Gegevens groeperen en degroeperen in Excel. Stap voor stap instructies met foto

Nu is het informatietijdperk. De hoeveelheid data die mensen dagelijks moeten verwerken groeit steeds meer. Dit geldt voor alle mogelijke levensgebieden, dus ook voor werk. Nu zijn er steeds meer gebieden van menselijke activiteit waar een acute behoefte bestaat aan het snel kunnen verwerken van grote hoeveelheden informatie.

Een van de Excel-functies waarmee u dit kunt doen, is groeperen. Feit is dat het structureren van informatie helpt om niet met alle beschikbare data te werken, maar alleen met kleine onderdelen. Als je dezelfde soort informatie in één blok verpakt, dan is het makkelijker voor de computer en voor de persoon zelf. Er is bijna geen gebied waar het structureren van informatie niet gewild zou zijn:

1. Verwerking van verkoopgegevens. Magazijnen ontvangen regelmatig grote partijen van een grote verscheidenheid aan goederen met verschillende kosten, gewicht, leverancier, naam, enzovoort. Het structureren van gegevens maakt het gemakkelijker om door al deze informatie te navigeren.
2. Studies. De kwaliteit van onderwijs en zelfstudie hangt nauw samen met hoe goed de informatie is gestructureerd. Daarom, als u gegevens van hetzelfde type correct naast elkaar groepeert, zal het gemakkelijker zijn om niet alleen praktische taken met betrekking tot bijvoorbeeld statistiek uit te voeren, maar ook theoretische taken, huiswerk te organiseren, enzovoort.
3. Boekhoudkundig rapport. Accountants hebben regelmatig te maken met getallen, die elk verband hebben met andere getallen. En om het gemakkelijker te maken om met een groot aantal waarden te werken die aan elkaar gerelateerd zijn en informatie van een ander type, is het erg handig om gegevensgroepering te gebruiken.

Ook kunt u met de functie voor gegevensgroepering verouderde informatie verbergen. Laten we eens kijken hoe het werkt en hoe u het kunt gebruiken.

Functieparameters instellen:

Om met gegevensgroepering te werken, moet u deze eerst configureren. Ga hiervoor naar het tabblad "Gegevens" en zoek daar de optie "Structuur". Vervolgens verschijnt er een pop-upvenster waarin u een knop in de rechterbenedenhoek moet vinden.

Daarna verschijnt een venster waarin u de juiste selectievakjes moet selecteren en op de OK-toets moet drukken. Deze instellingen bepalen hoe de gegevens worden weergegeven.

Belangrijk: in de praktijk vinden veel mensen het nogal onhandig om onder de data totalen te tonen. Daarom kunt u dit vakje uitgeschakeld laten. Het wordt ook aanbevolen om het vakje "Automatische stijlen" aan te vinken.

Na het voltooien van deze stappen kunt u direct beginnen met het groeperen van informatie.

Gegevens groeperen op rijen

Laten we nu eens kijken wat er in de praktijk moet gebeuren om rijen te groeperen.

1. Maak een nieuwe rij boven of onder degene die we willen groeperen. Het hangt allemaal af van welke methode voor het weergeven van de resultaten in de vorige fase is gekozen.
2. De volgende stap is het maken van een tabeltitel in de cel linksboven in de toegevoegde rij. Dit is de naam van de groep waarin cellen worden gecombineerd die op een bepaalde basis veel voorkomen.
3. Selecteer alle cellen in het gebied onder de nieuw gemaakte rij of erboven (afhankelijk van wat we in de eerste stap hebben gedaan). Daarna zoeken we de knop "Structuur" op het gegevenstabblad en daar vinden we de optie "Groep". Het is belangrijk om niet op de pijl of de naam van de opdracht in het pop-upvenster te klikken, maar op het pictogram.

Als u nog steeds op het pijltje naar beneden klikt, verschijnt er een extra menu waarin u ofwel de groeperingsfunctie kunt selecteren of een structuur kunt maken. In dit stadium zijn we vooral geïnteresseerd in groepering.

Daarna selecteren we het hoofdkenmerk waarmee de groepering zal worden uitgevoerd. Dit kunnen rijen of kolommen zijn. Als u niets wijzigt, wordt standaard het eerste item geselecteerd. Nadat we ervoor hebben gezorgd dat de instellingen zijn ingesteld zoals we nodig hebben, moeten we onze acties bevestigen door op de knop OK te drukken. Omdat we per rij groeperen, hoeven we niets te veranderen, we moeten het alleen nog een keer controleren.

Belangrijk: als u, voordat u begint met het groeperen van objecten, geen cel selecteert, maar hele kolommen of rijen op het coördinatenpaneel, dan zal dit dialoogvenster niet verschijnen. Het programma zoekt zelf uit wat het moet doen.

Het feit dat de lijnen gegroepeerd waren, kunnen we begrijpen door het minteken op het coördinatenpaneel. Dit vertelt ons dat de gegevens zijn vrijgegeven. Nu kunnen we ze verbergen door op dit pictogram te klikken of door iets hoger op de 1-knop te klikken (dit geeft de mate van groepering aan).

We zien dat de lijnen verborgen zijn en het minteken is veranderd in een plus. Om de gewenste regel te openen, kunt u erop klikken, waarna het programma het zelf doet. Als u alle lijnen wilt uitbreiden, moet u op de knop "2" klikken, die zich in dit geval bovenaan het coördinatenpaneel bevindt.

Kolommen groeperen

Om kolommen te groeperen, is het algoritme van acties ongeveer hetzelfde:

1. Afhankelijk van de opties die we in de instellingen hebben geselecteerd, moeten we een nieuwe kolom invoegen links of rechts van het gebied dat wordt gegroepeerd.
2. We noteren de naam van de groep in de bovenste cel van de verschenen kolom.
3. We selecteren alle kolommen die we moeten groeperen (laat gewoon de kolommen staan ​​die we in de eerste fase hebben toegevoegd) en klikken vervolgens op de knop "Groeperen" op dezelfde manier als het hierboven beschreven algoritme.
4. Nu moeten we op het item "Kolommen" in het kleine venster klikken en op de knop "OK" klikken.
5. Succes.

Notes. Net als bij het groeperen van rijen, krijgen we geen klein dialoogvenster als we hele kolommen in de horizontale coördinatenbalk selecteren.

Groepering op meerdere niveaus maken

Excel is een functioneel programma, maar de mogelijkheden eindigen niet bij groeperen op één niveau, zoals beschreven in de bovenstaande voorbeelden. Er is ook de mogelijkheid om cellen op verschillende niveaus te groeperen. Dit gebeurt op de volgende manier:

1. Om te beginnen wordt de hoofdgroep gemaakt op de hierboven beschreven manier. Er worden dan subgroepen aan toegevoegd.
2. Daarna zorgen we dat de hoofdgroep geopend wordt. Daarin voeren we ook de hierboven beschreven handelingen uit. De specifieke stappen zijn afhankelijk van het feit of de persoon met rijen of kolommen werkt.
3. Hierdoor kunnen groepen van meerdere niveaus worden gemaakt.

Instructies voor het degroeperen van gegevens

Er kan een situatie ontstaan ​​waarin een eerder aangemaakte groep of subgroep niet meer nodig is. Hier is een aparte functie voor – “Degroeperen”. Om het te implementeren, moet u de volgende stappen volgen:

1. Selecteer de elementen die deel uitmaken van de groep.
2. Open het tabblad "Gegevens".
3. We vinden daar de groep "Structuur", open deze met de pijl hieronder.
4. Klik daar op de knop "Groep opheffen". Het is erg belangrijk om op het pictogram te klikken, niet op de inscriptie.

Vervolgens kiezen we wat we precies willen degroeperen. We selecteren het item dat geschikt is, afhankelijk van wat we eerder hebben gegroepeerd. Druk na het voltooien van de actie op de knop OK.

Opgelet! Als daarvoor een groepering op meerdere niveaus is gemaakt of als er verschillende groepen zijn gemaakt, moeten deze afzonderlijk worden hervormd.

Hier krijgen we ook zo'n resultaat.

Dit is een algemeen algoritme voor het degroeperen van cellen, maar zoals in elk bedrijf zijn er veel nuances. Laten we ze in meer detail bekijken.

Bladen degroeperen?

Het kan nodig zijn om bladen van tijd tot tijd te degroeperen. Om dit te doen, moet u de volgende reeks acties uitvoeren:

1. Om te beginnen vinden we die bladen die gegroepeerd zijn. Als de bladen van tevoren zijn gegroepeerd, worden ze in dezelfde kleur weergegeven of wordt de titel vet weergegeven.
2. Daarna moet u met de rechtermuisknop op een van de bladen uit de groep klikken en vervolgens op de knop "Bladdelen opheffen" in het contextmenu klikken. Nu worden ze gedegroepeerd en worden alle wijzigingen onafhankelijk van de andere aangebracht.

Een andere manier om bladen te degroeperen is door de Shift-toets te gebruiken en vervolgens op het actieve blad te klikken in de groep waarvan u de groepering wilt opheffen. Dat wil zeggen, u moet de groep definiëren waarvan de groepering is vereist, klik vervolgens op een van de tabbladen en klik erop terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt.

Nadat de wijzigingen zijn aangebracht, kunt u nu enkele bladen groeperen. Om dit te doen, drukt u op de Ctrl- of Cmd-toets (de eerste is voor computers met Windows en de tweede is voor Apple-technologie), en terwijl u de knop ingedrukt houdt, klikt u afwisselend op de bladen die u tot een groep wilt combineren. Daarna doet het programma alles voor de gebruiker.

Handmatig gegroepeerde gegevens degroeperen

Voordat u cellen degroepeert, moet u eerst begrijpen hoe ze zijn gegroepeerd: handmatig of automatisch. Handmatige groepering wordt beschouwd als de hierboven beschreven methode. Automatisch genereren van groepen is wanneer ze worden gemaakt met behulp van bepaalde functies. Bijvoorbeeld na het genereren van subtotalen. Dat van deze mogelijkheid gebruik is gemaakt, blijkt uit de regel “Tussenresultaten”.

Als de gegevens zijn gegroepeerd via de functie met dezelfde naam Excel, om het vervolgens te ontbinden, moet u ervoor zorgen dat de groep wordt ingezet. Als dat niet het geval is, moet u op de knop + in de zijbalk aan de linkerkant klikken. Dat de groep wordt ingezet, kunnen we aan de knop beoordelen – op dezelfde plek. Wanneer we een groep uitbreiden, beginnen we zowel verborgen rijen als groepen te zien. Selecteer daarna met het toetsenbord of de linkermuisknop alle cellen in de groep en vervolgens - volgens het hierboven beschreven algoritme.

Weinig mensen weten dat er een andere manier is om handmatig gegroepeerde cellen te degroeperen - met behulp van sneltoetsen.

Om dit te doen, moet u eerst de kolommen selecteren die zijn gegroepeerd en vervolgens op de toetsen Alt + Shift + Pijl-links drukken. Als het werk wordt uitgevoerd op een computer die wordt bestuurd onder Mac OS, moet u de toetsencombinatie Command + Shift + J gebruiken.

Automatisch gegroepeerde gegevens degroeperen

Als uit de controle die in de vorige paragraaf is uitgevoerd, blijkt dat de gegevens automatisch zijn gegroepeerd, dan is alles wat ingewikkelder, omdat de standaard degroeperingsfunctie in dit geval niet werkt. Acties zijn afhankelijk van wat precies de groepering van gegevens heeft uitgevoerd. Als dit de functie "Subtotalen" is, is de volgorde van acties als volgt:

1. We openen hetzelfde tabblad met gegevens op het hoofdpaneel (of lint, zoals het ook vaak wordt genoemd).
2. Nadat we op de knop "Subtotalen" hebben geklikt (wat precies is wat we als tweede stap moeten doen), hebben we een venster. De knop zelf bevindt zich in dezelfde sectie - Structuur. Daarna verschijnt een venster waarin we op de knop "Alles verwijderen" moeten klikken. Het is te vinden in de linkerbenedenhoek van het venster of ergens anders (afhankelijk van de versie van Office en het specifieke spreadsheetprogramma).

Opgelet! Deze methode verwijdert niet alleen de groep, maar ook subtotalen. Daarom, als u ze wilt behouden, is het beter om de groepselementen naar een ander blad te kopiëren en ze als niet-gegroepeerde elementen te gebruiken.

Een sterke aanbeveling voor alle bewerkingen met een tabel om gegevens te groeperen of degroeperen. Voordat u dit doet, moet u een kopie van de originele tabel maken. In dit geval kunt u de oorspronkelijke weergave van het document herstellen als iets niet volgens plan verloopt.

Excel heeft dus een zeer brede functionaliteit voor het structureren van gegevens. Natuurlijk zal het niet alles voor een persoon kunnen doen, maar het stelt je in staat om het werk gemakkelijker te organiseren met gestructureerde gegevens. De rest zal door de persoon moeten worden gedaan. Dit is echter een zeer functionele tool die zeer nuttig zal zijn voor diegenen die met enorme hoeveelheden numerieke en tekstuele informatie moeten werken.