2 bestanden vergelijken in Excel voor verschillen

Elke gebruiker kan een situatie tegenkomen waarin ze twee tabellen moeten vergelijken. Welnu, als laatste redmiddel moet iedereen twee kolommen vergelijken. Ja, natuurlijk is het werken met Excel-bestanden erg handig en comfortabel. Sorry, dit is geen vergelijking. Natuurlijk is het visueel sorteren van een kleine tabel mogelijk, maar wanneer het aantal cellen in de duizenden gaat, moet u aanvullende analytische hulpmiddelen gebruiken.

Helaas is er nog geen toverstaf geopend waarmee je in één klik automatisch alle informatie met elkaar kunt vergelijken. Daarom moet u werken, namelijk om gegevens te verzamelen, de nodige formules op te geven en andere acties uit te voeren waarmee u vergelijkingen op zijn minst een beetje kunt automatiseren.

Er zijn veel van dergelijke acties. Laten we er een paar bekijken.

Wat is het doel van het vergelijken van Excel-bestanden?

Er kunnen enorm veel redenen zijn waarom verschillende Excel-bestanden worden vergeleken. Vroeg of laat wordt elke gebruiker met zo'n behoefte geconfronteerd en heeft hij dergelijke vragen niet. U wilt bijvoorbeeld gegevens uit twee rapporten voor verschillende kwartalen vergelijken om te zien of de financiële cijfers omhoog of omlaag zijn gegaan.

Of de docent moet zien welke studenten van de universiteit zijn getrapt door de samenstelling van de studentengroep vorig jaar en dit jaar te vergelijken.

Er kan een enorm aantal van dergelijke situaties zijn. Maar laten we verder gaan met oefenen, want het onderwerp is behoorlijk complex.

Alle manieren om 2 tabellen in Excel te vergelijken

Hoewel het onderwerp complex is, is het eenvoudig. Ja, wees niet verbaasd. Het is complex omdat het uit veel onderdelen bestaat. Maar deze onderdelen zelf zijn gemakkelijk te begrijpen en uit te voeren. Laten we eens kijken hoe je twee Excel-spreadsheets direct in de praktijk kunt vergelijken.

Gelijkheidsformule en False-True Test

Laten we natuurlijk beginnen met de eenvoudigste methode. Deze methode om documenten te vergelijken is mogelijk, en binnen een vrij groot bereik. U kunt niet alleen tekstwaarden vergelijken, maar ook numerieke. En laten we een klein voorbeeld nemen. Laten we zeggen dat we twee bereiken hebben met cellen in getalnotatie. Om dit te doen, schrijft u eenvoudig de gelijkheidsformule =C2=E2. Als blijkt dat ze gelijk zijn, wordt "TRUE" in de cel geschreven. Als ze verschillen, dan ONWAAR. Daarna moet u deze formule overdragen naar het hele bereik met behulp van de autocomplete-markering.

Nu is het verschil met het blote oog zichtbaar.

Verschillende waarden markeren

Waarden die van elkaar verschillen kun je ook in een speciale kleur uitlichten. Dit is ook een vrij eenvoudige taak. Als het voor u voldoende is om verschillen te vinden tussen twee waardebereiken of hele tabellen, moet u naar het tabblad "Start" gaan en daar het item "Zoeken en markeren" selecteren. Voordat u erop klikt, moet u de reeks cellen markeren die informatie opslaan ter vergelijking. 

Klik in het menu dat verschijnt op het menu "Selecteer een groep cellen ...". Vervolgens wordt een venster geopend waarin we verschillen per lijn als criterium moeten selecteren.

2 tabellen vergelijken met voorwaardelijke opmaak

Voorwaardelijke opmaak is een erg handige en vooral functionele methode waarmee u een kleur kunt kiezen die een andere of dezelfde waarde benadrukt. U vindt deze optie op het tabblad Home. Daar vindt u een knop met de juiste naam en in de lijst die verschijnt, selecteert u "Regels beheren". Er verschijnt een regelmanager waarin we het menu "Regel maken" moeten selecteren.

Vervolgens moeten we uit de lijst met criteria degene selecteren waarin staat dat we een formule moeten gebruiken om de cellen te bepalen die op een speciale manier worden opgemaakt. In de beschrijving van de regel moet u een formule opgeven. In ons geval is dit =$C2<>$E2, waarna we onze acties bevestigen door op de knop “Formatteren” te drukken. Daarna stellen we het uiterlijk van de cel in en kijken of we het leuk vinden door een speciaal minivenster met een voorbeeld. 

Als alles past, klikt u op de knop "OK" en bevestigt u de acties.

In de Beheerder van voorwaardelijke opmaakregels kan de gebruiker alle opmaakregels vinden die van kracht zijn in dit document. 

AANTAL.ALS-functie + tabelvergelijkingsregels

Alle methoden die we eerder hebben beschreven, zijn handig voor die indelingen waarvan de indeling hetzelfde is. Als de tabellen niet eerder zijn besteld, is de beste methode om twee tabellen te vergelijken met behulp van de functie COUNTIF en regels. 

Laten we ons voorstellen dat we twee bereiken hebben met iets verschillende informatie. We staan ​​voor de taak om ze te vergelijken en te begrijpen welke waarde anders is. Eerst moet je het in het eerste bereik selecteren en naar het tabblad "Home" gaan. Daar vinden we het voorheen bekende item “Voorwaardelijke opmaak”. We maken een regel en stellen de regel in om een ​​formule te gebruiken. 

In dit voorbeeld is de formule zoals weergegeven in deze schermafbeelding.

Daarna stellen we het formaat in zoals hierboven beschreven. Deze functie analyseert de waarde in cel C1 en kijkt naar het bereik dat in de formule is opgegeven. Het komt overeen met de tweede kolom. We moeten deze regel nemen en kopiëren over het hele bereik. Hoera, alle cellen met niet-herhalende waarden zijn gemarkeerd.

VERT.ZOEKEN-functie om 2 tabellen te vergelijken

In deze methode zullen we de functie VPR, die controleert of er overeenkomsten zijn in twee tabellen. Om dit te doen, moet u de formule in de onderstaande afbeelding invoeren en deze overbrengen naar het hele bereik dat ter vergelijking wordt gebruikt.

Deze functie herhaalt elke waarde en kijkt of er duplicaten zijn van de eerste kolom naar de tweede. Welnu, na het uitvoeren van alle bewerkingen wordt deze waarde in de cel geschreven. Als het er niet is, krijgen we de fout #N/A, wat voldoende is om automatisch te begrijpen welke waarde niet overeenkomt.

ALS-functie

Logische functie ALS - dit is een andere goede manier om twee reeksen te vergelijken. Het belangrijkste kenmerk van deze methode is dat u alleen het deel van de array kunt gebruiken dat wordt vergeleken, en niet de hele tabel. Dit bespaart bronnen voor zowel de computer als de gebruiker.

Laten we een klein voorbeeld nemen. We hebben twee kolommen - A en B. We moeten een deel van de informatie daarin met elkaar vergelijken. Om dit te doen, moeten we een andere servicekolom C voorbereiden, waarin de volgende formule is geschreven.

Een formule gebruiken die functies gebruikt IF, IFFOUT и MEER BLOOTGESTELD u kunt alle gewenste elementen van kolom A herhalen en vervolgens in kolom B. Als het in kolommen B en A is gevonden, wordt het teruggestuurd naar de overeenkomstige cel.

VBA-macro

Een macro is de meest complexe, maar ook de meest geavanceerde methode om twee tabellen te vergelijken. sommige vergelijkingsopties zijn over het algemeen niet mogelijk zonder VBA-scripts. Hiermee kunt u het proces automatiseren en tijd besparen. Alle noodzakelijke bewerkingen voor gegevensvoorbereiding, indien eenmaal geprogrammeerd, zullen worden uitgevoerd.

Op basis van het op te lossen probleem kunt u elk programma schrijven dat gegevens vergelijkt zonder tussenkomst van de gebruiker.

Bestanden vergelijken in Excel

Als de gebruiker zichzelf de taak heeft gesteld (nou ja, of hij heeft er een gekregen) om twee bestanden te vergelijken, dan kan dit op twee manieren tegelijk. De eerste gebruikt een gespecialiseerde functie. Volg de instructies om deze methode te implementeren:

1. Open de bestanden die u wilt vergelijken.
2. Open het tabblad “Beeld” – “Venster” – “Bekijk zij aan zij”.

Daarna worden er twee bestanden geopend in één Excel-document.

Hetzelfde kan worden gedaan met alledaagse Windows-tools. Eerst moet u twee bestanden in verschillende vensters openen. Neem daarna een venster en sleep het naar de linkerkant van het scherm. Open daarna een tweede venster en sleep het naar de rechterkant. Daarna zullen de twee vensters naast elkaar staan. 

Voorwaardelijke opmaak om 2 Excel-bestanden te vergelijken

Vaak betekent het vergelijken van documenten dat u ze naast elkaar moet weergeven. Maar in sommige gevallen is het mogelijk om dit proces te automatiseren met behulp van voorwaardelijke opmaak. Hiermee kunt u controleren of er verschillen zijn tussen de bladen. Zo bespaart u tijd die u voor andere doeleinden kunt gebruiken.

Eerst moeten we de vergeleken bladen naar één document overbrengen. 

Om dit te doen, moet u met de rechtermuisknop op het juiste blad klikken en vervolgens op de knop "Verplaatsen of kopiëren" in het pop-upmenu klikken. Vervolgens verschijnt een dialoogvenster waarin de gebruiker het document kan selecteren waarin dit blad moet worden ingevoegd.

Vervolgens moet u alle gewenste cellen selecteren om alle verschillen weer te geven. De eenvoudigste manier om dit te doen is door op de cel linksboven te klikken en vervolgens op de toetscombinatie Ctrl + Shift + End te drukken.

Ga daarna naar het venster voor voorwaardelijke opmaak en maak een nieuwe regel. Als criterium gebruiken we een formule die geschikt is in een bepaald geval, dan stellen we het formaat in.

Aandacht: de adressen van de cellen moeten worden aangegeven die op een ander blad staan. Dit kan via het formule-invoermenu.

Gegevens vergelijken in Excel op verschillende werkbladen

Stel we hebben een lijst met werknemers waarop ook hun salarissen staan ​​vermeld. Deze lijst wordt elke maand bijgewerkt. Deze lijst wordt gekopieerd naar een nieuw blad.

Stel dat we salarissen moeten vergelijken. In dit geval kunt u tabellen van verschillende werkbladen als gegevens gebruiken. We zullen voorwaardelijke opmaak gebruiken om de verschillen te benadrukken. Alles is eenvoudig.

Met voorwaardelijke opmaak kunt u effectieve vergelijkingen maken, zelfs als de namen van de medewerkers in een andere volgorde staan.

Hoe 2 bladen in Excel-spreadsheet te vergelijken

Vergelijking van informatie op twee bladen wordt uitgevoerd met behulp van de functie MEER BLOOTGESTELD. Als eerste parameter is er een paar waarden waarnaar u moet zoeken op het blad dat verantwoordelijk is voor de volgende maand. Simpel gezegd, maart. We kunnen het bekeken bereik aanwijzen als een verzameling cellen die deel uitmaken van de benoemde bereiken, gecombineerd in paren.

U kunt strings dus vergelijken op basis van twee criteria: achternaam en salaris. Nou ja, of iets anders, gedefinieerd door de gebruiker. Voor alle gevonden overeenkomsten wordt een getal geschreven in de cel waarin de formule is ingevoerd. Voor Excel is deze waarde altijd waar. Daarom, om de opmaak toe te passen op die cellen die anders waren, moet u deze waarde vervangen door LIEGEN, met behulp van de functie =NIET().

Tool voor het vergelijken van spreadsheets

Excel heeft een speciale tool waarmee u spreadsheets kunt vergelijken en automatisch wijzigingen kunt markeren. 

Het is belangrijk op te merken dat deze tool alleen beschikbaar is voor gebruikers die Professional Plus-kantoorsuites hebben gekocht.

U kunt het rechtstreeks openen vanuit het tabblad "Home" door het item "Bestanden vergelijken" te selecteren.

Daarna verschijnt een dialoogvenster waarin u de tweede versie van het boek moet selecteren. U kunt ook het internetadres invoeren waar dit boek zich bevindt.

Nadat we twee versies van het document hebben geselecteerd, moeten we onze acties bevestigen met de OK-toets.

In sommige gevallen kan er een fout worden gegenereerd. Als het verschijnt, kan dit erop wijzen dat het bestand met een wachtwoord is beveiligd. Nadat u op OK hebt geklikt, wordt u gevraagd deze in te voeren. 

De vergelijkingstool ziet eruit als twee Excel-spreadsheets naast elkaar in hetzelfde venster. Afhankelijk van of er informatie is toegevoegd, verwijderd of dat er een wijziging is in de formule (evenals andere soorten acties), worden de wijzigingen in verschillende kleuren gemarkeerd. 

Vergelijkingsresultaten interpreteren?

Het is heel eenvoudig: verschillende soorten verschillen worden aangegeven met verschillende kleuren. Opmaak kan zich uitstrekken tot zowel de celvulling als de tekst zelf. Dus als er gegevens in de cel zijn ingevoerd, is de vulling groen. Als iets onduidelijk wordt, heeft de service zelf symbolen die aangeven welk type wijziging in welke kleur is gemarkeerd.