Als we gaan zitten om iets over zaken te schrijven, willen we altijd iets.
We willen bijvoorbeeld een product verkopen - en we schrijven een commercieel aanbod. We willen een baan krijgen - en we schrijven een brief aan een potentiële werkgever en voegen een cv bij de brief. We willen dat het lekkende dak wordt gerepareerd - en we schrijven een verklaring aan het Huisvestingsbureau.
Met andere woorden, we proberen de geadresseerde te overtuigen om iets te doen - dat wil zeggen, we nemen een overtuigende brief aan. Tegelijkertijd wil de geadresseerde – de koper, de werkgever en het huisvestingsbureau – niet per se overtuigd worden. Vaker wel dan niet, staat hij niet te popelen om van ons te kopen, ons in te huren of ons dak te repareren. Hoe de jouwe bereiken?
Herinner je je het Russische sprookje «De Kikkerprinses» nog? Daarin gaat Ivan Tsarevich, die dwaas de kikkerhuid van zijn vrouw verbrandt, op weg om haar (zijn vrouw, niet de huid) uit de klauwen van Koshchei te redden. Onderweg ontmoet Ivan een beer, een haas en een eend. Van honger en van een gebrek aan milieueducatie streeft Ivan Tsarevich ernaar ze allemaal neer te schieten. En als reactie hoort hij de beroemde zin: "Dood me niet, Ivan Tsarevich, ik zal nog steeds van pas komen voor je." Deze zin is jouw brief in het klein. Het heeft een doel - "niet doden", en argumenten - "Ik zal nuttig voor je zijn." En let op. Elk van de dieren heeft hoogstwaarschijnlijk duizend redenen waarom ze niet mogen worden gegeten: ze hebben een gezin, kinderen en in het algemeen willen ze leven ... Maar de dieren vertellen Ivan hier niets over - omdat het hem weinig interesseert . Ze zeggen dat ze hem van pas zullen komen. Dat wil zeggen, ze overtuigen volgens het schema "Doe het op mijn manier en je krijgt dit en dat."
En hoe overtuigen we bijvoorbeeld onze klanten?
Laten we zeggen dat ons bedrijf softwareproducten voor documentbeheer verkoopt. Met deze programma's kunt u het papieren archief van een klant zonder problemen omzetten in elektronische vorm en ermee werken op een computer. Het ding is zeker nuttig - maar klanten speuren de markt nog niet af op zoek naar dergelijke programma's. We moeten ze deze programma's aanbieden. We gaan zitten en geven zoiets als dit uit:
Wij bieden u softwareproducten voor elektronisch documentbeheer. Met deze producten kunt u documenten scannen, uploaden naar een elektronische database, indexeren en zoeken op trefwoorden, een geschiedenis van documentwijzigingen opslaan en, indien nodig, gedrukte exemplaren afdrukken...
Zien klanten dat dit alles nuttig voor hen is? Als ze dat hadden gedaan, zouden ze al naar dergelijke programma's zoeken. Maar als ze het niet zien, hoe kunnen ze dan worden overtuigd? Stelt u zich eens voor hoeveel documenten er vandaag de dag door de onderneming worden gemaakt en verzonden. Hoeveel mappen, mappen, rekken, kasten, kamers! Hoeveel koeriers, winkeliers, archivarissen! Hoeveel papierstof! Wat een gedoe om een stuk papier een jaar geleden te vinden! Wat een hoofdpijn als dit stuk papier plotseling verloren gaat! Dat is waar we "nuttig" kunnen zijn, dat is wat de moeite waard is om over te schrijven.
Wij bieden u softwareproducten voor elektronisch documentbeheer. Met deze producten kan de onderneming zich ontdoen van de eeuwige hoofdpijn die gepaard gaat met de papierworkflow. U hoeft niet langer omvangrijke documentmappen te slepen en neer te zetten, ruimte toe te wijzen om ze op te slaan, en u hoeft zich geen zorgen meer te maken over uw papierbergen voor elke brandinspectie. U hoeft geen uren of zelfs dagen te zoeken naar de juiste brief of memo...
Begin met een probleem of een kans
Wat kan er nog meer worden gedaan, hoe anders toveren met de gekoesterde woorden? Laten we onze formule "Doe het op mijn manier en je krijgt dit en dat" eens nader bekijken. De formule is gevaarlijk! We zeggen: “Doe het op mijn manier”, en de lezer antwoordt “Ik wil niet!”, draait zich om en vertrekt. We schrijven "We bieden u softwareproducten aan", en hij denkt "ik heb het niet nodig", en gooit de brief weg. Al onze argumenten redden ons niet - ze komen gewoon niet ter zake. Hoe te zijn? Draai de formule om! “Wil je dit en dat? Doe het op mijn manier en je krijgt het!»
Hoe kan dit worden aangepast aan onze verkoop van softwareproducten? Papieren workflow is de hoofdpijn van de moderne onderneming. Omvangrijke mappen met documenten, rijen planken, een aparte ruimte voor het archief. Constant papierstof, eeuwige claims van brandinspecteurs, cheques... Het vinden van een document is een probleem, en het verliezen van een document is een dubbel probleem, omdat het niet kan worden hersteld. U kunt van deze hoofdpijn afkomen — schakel gewoon over op elektronisch documentbeheer. Het volledige archief wordt op één schijfarray geplaatst. Elk document kan in een paar seconden worden gevonden. Automatische back-up beschermt u tegen verlies van documenten... Nu ziet de koper meteen wat hem zorgen baart in de brief en leest hij met interesse verder. Dus de les van Russische sprookjes zal ons helpen om de goederen te verkopen.
Deze techniek is echter geschikt voor alle overtuigende brieven. Neem bijvoorbeeld een begeleidende brief, waarmee we een cv naar een potentiële werkgever sturen. En je kunt het zo beginnen:
De vacature voor een bancaire productmanager voor Russische ondernemingen trok meteen mijn aandacht! Ik werk momenteel voor een productiebedrijf waar ik verantwoordelijk ben voor financiën en ontwikkeling. Ik heb echter meer dan 4 jaar in een seniorfunctie in de banksector gewerkt …
Maar is het zeker dat de geadresseerde geïnteresseerd zal zijn? Is hieruit te zien dat "we nog steeds nuttig voor hem zullen zijn"? Het is beter om aan het begin van de brief duidelijker te laten zien hoe de werkgever hiervan profiteert:
Ik stel aan CJSC SuperInvest mijn kandidatuur voor voor de functie van manager van bankproducten voor Russische ondernemingen. Ik ben klaar om het bedrijf mijn ervaring in de banksector, kennis van de financiële behoeften van Russische ondernemingen en een uitgebreid klantenbestand aan te bieden. Ik ben er zeker van dat dit me in staat zal stellen om voor CJSC SuperInvest een gestage groei van de bedrijfsverkopen te verzekeren, zelfs in tijden van crisis...
En hier blijkt het zowel overtuigender als aantrekkelijker. En hier het principe “Wil je dit en dat? Doe het op mijn manier en je krijgt het!» werken. Het blijft alleen om het te gebruiken!