Een Pareto-diagram maken in Excel

Het Pareto-principe, genoemd naar de Italiaanse econoom Vilfredo Pareto, stelt dat: 80% van de problemen kan worden veroorzaakt door 20% van de oorzaken. Het principe kan zeer nuttige of zelfs levensreddende informatie zijn wanneer u moet kiezen welke van de vele problemen u eerst wilt oplossen, of als het oplossen van problemen wordt bemoeilijkt door externe omstandigheden.

U bent bijvoorbeeld net gevraagd om een ​​team te leiden dat moeite heeft om aan een project te werken om hen in de goede richting te wijzen. Je vraagt ​​teamleden wat hun belangrijkste obstakels waren bij het bereiken van hun doelen en targets. Ze maken een lijst die je analyseert en erachter komt wat de belangrijkste oorzaken waren van elk van de problemen die het team tegenkwam, in een poging de overeenkomsten te zien.

Alle gedetecteerde oorzaken van problemen zijn gerangschikt volgens de frequentie van hun optreden. Als je naar de cijfers kijkt, zie je dat het gebrek aan communicatie tussen projectuitvoerders en belanghebbenden van het project de hoofdoorzaak is van de top 23 problemen waarmee het team wordt geconfronteerd, terwijl het op een na grootste probleem de toegang tot de benodigde middelen is (computersystemen, apparatuur, enz. .). .) resulteerde in slechts 11 bijbehorende complicaties. Andere problemen staan ​​op zichzelf. Het is duidelijk dat door het communicatieprobleem op te lossen, een enorm percentage van de problemen kan worden geëlimineerd, en door het probleem van toegang tot middelen op te lossen, kan bijna 90% van de obstakels op het pad van het team worden opgelost. Je hebt niet alleen ontdekt hoe je het team kunt helpen, je hebt zojuist een Pareto-analyse gedaan.

Al dit werk op papier doen zal waarschijnlijk enige tijd in beslag nemen. Het proces kan aanzienlijk worden versneld met behulp van de Pareto-grafiek in Microsoft Excel.

Pareto-diagrammen zijn een combinatie van een lijndiagram en een histogram. Ze zijn uniek omdat ze meestal één horizontale as (categorie-as) en twee verticale assen hebben. De grafiek is handig voor het prioriteren en sorteren van gegevens.

Het is mijn taak om u te helpen gegevens voor te bereiden voor de Pareto-grafiek en vervolgens de grafiek zelf te maken. Als uw gegevens al zijn voorbereid voor de Pareto-grafiek, kunt u doorgaan naar het tweede deel.

Vandaag analyseren we een problematische situatie in een bedrijf dat werknemers regelmatig onkosten vergoedt. Het is onze taak om erachter te komen waar we het meeste aan uitgeven en te begrijpen hoe we deze kosten met 80% kunnen verlagen met behulp van een snelle Pareto-analyse. We kunnen achterhalen welke kosten 80% van de terugbetalingen uitmaken en hoge kosten in de toekomst voorkomen door het beleid te wijzigen om groothandelsprijzen te gebruiken en personeelskosten te bespreken.

Deel één: gegevens voorbereiden voor de Pareto-grafiek

1. Organiseer uw gegevens. In onze tabel zijn er 6 categorieën van geldelijke vergoedingen en bedragen die door werknemers worden geclaimd.
2. Sorteer de gegevens in aflopende volgorde. Controleer of kolommen zijn geselecteerd А и Вcorrect te sorteren.
3. Kolom Som Hoeveelheid (aantal uitgaven) wordt berekend met de functie SOM (SOM). In ons voorbeeld, om het totale bedrag te krijgen, moet u de cellen toevoegen van V3 naar V8.

sneltoetsen: Selecteer een cel om een ​​bereik van waarden op te tellen B9 en druk op Alt + =. Het totale bedrag zal $ 12250 zijn.

3. 
4. Maak een kolom Cumulatief bedrag (cumulatief bedrag). Laten we beginnen met de eerste waarde € 3750 in de cel B3. Elke waarde is gebaseerd op de waarde van de vorige cel. In een cel C4 type dan: = C3 + B4 en druk op Enter.
5. Dubbelklik op de handgreep voor automatisch aanvullen om de resterende cellen in een kolom automatisch in te vullen.
6. Maak vervolgens een kolom Cumulatief% (cumulatief percentage). Om deze kolom te vullen, kunt u de som van het bereik gebruiken Hoeveelheid en waarden uit kolom Cumulatief bedrag. In de formulebalk voor een cel D3 invoeren =C3/$B$9 en druk op Enter. Symbool $ creëert een absolute referentie zodat de somwaarde (celverwijzing B9) verandert niet wanneer u de formule naar beneden kopieert.
7. Dubbelklik op de markering voor automatisch aanvullen om de kolom te vullen met een formule, of klik op de markering en sleep deze over de gegevenskolom.
8. Nu is alles klaar om te beginnen met het bouwen van de Pareto-grafiek!

Deel twee: een Pareto-diagram maken in Excel

1. Selecteer de gegevens (in ons voorbeeld cellen van A2 by D8).
2. Media Alt + F1 op het toetsenbord om automatisch een grafiek te maken van de geselecteerde gegevens.
3. Klik met de rechtermuisknop in het diagramgebied en klik in het menu dat verschijnt op Selecteer gegevens (Selecteer Gegevens). Er verschijnt een dialoogvenster Een gegevensbron selecteren (Selecteer Gegevensbron). Selecteer lijn Cumulatief bedrag en druk op verwijderen (Verwijderen). Dan OK.
4. Klik op de grafiek en gebruik de pijltjestoetsen op uw toetsenbord om tussen de elementen te bewegen. Wanneer een rij met gegevens is geselecteerd Cumulatief%, die nu samenvalt met de categorie-as (horizontale as), klik er met de rechtermuisknop op en selecteer Het grafiektype voor een serie wijzigen (Wijzig het type grafiekreeks). Nu is deze reeks gegevens moeilijk te zien, maar mogelijk.
5. Er verschijnt een dialoogvenster Het diagramtype wijzigen (Change Chart Type), selecteer lijndiagram.
6. We hebben dus een histogram en een platte lijngrafiek langs de horizontale as. Om het reliëf van een lijngrafiek weer te geven, hebben we nog een verticale as nodig.
7. Klik met de rechtermuisknop op een rij Cumulatief% en klik in het menu dat verschijnt op Indeling gegevensreeks (Gegevensreeks opmaken). Het dialoogvenster met dezelfde naam verschijnt.
8. In sectie Rij-opties (Serie opties) selecteer Kleine as (Secundaire as) en druk op de knop Sluiten (Dichtbij).
9. De percentage-as verschijnt en de grafiek verandert in een volwaardige Pareto-grafiek! Nu kunnen we conclusies trekken: het grootste deel van de kosten zijn collegegeld (Training Fees), apparatuur (Iron) en briefpapier (Kantoorbenodigdheden).

Met stapsgewijze instructies voor het opzetten en maken van een Pareto-diagram in Excel bij de hand, probeer het in de praktijk. Door Pareto-analyse toe te passen, kunt u de belangrijkste problemen identificeren en een belangrijke stap zetten om ze op te lossen.