Inhoud
Als u informatie visueel moet presenteren, is het erg handig om dit te doen met behulp van voorwaardelijke opmaak. De gebruiker die gebruik maakt van deze dienst bespaart enorm veel energie en tijd. Om de nodige informatie te krijgen, is een snelle weergave van het bestand voldoende.
Voorwaardelijke opmaak doen in Excel
U kunt "Voorwaardelijke opmaak" vinden op het allereerste tabblad van het lint door naar het gedeelte "Stijlen" te gaan.
Vervolgens moet je met je oog het pijlpictogram een beetje naar rechts vinden, de cursor ernaartoe verplaatsen. Vervolgens worden de instellingen geopend, waar u alle benodigde parameters flexibel kunt configureren.
Vervolgens moet u de juiste operator selecteren om de gewenste variabele met een getal te vergelijken. Er zijn vier vergelijkingsoperatoren: groter dan, kleiner dan, gelijk aan en tussen. Ze staan vermeld in het menu Regels.
Vervolgens hebben we een reeks getallen gespecificeerd in het bereik A1:A11.
Laten we een geschikte dataset formatteren. Vervolgens openen we het instellingenmenu "Voorwaardelijke opmaak" en stellen we de vereiste criteria voor gegevensselectie in. In het geval van ons zullen we bijvoorbeeld het criterium "Meer" selecteren.
Er wordt een venster geopend met een reeks opties. In het linkergedeelte van het venster bevindt zich een veld waarin u het getal 15 moet opgeven. In het rechtergedeelte wordt de methode voor het markeren van informatie aangegeven, op voorwaarde dat deze voldoet aan het eerder opgegeven criterium. Het resultaat wordt direct weergegeven.
Voltooi vervolgens de configuratie met de OK-knop.
Waar is voorwaardelijke opmaak voor?
Tot op zekere hoogte kunnen we zeggen dat het een hulpmiddel is, na te hebben geleerd dat werken met Excel nooit meer hetzelfde zal zijn. Dit komt omdat het het leven veel gemakkelijker maakt. In plaats van elke keer handmatig de opmaak van een cel in te stellen die overeenkomt met een bepaalde voorwaarde, en ook zelf te proberen deze te controleren op naleving van dit criterium, hoeft u de instellingen slechts één keer in te stellen, en dan doet Excel alles zelf.
U kunt bijvoorbeeld alle cellen met een getal groter dan 100 rood laten kleuren. Of bepaal hoeveel dagen er nog zijn tot de volgende betaling en kleur vervolgens de cellen groen waarin de deadline nog niet ver genoeg is.
Laten we een voorbeeld nemen.
Deze tabel toont de voorraad die op voorraad is. Het heeft kolommen. als product, gemiddelde verkoop (gemeten in eenheden per week), voorraad en hoeveel weken van dit product nog over.
Verder is het de taak van de inkoopmanager om die posities te bepalen, waarvan de aanvulling noodzakelijk is. Om dit te doen, moet u naar de vierde kolom van links kijken, die de voorraad goederen per week registreert.
Stel dat het criterium voor het bepalen van een reden voor paniek minder dan 3 weken voorraad is. Dit geeft aan dat we een bestelling moeten voorbereiden. Als de voorraad goederen minder dan twee weken is, geeft dit aan dat er dringend een bestelling moet worden geplaatst. Als de tabel een groot aantal posities bevat, is het behoorlijk problematisch om handmatig te controleren hoeveel weken er nog over zijn. Ook als je de zoekfunctie gebruikt. En laten we nu eens kijken hoe de tafel eruitziet, die schaarse goederen in rood benadrukt.
En inderdaad, het is veel gemakkelijker om te navigeren.
Toegegeven, dit voorbeeld is educatief, wat enigszins vereenvoudigd is in vergelijking met het echte beeld. En de bespaarde seconden en minuten bij regelmatig gebruik van dergelijke tabellen worden uren. Nu is het voldoende om naar de tabel te kijken om te begrijpen welke goederen schaars zijn, en niet uren te besteden aan het analyseren van elke cel (als er duizenden van dergelijke goederen zijn).
Als er "gele" goederen zijn, moet u ze gaan kopen. Als de bijbehorende positie rood is, moet u dit onmiddellijk doen.
Op waarde van een andere cel
Laten we nu eens kijken naar het volgende praktijkvoorbeeld.
Stel dat we zo'n tabel hebben en dat we voor de taak staan om rijen met bepaalde waarden te markeren.
Dus als het project nog steeds wordt uitgevoerd (dat wil zeggen, het is nog niet voltooid, daarom is het gemarkeerd met de letter "P"), dan moeten we de achtergrond rood maken. Voltooide projecten zijn groen gemarkeerd.
Onze volgorde van acties in deze situatie zal als volgt zijn:
- Selecteer een bereik van waarden.
- Klik op de knop "Voorwaardelijke opmaak" - "Regel maken".
- Houd er rekening mee dat u in ons geval de formule in de vorm van een regel moet toepassen. Vervolgens gebruiken we de functie IFom overeenkomende lijnen te markeren.
Vul vervolgens de regels in zoals weergegeven in deze afbeelding.
Belangrijk! Er moet absoluut naar strings worden verwezen. Als we naar een cel verwijzen, is deze in dit geval gemengd (met kolomfixatie).
Op dezelfde manier wordt een regel gemaakt voor die werkprojecten die tot op heden niet zijn voltooid.
Zo zien onze criteria eruit.
En tot slot hebben we zo'n database als resultaat.
Meerdere voorwaarden
Laten we voor de duidelijkheid het bereik A1:A11 uit de tabel nemen om aan te tonen hoe u in een echt praktisch voorbeeld verschillende voorwaarden kunt gebruiken om de celopmaak te bepalen.
De voorwaarden zelf zijn als volgt: als het getal in de cel de waarde 6 overschrijdt, wordt het rood gemarkeerd. Als het groen is, dan is de kleur groen. En tot slot worden de grootste getallen, meer dan 20, geel gemarkeerd.
Er zijn verschillende manieren waarop voorwaardelijke opmaak wordt uitgevoerd volgens verschillende regels.
- Methode 1. We selecteren ons bereik, waarna we in het menu met voorwaardelijke opmaakinstellingen een celselectieregel als "Meer" selecteren. Het getal 6 is aan de linkerkant geschreven en de opmaak is aan de rechterkant ingesteld. In ons geval moet de vulling rood zijn. Daarna wordt de cyclus twee keer herhaald, maar andere parameters zijn al ingesteld - respectievelijk meer dan 10 en groene kleur en meer dan 20 en gele kleur. Je krijgt zo'n resultaat.
12 - Methode 2. Ga naar het hoofdinstellingenmenu van de Excel-tool "Voorwaardelijke opmaak". Daar vinden we het menu "Regel maken" en klik met de linkermuisknop op dit item.
13 Selecteer daarna het item "Formule gebruiken ..." (gemarkeerd in de afbeelding met een rood kader) en stel de eerste voorwaarde in. Klik daarna op OK. En dan wordt de cyclus herhaald voor volgende omstandigheden op dezelfde manier als hierboven beschreven, maar de formule wordt gebruikt.
14
Het is belangrijk hier rekening mee te houden. In ons voorbeeld voldoen sommige cellen aan meerdere criteria tegelijk. Excel lost dit conflict als volgt op: de bovenstaande regel wordt als eerste toegepast.
En hier is een screenshot voor een beter begrip.
We hebben bijvoorbeeld het getal 24. Het voldoet aan alle drie de voorwaarden tegelijk. In dit geval zal er een vulling zijn die voldoet aan de eerste voorwaarde, ondanks dat deze meer onder de derde valt. Als het daarom belangrijk is dat getallen boven de 20 met geel worden gevuld, moet de derde voorwaarde op de eerste plaats worden gezet.
Voorwaardelijke datumopmaak
Laten we nu eens kijken hoe voorwaardelijke opmaak werkt met datums. We hebben zo'n tof assortiment.
In dit geval moet u een voorwaardelijke opmaakregel instellen, zoals "Datum".
Daarna wordt een dialoogvenster geopend met een hele reeks voorwaarden. U kunt er in detail kennis mee maken in deze screenshot (ze staan aan de linkerkant van het scherm in de vorm van een lijst).
We hoeven alleen de juiste te kiezen en op de knop "OK" te klikken.
We zien dat de datums die verwijzen naar de laatste week op het moment dat deze reeks werd getrokken, rood gemarkeerd waren.
Formules gebruiken
De set standaard voorwaardelijke opmaakregels is vrij groot. Maar situaties zijn anders en de standaardlijst is misschien niet genoeg. In dit geval kunt u uw eigen opmaakregel maken met behulp van een formule.
Om dit te doen, klikt u op de knop "Regel maken" in het voorwaardelijke opmaakmenu en selecteert u vervolgens het item dat wordt weergegeven in de schermafbeelding.
Rijen (op celwaarde)
Stel dat we de rij moeten markeren die een cel met een bepaalde waarde bevat. In dit geval moeten we dezelfde reeks acties uitvoeren als hierboven, maar voor strings. Dat wil zeggen, u kunt kiezen op welk bereik de voorwaardelijke opmaak moet worden toegepast.
Een regel maken
Om een regel te maken, moet u de juiste optie in het gedeelte "Voorwaardelijke opmaak" gebruiken. Laten we eens kijken naar een specifieke reeks acties.
Eerst moet u het item "Voorwaardelijke opmaak" op het lint op het tabblad "Start" vinden. Het is te herkennen aan de karakteristieke veelkleurige cellen van verschillende grootte met een afbeelding ernaast met een doorgestreept gelijkteken.
Er is een knop "Regel maken". U kunt ook op de knop "Regels beheren" klikken, waarna een dialoogvenster wordt geopend waarin u ook een regel kunt maken door op de bijbehorende knop in de linkerbovenhoek te klikken.
U kunt in dit venster ook zien welke regels al zijn toegepast.
Celselectieregels
Oké, we praten zoveel over het maken van regels, maar wat is het? De celselectieregel verwijst naar de functies waarmee het programma rekening houdt om te beslissen hoe de cellen die erin passen worden opgemaakt. Voorwaarden kunnen bijvoorbeeld groter zijn dan een bepaald getal, kleiner dan een bepaald getal, een formule, enzovoort. Er is een hele reeks van. U kunt er vertrouwd mee raken en het gebruik ervan oefenen "in de zandbak".
Alle cellen opmaken op basis van hun waarden
Een persoon kan het bereik onafhankelijk instellen: een hele regel, het hele document of een enkele cel. Het programma kan zich alleen concentreren op de waarde van één cel. Dit voegt flexibiliteit toe aan het proces.
Alleen unieke of dubbele cellen opmaken
Er zijn een groot aantal regels rechtstreeks in het programma opgenomen. U kunt er kennis mee maken in het menu “Voorwaardelijke opmaak”. Om de opmaak uitsluitend toe te passen op dubbele waarden of alleen op unieke waarden, is er een speciale optie - "Dubbele waarden".
Als u dit item selecteert, wordt een venster met instellingen geopend, waar u ook de tegenovergestelde optie kunt kiezen: alleen unieke waarden selecteren.
Formatteer waarden in het bereik onder en boven het gemiddelde
Om waarden onder of boven het gemiddelde te formatteren, is er ook een speciale optie in hetzelfde menu. Maar u moet een ander submenu selecteren - "Regels voor het selecteren van de eerste en laatste waarden".
Alleen de eerste en laatste waarden opmaken
In hetzelfde submenu is het mogelijk om alleen de eerste en laatste waarden te markeren met een speciale kleur, lettertype en andere opmaakmethoden. Volgens de standaard is er een optie om de eerste en laatste tien elementen te selecteren, evenals 10% van het totale aantal cellen dat in dit bereik is opgenomen. Maar de gebruiker kan zelf bepalen hoeveel cellen hij moet selecteren.
Alleen cellen met specifieke inhoud opmaken
Als u alleen cellen met specifieke inhoud wilt opmaken, moet u de opmaakregel Gelijk aan of Tekst bevat selecteren. Het verschil tussen beide is dat in het eerste geval de string volledig aan het criterium moet voldoen, en in het tweede geval slechts gedeeltelijk.
Zoals u kunt zien, is voorwaardelijke opmaak een multifunctionele functie van het Excel-programma die een groot aantal voordelen biedt aan de persoon die het onder de knie heeft. We weten dat dit op het eerste gezicht misschien ingewikkeld lijkt. Maar in feite worden er handen naar toe getrokken zodra het een bepaald stuk tekst in rood lijkt te markeren (of op een andere manier opmaakt), op basis van de inhoud of in overeenstemming met een ander criterium. Deze functie zit in de basisset van Excel kennis, zonder dat zelfs amateuristisch werken met spreadsheets en databases onmogelijk is.