt in als decimaalteken. Het kan andersom blijken te zijn - je hebt een puntkomma nodig als scheidingsteken. Dan kun je voor breuken elk teken achterlaten, dit zal geen conflict veroorzaken.

Wanneer alle instellingen zijn voltooid, klikt u op OK op beide geopende vensters – ze worden gesloten en de wijzigingen worden opgeslagen. Houd er rekening mee dat ze nu voor alle programma's op de computer werken.

Elimineer voorloopnullen

Ondertekenen. Sommige waarden in het brondocument zijn getallen die beginnen met nullen die niet worden gescheiden door een breukteken (bijvoorbeeld cijfers en codes met een vast aantal cijfers, logins en wachtwoorden, meter- en instrumentstanden). In Excel verdwijnen de nullen aan het begin van dergelijke getallen. Als u het bestand bewerkt en vervolgens opslaat als Excel-werkmap, is het niet meer mogelijk om in deze werkmap te vinden waar die getallen met nullen stonden.

Veroorzaken. Excel heeft aparte formaten voor tekst en getallen. In tekstbestanden is een dergelijke scheiding niet aanwezig en daarom kent Excel het formaat Algemeen toe aan alle waarden. Dit betekent dat tekst wordt weergegeven als tekst en dat getallen zonder alfabetische tekens worden weergegeven als een getal dat niet met nullen kan beginnen.

Oplossing. Wijzig de extensie in .txt om de wizard Importeren in te schakelen wanneer u het document opent. Wanneer u bij stap 3 komt, wijzigt u de opmaak van kolommen met getallen die beginnen met nullen in tekst.

Sommige waarden lijken op datums

Ondertekenen. Datums geven waarden weer die oorspronkelijk platte tekst of cijfers zijn.

Veroorzaken. Het algemene formaat houdt in dat waarden worden omgezet in datums die lijken op die voor Excel. Als het CSV-document één enkele waarde bevat, zoals may12, dan wordt het in het Excel-blad weergegeven als een datum.

Oplossing. Net als in het vorige geval. Verander de extensie in .txt, in Masters verander het formaat van waarden die zijn geconverteerd naar datums naar tekst.

Als u daarentegen de inhoud van een bepaalde kolom als datums wilt weergeven, stelt u het formaat ervoor in gegevens. Er zijn verschillende soorten datumnotaties, dus selecteer degene die je nodig hebt in de lijst.

Hoe meerdere CSV-bestanden in Excel te importeren

Excel kan meerdere CSV-bestanden tegelijk openen.

1. Media Bestand> Openen en selecteer de optie Tekstbestanden uit de vervolgkeuzelijst hieronder.
2. Om meerdere bestanden naast elkaar te selecteren, selecteert u eerst de eerste en klikt u vervolgens op Shift en klik op de laatste. Naast de geselecteerde bestanden worden alle tussenliggende bestanden geselecteerd.
3. Klik Openen.

Het nadeel van deze methode is dat elk geselecteerd bestand apart in Excel wordt geopend. Het verplaatsen van het ene document naar het andere kan de tijdskosten verhogen. Het is dan echter mogelijk om de inhoud van ze allemaal naar werkbladen in dezelfde werkmap te kopiëren.

De uitleg was lang, maar nu kun je zonder veel moeite elk CSV-bestand in Excel openen. Als iets op het eerste gezicht onbegrijpelijk lijkt, volg dan gewoon de aangegeven stappen en alles wordt duidelijk.