Inhoud
Excel wordt door velen beschouwd als een spreadsheetprogramma. Daarom lijkt de vraag hoe tabellen te maken en ermee te werken op het eerste gezicht misschien vreemd. Maar weinig mensen weten wat het belangrijkste verschil is tussen Excel en spreadsheets. Bovendien is dit onderdeel van het Microsoft Office-pakket niet altijd interactie met spreadsheets. Bovendien is de belangrijkste taak van Excel het verwerken van informatie die in verschillende vormen kan worden gepresenteerd. Ook in tabelvorm.
Of er kan een situatie ontstaan waarin het nodig is om een apart bereik voor de tabel te selecteren en dienovereenkomstig op te maken. Over het algemeen zijn er een groot aantal mogelijkheden om tabellen te gebruiken, dus laten we ze in meer detail bekijken.
Het concept van slimme tafels
Er is nog steeds een verschil tussen een Excel-sheet en een slimme spreadsheet. De eerste is gewoon een gebied met een bepaald aantal cellen. Sommige zijn mogelijk gevuld met bepaalde informatie, andere zijn leeg. Maar er is geen fundamenteel verschil tussen hen vanuit technisch oogpunt.
Maar een Excel-spreadsheet is een fundamenteel ander concept. Het is niet beperkt tot een reeks gegevens, het heeft zijn eigen eigenschappen, een naam, een bepaalde structuur en een groot aantal voordelen.
Daarom kunt u een aparte naam voor de Excel-tabel selecteren - "Smart Table" of Smart Table.
Maak een slimme tafel
Stel dat we een databereik hebben gemaakt met verkoopinformatie.
Het is nog geen tafel. Om er een bereik in te veranderen, moet je het selecteren en het tabblad "Invoegen" vinden en daar de knop "Tabel" vinden in het blok met dezelfde naam.
Er verschijnt een klein venster. Daarin kunt u de set cellen aanpassen die u in een tabel wilt veranderen. Daarnaast moet u specificeren dat de eerste regel de kolomkoppen bevat. U kunt ook de sneltoets Ctrl + T gebruiken om hetzelfde dialoogvenster te openen.
In de meeste gevallen hoeft er in principe niets gewijzigd te worden. Nadat de actie is bevestigd door op de knop "OK" te drukken, wordt het eerder geselecteerde bereik onmiddellijk een tafel.
Voordat u de eigenschappen rechtstreeks instelt, moet u begrijpen hoe het programma zelf de tabel ziet. Daarna zal veel duidelijk worden.
Excel-tabelstructuur begrijpen
Alle tabellen hebben een specifieke naam die wordt weergegeven op een speciaal tabblad Ontwerp. Het wordt direct na selectie van een cel weergegeven. Standaard heeft de naam de vorm "Tabel 1" of "Tabel 2", en respectievelijk.
Als u meerdere tabellen in één document wilt hebben, is het aan te raden deze namen te geven, zodat u later kunt begrijpen welke informatie waar staat. In de toekomst wordt het dan veel gemakkelijker om met hen te communiceren, zowel voor u als voor mensen die uw document bekijken.
Daarnaast kunnen benoemde tabellen worden gebruikt in Power Query of een aantal andere invoegtoepassingen.
Laten we onze tafel "Rapport" noemen. De naam is te zien in een venster dat de naammanager wordt genoemd. Om het te openen, moet u het volgende pad volgen: Formules - Gedefinieerde namen - Naambeheer.
Het is ook mogelijk om de formule handmatig in te voeren, waarbij u ook de tabelnaam kunt zien.
Maar het meest grappige is dat Excel de tabel tegelijkertijd in verschillende secties kan zien: in zijn geheel, maar ook in afzonderlijke kolommen, koppen, totalen. Dan zien de links er zo uit.
In het algemeen worden dergelijke constructies alleen gegeven met het oog op een meer nauwkeurige oriëntatie. Maar het is niet nodig om ze te onthouden. Ze worden automatisch weergegeven in tooltips die verschijnen na het selecteren van Tabel en hoe de vierkante haken worden geopend. Om ze in te voegen, moet u eerst de Engelse lay-out inschakelen.
De gewenste optie is te vinden met de Tab-toets. Vergeet niet alle haakjes in de formule te sluiten. Vierkanten zijn hier geen uitzondering.
Als u de inhoud van de hele kolom met verkopen wilt optellen, moet u de volgende formule schrijven:
= SOM (D2: D8)
Daarna wordt het automatisch: =SOM(Rapport[Verkoop]). In eenvoudige bewoordingen leidt de link naar een specifieke kolom. Handig, mee eens?
Dus elke grafiek, formule, bereik, waarbij een slimme tabel wordt gebruikt om er gegevens uit te halen, zal automatisch actuele informatie gebruiken.
Laten we nu in meer detail praten over welke tabellen eigenschappen kunnen hebben.
Excel-tabellen: Eigenschappen
Elke gemaakte tabel kan meerdere kolomkoppen hebben. De eerste regel van het bereik dient dan als gegevensbron.
Bovendien, als de tabelgrootte te groot is, worden bij het naar beneden scrollen in plaats van de letters die de corresponderende kolommen aangeven, de namen van de kolommen weergegeven. Dit zal naar de wens van de gebruiker zijn, omdat het niet nodig is om de gebieden handmatig te repareren.
Het bevat ook een autofilter. Maar als je het niet nodig hebt, kun je het altijd uitschakelen in de instellingen.
Ook zijn alle waarden die direct onder de laatste cel van de tabelkolom worden geschreven, er zelf aan gekoppeld. Daarom kunnen ze direct worden gevonden in elk object dat gegevens uit de eerste kolom van de tabel in zijn werk gebruikt.
Tegelijkertijd worden nieuwe cellen opgemaakt voor het ontwerp van de tabel en worden alle formules die specifiek zijn voor deze kolom automatisch erin geschreven. In eenvoudige bewoordingen, om de tabel te vergroten en uit te breiden, voert u gewoon de juiste gegevens in. Al het andere wordt door het programma toegevoegd. Hetzelfde geldt voor nieuwe kolommen.
Als een formule in ten minste één cel wordt ingevoerd, wordt deze automatisch naar de hele kolom verspreid. Dat wil zeggen, u hoeft de cellen niet handmatig in te vullen, alles gebeurt automatisch, zoals te zien is in deze geanimeerde schermafbeelding.
Al deze functies zijn goed. Maar u kunt de tafel zelf aanpassen en de functionaliteit uitbreiden.
Tafelopstelling
Eerst moet u het tabblad "Ontwerper" openen, waar de tabelparameters zich bevinden. U kunt ze aanpassen door specifieke selectievakjes in de groep "Tabelstijlopties" toe te voegen of te wissen.
De volgende opties zijn voorzien:
- Een koprij toevoegen of verwijderen.
- Een rij met totalen toevoegen of verwijderen.
- Maak lijnen afwisselend.
- Markeer extreme kolommen vetgedrukt.
- Schakelt gestreepte lijnvullingen in of uit.
- Autofilter uitschakelen.
U kunt ook een ander formaat instellen. Dit kan worden gedaan met behulp van de opties in de groep Tabelstijlen. In eerste instantie is het formaat anders dan hierboven, maar in dat geval kun je altijd de look aanpassen die je wilt.
U kunt ook de groep "Tools" vinden, waar u een draaitabel kunt maken, kopieën kunt verwijderen en de tabel naar een standaardbereik kunt converteren.
Maar de meest vermakelijke functie is het maken van plakjes.
Een slice is een type filter dat in een apart grafisch element wordt weergegeven. Om het in te voegen, moet u op de knop "Snijder invoegen" met dezelfde naam klikken en vervolgens de kolommen selecteren die u wilt verlaten.
Dat is alles, nu verschijnt er een paneel met alle unieke waarden in de cellen van deze kolom.
Om de tabel te filteren, moet u de categorie selecteren die op dit moment het meest interessant is.
Met een slicer kunnen meerdere categorieën worden geselecteerd. Om dit te doen, moet u op de Ctrl-toets drukken of op de knop in de rechterbovenhoek links van het verwijderen van het filter klikken voordat u de selectie start.
Om parameters direct op het lint in te stellen, kunt u het gelijknamige tabblad gebruiken. Met zijn hulp is het mogelijk om verschillende eigenschappen van het segment te bewerken: uiterlijk, knopgrootte, aantal, enzovoort.
Belangrijkste beperkingen van slimme tabellen
Ondanks dat Excel-spreadsheets veel voordelen hebben, zal de gebruiker toch met enkele nadelen te maken krijgen:
- De uitzichten werken niet. In eenvoudige bewoordingen is er geen manier om bepaalde bladparameters te onthouden.
- U kunt het boek niet met iemand anders delen.
- Het is niet mogelijk om subtotalen in te voeren.
- U kunt geen matrixformules gebruiken.
- Er is geen manier om cellen samen te voegen. Maar het is niet aan te raden om dit te doen.
Er zijn echter veel meer voordelen dan nadelen, dus deze nadelen zullen niet erg opvallen.
Voorbeelden van slimme tabellen
Nu is het tijd om te praten over de situaties waarin slimme Excel-spreadsheets nodig zijn en welke acties kunnen worden ondernomen die niet mogelijk zijn met het standaardbereik.
Stel dat we een tabel hebben met de kassabonnen van de aankoop van T-shirts. De eerste kolom bevat de namen van de leden van de groep, en in de andere - hoeveel T-shirts er zijn verkocht en welke maat ze hebben. Laten we deze tabel als voorbeeld gebruiken om te zien welke mogelijke acties kunnen worden ondernomen, die bij een regulier bereik onmogelijk zijn.
Samenvattend met Excel-functionaliteit
In de bovenstaande schermafbeelding ziet u onze tabel. Laten we eerst alle maten van T-shirts afzonderlijk samenvatten. Als u een gegevensbereik gebruikt om dit doel te bereiken, moet u alle formules handmatig invoeren. Als u een tabel maakt, bestaat deze lastige last niet meer. Het is voldoende om slechts één item op te nemen, en daarna wordt de regel met de totalen vanzelf gegenereerd.
Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een willekeurige plaats. Er verschijnt een pop-upmenu met een item "Tabel". Het heeft een optie "totale rij", die u moet inschakelen. Het kan ook via de constructor worden toegevoegd.
Verder verschijnt een rij met totalen onderaan de tabel. Als u het vervolgkeuzemenu opent, ziet u daar de volgende instellingen:
- Gemiddelde.
- Bedrag.
- Maximaal.
- afwijking compenseren.
En veel meer. Om toegang te krijgen tot functies die niet in de bovenstaande lijst zijn opgenomen, moet u op het item "Andere functies" klikken. Hierbij is het handig dat het bereik automatisch wordt bepaald. We hebben gekozen voor de functie: SOM, want in ons geval moeten we weten hoeveel T-shirts er in totaal zijn verkocht.
Automatisch invoegen van formules
Excel is een heel slim programma. De gebruiker weet misschien niet eens dat ze zijn volgende acties probeert te voorspellen. We hebben een kolom toegevoegd aan het einde van de tabel om de verkoopresultaten voor elk van de kopers te analyseren. Nadat de formule in de eerste rij is ingevoegd, wordt deze onmiddellijk naar alle andere cellen gekopieerd en wordt de hele kolom gevuld met de waarden die we nodig hebben. Comfortabel?
sorteerfunctie
Veel mensen gebruiken het contextmenu om deze of gene functie te gebruiken. Er zijn bijna alle handelingen die in de meeste gevallen moeten worden uitgevoerd. Gebruik je slimme tabellen, dan breidt de functionaliteit nog meer uit.
We moeten bijvoorbeeld controleren wie de vooruitbetaling al heeft overgemaakt. Om dit te doen, moet u de gegevens sorteren op de eerste kolom. Laten we de tekst zo opmaken dat het mogelijk is om te begrijpen wie al een betaling heeft gedaan, wie niet en wie hiervoor niet de benodigde documenten heeft verstrekt. De eerste wordt groen gemarkeerd, de tweede rood en de derde blauw. En stel dat we voor de taak staan om ze te groeperen.
Bovendien kan Excel alles voor je doen.
Eerst moet u op het vervolgkeuzemenu klikken dat zich in de buurt van de kop van de kolom "Naam" bevindt en op het item "Sorteren op kleur" klikken en de rode letterkleur selecteren.
Alles, nu wordt de informatie over wie de betaling heeft gedaan duidelijk weergegeven.
Filtratie
Het is ook mogelijk om de weergave en het verbergen van bepaalde tafelinformatie aan te passen. Als u bijvoorbeeld alleen die mensen wilt weergeven die niet hebben betaald, kunt u de gegevens op deze kleur filteren. Filteren op andere parameters is ook mogelijk.
Conclusies
Slimme spreadsheets in Excel zullen dus een geweldige hulp zijn bij het oplossen van eventuele problemen waarmee u te maken krijgt.