Inhoud
Experimenten maken ons helden.
(Flash)
Hoewel het instrument Direct vullen (Flash-vulling) verscheen in Excel sinds de 2013-versie, maar om de een of andere reden bleef dit feit voor veel gebruikers onopgemerkt. En absoluut tevergeefs. In veel gevallen blijkt het eenvoudiger, makkelijker en sneller te zijn dan vergelijkbare oplossingen op basis van formules of macro's. In mijn ervaring veroorzaakt dit onderwerp tijdens trainingen een constant "wauw!" publiek – ongeacht de vooruitgang en/of vermoeidheid van de luisteraars.
Het werkingsmechanisme van deze tool is eenvoudig: als je een of meer kolommen met initiële gegevens hebt en je begint ze naast elkaar te typen in de volgende kolom, maar in een aangepaste vorm die je nodig hebt, dan zal Excel vroeg of laat laten doorschemeren dat het is klaar om verder te gaan dan u:
Om de logica (patroon, patroon) van de transformatie te onthullen en deze Excel-functie uit te voeren, volstaat het meestal om de eerste 1-3 resulterende waarden handmatig in te voeren. Als de voorgestelde optie bij u past, klikt u gewoon op Enter - en de rest van de lijst wordt onmiddellijk voltooid.
Als u de eerste 2-3 waarden al hebt ingevoerd en de voortzetting nog steeds niet verschijnt, kunt u het proces forceren met een sneltoets Ctrl+E of gebruik de knop Direct vullen (Flash-vulling) tab Data (Datum):
Laten we een paar voorbeelden bekijken van hoe deze tool in de praktijk kan worden gebruikt om de mogelijkheden ervan te begrijpen.
Woorden extraheren uit tekst en permutaties
Het schrijven van een formule die bijvoorbeeld het derde woord uit de tekst in een cel extraheert, is geen sinecure. Parseer een zin per spatie in verschillende kolommen met behulp van Gegevens – Tekst op kolommen (Gegevens — Tekst naar kolommen) Het is ook niet snel. Met instant fill is dit gemakkelijk en mooi gedaan. Bovendien kunt u de geëxtraheerde woorden tegelijkertijd op bepaalde plaatsen wijzigen en ze in willekeurige volgorde combineren:
Verdelen van de tekst door register
Om woorden te markeren voor directe vulling, is het absoluut niet nodig om een spatie te hebben. Elk ander scheidingsteken werkt prima, zoals een komma of puntkomma na het importeren van het CSV-bestand. Maar wat echt cool is, is dat er misschien helemaal geen scheidingsteken is - alleen hoofdletters zijn voldoende:
Het is erg moeilijk om dergelijke formules te implementeren. Als het niet direct wordt gevuld, helpt alleen een macro.
Tekst lijmen
Als je kunt delen, kun je ook lijmen! Instant Fill zal gemakkelijk een lange zin voor u samenstellen uit verschillende fragmenten, afgewisseld met de nodige spaties, komma's, vakbonden of woorden:
Afzonderlijke tekens extraheren
Gewoonlijk worden functies gebruikt om individuele tekens en subtekenreeksen in Excel te verwijderen LEVSIMV (LINKS), RECHTS (RECHTSAF), PSTR (midden) en dergelijke, maar direct vullen lost dit probleem gemakkelijk op. Een klassiek voorbeeld is de vorming van een volledige naam:
Extraheer alleen cijfers, tekst of datums
Als je ooit hebt geprobeerd om alleen het gewenste gegevenstype uit een alfanumerieke pap te halen, dan zou je de complexiteit van deze schijnbaar eenvoudige taak moeten begrijpen. Instant vulling en hier omgaat met een knal, maar je hebt een lichte pendel in de vorm nodig Ctrl+E:
Hetzelfde geldt voor het extraheren van tekst.
Datums zijn ook geen probleem (zelfs als ze in verschillende formaten zijn geschreven):
Getal- of datumnotaties converteren
Flash Fill kan helpen het uiterlijk van bestaande gegevens te veranderen of ze naar dezelfde noemer te brengen. Om bijvoorbeeld een normale datum "op zijn kop" te zetten naar Unix-formaat:
Hier is de nuance dat u, voordat u naar binnen gaat, het formaat van de resulterende cellen van tevoren in tekst moet wijzigen, zodat Excel niet probeert de "verkeerde" datums te herkennen die handmatig als voorbeeld zijn ingevoerd.
Op dezelfde manier kunt u telefoonnummers ook correct weergeven door de landcode en het driecijferige voorvoegsel van de operator (stad) tussen haakjes toe te voegen:
Vergeet niet eerst de opmaak van de cellen in kolom B te wijzigen in tekst - anders behandelt Excel waarden uXNUMXbuXNUMXbbeginnend met een "+"-teken als formules.
Converteer tekst (getallen) naar datum
Bij het downloaden van verschillende ERP- en CRM-systemen wordt de datum vaak weergegeven als een 8-cijferig nummer in het JJJJMMDD-formaat. Je kunt het naar een normale vorm converteren met de functie GEGEVENS IDENTIFICATIE (DATUMWAARDE), of veel gemakkelijker – direct vullen:
Verander de zaak
Als je een tekst hebt met de verkeerde hoofdletters, dan kun je in de volgende kolom eenvoudig een hint geven naar wat voor soort je het wilt converteren - en direct invullen zal al het werk voor je doen:
Het zal iets moeilijker zijn als u de hoofdletters voor verschillende delen van de tekst anders moet wijzigen. Schrijf bijvoorbeeld alleen het tweede woord met een hoofdletter en laat het eerste in zijn normale vorm. Hier zijn twee waarden die als voorbeeld zijn ingevoerd niet voldoende en moet u wijzigingen aanbrengen die onmiddellijke vulling onmiddellijk in de resultaten in aanmerking zal nemen:
Beperkingen en nuances
Er zijn een paar dingen waar u rekening mee moet houden wanneer u Flash Fill in uw werk gebruikt:
- Het werkt alleen als steek monsters strikt naast elkaar in – in de vorige of volgende kolom rechts van de gegevens. Als u één lege kolom van de oorspronkelijke tekst terugtrekt, werkt niets.
- Wanneer een patroon is gevonden er wordt rekening gehouden met alle waarden op een rij — links en rechts van de invoerkolom. Moraal: extra kolommen die het algoritme in de war kunnen brengen of ruis kunnen veroorzaken, moeten vooraf worden gescheiden van de werkgegevens door lege kolommen of worden verwijderd.
- Direct vullen werkt geweldig in slimme tabellen.
- geringste fout of typfout bij het typen van voorbeeldcellen kan flash-fill het patroon niet onthullen en niet werken. Doe voorzichtig.
- Er zijn situaties waarin de sjabloon onjuist is gedefinieerd, dus moet altijd controleren bevindingendie u (in ieder geval selectief) heeft ontvangen.
- Hoe het laatste woord uit de tekst in een cel te halen
- Fuzzy Text Search (Pushkin = Pushkin) met Fuzzy Lookup in Excel
- Drie manieren om tekst in Excel te plakken