Inhoud
We moeten allemaal met anderen communiceren over werkkwesties. Om tot een goed resultaat te komen is het van belang om informatie correct naar medewerkers te kunnen communiceren, verzoeken, wensen en opmerkingen correct te kunnen formuleren. Hier leest u wat u wel en niet moet doen.
Misschien bent u zelf meer dan eens uw verzoek of opdracht begonnen met de woorden "Ik heb u nodig", vooral in gesprekken met ondergeschikten. Helaas is dit niet de beste manier om verantwoordelijkheden te delegeren en in het algemeen met collega's om te gaan. En dat is waarom.
Dit sluit de mogelijkheid van adequate feedback af
Volgens organisatiepsycholoog Laura Gallagher laten we in de dialoog geen ruimte voor discussie als we een collega of ondergeschikte aanspreken met de woorden 'ik heb je nodig'. Maar misschien is de gesprekspartner het niet eens met uw bestelling. Misschien heeft hij of zij geen tijd, of juist meer uitgebreide informatie en weet hij het probleem beter op te lossen. Maar we geven de persoon simpelweg geen kans om te spreken (hoewel we dit waarschijnlijk onbewust doen).
In plaats van "Ik heb je nodig", adviseert Gallagher zich tot een collega te wenden met de woorden: "Ik zou willen dat je dit en dat doet. Wat denk je?" of “We liepen tegen dit probleem aan. Heb je opties om het op te lossen?”. Dit is vooral belangrijk in gevallen waarin feedback van een medewerker het algehele resultaat beïnvloedt. Leg uw beslissing niet op aan de gesprekspartner, laat hem of haar eerst aan het woord.
Het geeft een collega geen kans om zich belangrijk te voelen.
“De taak die je een medewerker geeft, kost zijn tijd, middelen. Het is over het algemeen van invloed op hoe iemands werkdag verloopt”, legt Loris Brown uit, een expert in volwasseneneducatie. “Maar bij het uitdelen van opdrachten aan collega's houden velen meestal geen rekening met hun prioriteiten en hoe de nieuwe taak de uitvoering van al het andere zal beïnvloeden.
Bovendien gaat "Ik heb je nodig" altijd over ons en onze prioriteiten. Het klinkt nogal schaamteloos en onbeleefd. Om ervoor te zorgen dat medewerkers aan uw behoeften kunnen voldoen, is het belangrijk om ze te motiveren en te laten zien hoe de voltooiing van de taak de algehele resultaten zal beïnvloeden.”
Bovendien hebben de meesten van ons een grote behoefte aan communicatie en sociale contacten, en mensen vinden het meestal leuk om iets te doen waar hun hele sociale groep van profiteert. "Laat zien dat uw opdracht belangrijk is voor het algemeen welzijn, en de persoon zal het meer gewillig doen", merkt de deskundige op.
Stel jezelf in elk geval in de plaats van de andere kant - zou je het verlangen hebben om te helpen?
Als collega's je verzoeken negeren, denk er dan eens over na: misschien heb je eerder iets verkeerd gedaan - je hebt bijvoorbeeld hun tijd misbruikt of de resultaten van hun werk helemaal niet gebruikt.
Probeer om dit te voorkomen altijd duidelijk aan te geven waar je hulp bij nodig hebt. Bijvoorbeeld: “Overmorgen om 9 uur heb ik een presentatie op het kantoor van een klant. Ik zal u dankbaar zijn als u het rapport morgen vóór 00 uur opstuurt, zodat ik het kan doornemen en actuele gegevens aan de presentatie kan toevoegen. Wat denken jullie, gaat het werken?
En als je de opties kiest om je verzoek of instructie te formuleren, stel je dan telkens in de plaats van de andere kant - zou je dan willen helpen?