Inhoud
Veel beginnende gebruikers van Excel kennen het probleem dat het uiterst onhandig is om een grote hoeveelheid informatie in cellen te plaatsen, er is geen mogelijkheid om in de toekomst een notitie voor uzelf achter te laten. In feite is het vrij eenvoudig om dit te doen zonder het algemene uiterlijk van de tafel te schenden. Daar zijn notities voor.
Werken met notities
Opmerkingen zijn aanvullende voorschriften voor de geselecteerde cellen. Meestal zijn ze tekstueel en bevatten ze een specifieke opmerking van een van de auteurs van de tabel. Naast tekst kunt u een afbeelding toevoegen aan het veld dat verschijnt. Om de gewenste opmerking of afbeelding aan een cel toe te voegen, moet u echter leren hoe u eenvoudige tekstmarkeringen kunt maken, bekijken en bewerken.. Daarna kunt u doorgaan naar geavanceerde instellingen.
Creatie
Het proces van het maken van notities is vrij eenvoudig en bestaat uit verschillende stappen:
- Selecteer met de muis een cel uit de tabel. Klik er met de rechtermuisknop op.
- Selecteer in het contextmenu dat verschijnt de functie "Notitie invoegen".
- Daarna verschijnt er een vrij veld aan de zijkant van de geselecteerde cel. De bovenste regel wordt ingenomen door de standaard gebruikersnaam.
In het vrije veld kunt u alle tekstinformatie invoeren. Om een opmerking te verbergen, moet u met de rechtermuisknop op de cel klikken en de functie "Opmerking verbergen" selecteren. Daarna zal het beschikbaar zijn om te lezen via de link die wordt aangegeven door de rode hoek.
Beoordeling
U kunt de opmerkingen voor verschillende cellen bekijken door met de muiscursor over elk van hen te bewegen. Daarna verschijnt automatisch de tekst met de notitie. Om het commentaarveld te laten verdwijnen, moet u de cursor naar een andere plaats verplaatsen.
Deskundig advies! Als de tabel groot is en veel notities aan verschillende cellen zijn gekoppeld, kunt u ertussen schakelen via het tabblad "Review". Hiervoor zijn de knoppen “Vorige” en “Volgende” bedoeld.
Editing
Heel vaak zijn er situaties waarin het nodig is om de inhoud van het venster te wijzigen voor aanvullende opmerkingen. U kunt dit doen door een paar stappen te volgen:
- Klik eerst met de rechtermuisknop op de cel met verborgen tekst.
- Selecteer in de lijst die verschijnt de functie "Notitie bewerken".
- Er zou een venster moeten openen waardoor u de tekst kunt bewerken, afbeeldingen kunt toevoegen, het opmerkingenveld kunt vergroten of verkleinen.
U kunt de instelling voltooien door ergens in de tabel buiten het veld te klikken voor extra tekst.
Een andere optie voor het bewerken van celopmerkingen is via het tabblad Controleren. Hier moet je een set tools voor notities vinden en op de knop "Bewerken" klikken.
Een afbeelding toevoegen
Een van de interessante kenmerken van notities in Excel is de toevoeging van afbeeldingen die verschijnen wanneer u de muisaanwijzer over de geselecteerde cellen beweegt. Om een afbeelding toe te voegen, moet u verschillende acties uitvoeren:
- In eerste instantie moet u een extra handtekening toevoegen in de geselecteerde cel.
- Ga naar het notitiebewerkingsproces, richt de muiscursor naar een van de celranden. Het is belangrijk om het naar de plaats te leiden waar het pictogram met vier pijlen zal verschijnen, die in verschillende richtingen uiteenlopen.
- U moet met de rechtermuisknop op dit pictogram klikken en de functie "Note Format" selecteren in het menu dat verschijnt.
- Een venster voor het bewerken van informatie zou voor de gebruiker moeten verschijnen. U zou het tabblad "Kleuren en lijnen" moeten vinden en ernaartoe moeten schakelen.
- Klik op de vervolgkeuzelijst met de naam "Kleur", helemaal onderaan de lijst die verschijnt, selecteer de functie "Vulmethoden".
- Er zou een nieuw venster moeten verschijnen waarin u naar het tabblad "Tekening" moet gaan. Klik in dit tabblad op de knop met dezelfde naam.
- Het venster "Afbeeldingen invoegen" verschijnt, waarin u een van de drie opties moet kiezen: upload een afbeelding vanuit OneDrive, zoek naar een afbeelding met Bing, upload een afbeelding vanaf een computer. De eenvoudigste manier is om te uploaden vanaf de computer waarop het document zich bevindt.
- Wanneer een afbeelding is geselecteerd, schakelt deze automatisch naar het vorige venster waarin de geselecteerde afbeelding wordt weergegeven. Hier moet je het vakje naast de functie "Behoud de verhoudingen van de afbeelding" aanvinken.
- Nadat u op de knop "OK" hebt geklikt, wordt het eerste notitie-opmaakvenster geopend. In dit stadium moet u de notitie met de afbeelding aan de aanvankelijk geselecteerde cel binden. Om dit te doen, moet u naar het tabblad "Bescherming" gaan en het selectievakje naast "Beveiligd object" uitschakelen.
- Vervolgens moet u naar het tabblad "Eigenschappen" gaan, het vakje naast het item aanvinken voor het verplaatsen en wijzigen van objecten samen met cellen. Klik op de knop "OK".
Om de afbeelding te vergroten, is het nodig om het algemene notitieveld in verschillende richtingen uit te rekken.
Een notitie verwijderen
Een toegevoegde handtekening verwijderen is gemakkelijker dan een nieuwe installeren of bewerken. Klik hiervoor met de rechtermuisknop op een cel met een aanvullende beschrijving. Activeer in het pop-upmenu de opdracht "Notitie verwijderen".
De tweede manier om een extra label aan de geselecteerde cel te verwijderen, is via de functie "Review". Voordat u deze optie selecteert, moet u de cel met de muis markeren. Klik ten slotte op de knop aanvullende informatie verwijderen.
Een notitie ondertekenen in Excel
Als in één gedeeld Excel-document alle aanvullende bewerkingen over de cellen worden geschreven door verschillende gebruikers zonder individuele handtekeningen, zal het buitengewoon moeilijk zijn om de auteur van bepaalde vermeldingen te vinden. Met het bijschrift van de notitie kunt u de gegevens ordenen. Om het boven een bepaalde bewerking van een cel te laten staan, moet je verschillende acties uitvoeren:
- Selecteer een van de hoofdmenu-items "Bestand".
- Ga naar Instellingen".
- Ga naar het tabblad "Algemeen".
- Er verschijnt een vrij veld onderaan de pagina, waarin u de naam moet invoeren van de gebruiker die een opmerking heeft achtergelaten in de cel.
Een notitie vinden in Excel
Als het document erg groot is, kan er een situatie zijn waarin u snel een specifieke opmerking moet vinden. Het mogelijk maken. Instructies voor het vinden van de vereiste beschrijving of label:
- Ga naar het tabblad "Home".
- Ga naar het gedeelte 'Zoeken en selecteren'.
- Klik op de knop "Instellingen".
- Zoek de optie om "Zoekbereik" te selecteren.
- Stel de waarde in op Opmerking.
- Klik op de knop "Alles zoeken".
Daarna verschijnt een lijst met cellen volgens de ingestelde parameter voor de gebruiker.
Een notitie weergeven en verbergen
Als u wilt, kunt u de notities volledig verbergen zodat ze niet opvallen bij het lezen van het hoofddocument, of de verbergfunctie uitschakelen als deze eerder was geactiveerd. Om dit te doen, moet u een paar eenvoudige stappen volgen:
- Ga naar de algemene instellingen op het tabblad "Bestand", vervolgens "Opties", ga naar het gedeelte "Geavanceerd".
- Zoek het gedeelte 'Scherm'.
- Vink het vakje aan naast de functie "Opmerkingen en indicatoren".
- Klik op de knop "OK". Daarna worden altijd verborgen notities weergegeven. Om ze volledig te verbergen, moet u het vakje naast de functie "Geen notities, geen indicatoren" aanvinken.
Deskundig advies! Excel heeft de mogelijkheid om alleen individuele opmerkingen weer te geven. Om deze functie in te schakelen, moet u met de rechtermuisknop op de cel met een aanvullende beschrijving klikken en op de knop "Notities weergeven" klikken. Ze worden dus alleen permanent weergegeven op de geselecteerde cellen. Via hetzelfde contextmenu kunt u de korte beschrijving op de gewenste plaatsen volledig verbergen.
Een notitie naar andere cellen kopiëren
Als er al een notitie is gemaakt, kunt u deze naar een andere cel kopiëren om de tekst niet opnieuw te schrijven. Volg hiervoor een eenvoudige instructie:
- Klik met de rechtermuisknop om de cel in het document te selecteren waaraan een korte beschrijving of wijziging is toegevoegd.
- Selecteer in het pop-upmenu de functie "Kopiëren".
- Zoek de cel waaraan u de gekopieerde notitie wilt binden, selecteer deze door met de linkermuisknop te klikken.
- Ga naar het tabblad "Start", selecteer vervolgens "Klembord", klik op de knop "Plakken".
- Er verschijnt een lijst met opdrachten voor de gebruiker. Het aandachtspunt is "Plakken speciaal". Nadat je erop hebt geklikt, verschijnt er een apart venster voor instellingen, waar je het vakje naast de notities moet aanvinken. Het blijft om de wijzigingen op te slaan door op "OK" te klikken.
Een notitieblad afdrukken
Als u bepaalde aanpassingen niet doet, worden Excel-documenten standaard zonder notities afgedrukt. Om ze aan de afdruk toe te voegen, moet u het programma configureren:
- Ga naar het gedeelte "Pagina-indeling".
- Ga naar het tabblad "Pagina-instelling" en klik vervolgens op "Print Headers".
- Er wordt een venster geopend met afzonderlijke items om af te drukken. Tegenover het woord "Notities" kunt u deze toevoegen aan de afdruk of deze actie geannuleerd laten.
Deskundig advies! Wanneer u notities toevoegt om af te drukken, zijn er twee opties om ze op het afgedrukte document weer te geven. Als u "Aan het einde van het blad" selecteert, verschijnen ze helemaal onderaan de pagina. U kunt de optie "Als op een vel" selecteren - de notities worden afgedrukt zoals ze in de elektronische versie van het document verschijnen.
De gebruikersnaam wijzigen bij het maken van notities
Wanneer u in Excel werkt terwijl delen is ingeschakeld, krijgen ze bij het maken van notities niet de naam van de gebruiker die ze achterlaat. Om het in je eigen bijnaam te veranderen, moet je een paar stappen volgen:
- Klik in de linkerbovenhoek op het tabblad "Bestand".
- Ga naar het gedeelte "Instellingen", "Algemeen".
- Selecteer "Gebruikersnaam" in het menu dat verschijnt.
- Er wordt een vrij veld geopend voor de gebruiker, waarin het nodig is om de gewenste naam op te schrijven.
Voorbeelden van het gebruik van notities in Excel
Om te begrijpen hoe nuttig aanvullende celopmerkingen in een Excel-spreadsheet kunnen zijn, is het raadzaam om enkele praktische voorbeelden uit de ervaring van andere gebruikers te bekijken:
- Wanneer werknemers van één bedrijf een gemeenschappelijke werkbasis hebben vastgelegd in een Excel-document, kunnen collega's die in ploegendiensten op dezelfde pagina werken, opmerkingen achterlaten als ploegendiensten, instructies geven, bepaalde informatie uitwisselen.
- Plaatsing van foto's - als de tabel gegevens bevat over bepaalde mensen, afbeeldingen van items, als het gaat om hun opslag, verkoop.
- Verklaringen bij de formules die verdere berekeningen, berekeningen zullen vereenvoudigen.
Als u opmerkingen op de juiste manier achterlaat, zodat ze op het juiste moment verschijnen en het werk van andere gebruikers niet hinderen, kunt u de productiviteit van het werk met betrekking tot tabellen in Excel aanzienlijk verhogen.
Video-tutorials over notities in Excel
De bovenstaande instructies helpen u de basisprincipes te begrijpen van het maken, bewerken, bekijken en geavanceerd instellen van opmerkingen bij cellen in een Excel-spreadsheet. Als u echter problemen ondervindt, moeilijkheden ondervindt bij bepaalde acties met betrekking tot de notities, is het raadzaam om de trainingsvideo's te bekijken. Ze bevatten stapsgewijze instructies voor het uitvoeren van verschillende bewerkingen met celopmerkingen.
Conclusie
Het maken, bewerken en bekijken van opmerkingen over verschillende cellen in Excel is niet zo moeilijk als het op het eerste gezicht lijkt. Het is niet alleen handig om dergelijke vaardigheden te hebben voor mensen die in grote organisaties werken, iets bijhouden met behulp van tabellen, maar ook voor individuele gebruikers die voor zichzelf in Excel werken. We mogen niet vergeten dat u in het notitieveld niet alleen tekst, maar ook afbeeldingen kunt toevoegen, wat hun bruikbaarheid in het werk aanzienlijk vergroot.