Inhoud
Timemanagement «Met het werk dat ik heb en zit ik gevangen in een nutteloze vergadering»
De econoom Pilar Lloret legt in «30 minuten durende vergaderingen» uit hoe deze werkafspraken maximaal kunnen worden geoptimaliseerd
Als je bij het verwittigen van een nieuwe afspraak op je werk onvoorzichtig en berustend snuift, is er iets mis. Deze werkafspraken zouden hulpmiddelen moeten zijn om ons professionele werk te verbeteren, en vaak zijn ze gewoon tijdverspilling.
Deze situatie - veel vaker voor dan het lijkt - was wat de econoom motiveerde Pijler Lloret, gespecialiseerd in bedrijfs- en risicoanalyse, te schrijven «30 minuten vergaderingen», een boek waarin hij door middel van duidelijke richtlijnen en adviezen een manier voorstelt om de efficiëntie van deze bijeenkomsten te vergroten en zo zijn doel te bereiken.
We spraken met de auteur en vroegen haar de sleutels om te stoppen met het verspillen van tijd en het meeste te halen uit de vergaderingen die we moeten bijwonen:
Waarom is organisatie zo belangrijk bij het plannen van een vergadering?
Als we geen goede planning en organisatie hebben, zullen de doelstellingen niet duidelijk zijn, noch de te bespreken punten, noch de beschikbare tijd … Daarom zullen we ongecontroleerde duur en we zullen niet voldoen aan de verwachtingen van de deelnemers. We kunnen gefrustreerd raken en het zal een verspilling van ieders tijd zijn.
Welke negatieve effecten kan een vergadering hebben die slecht is gepland en waarbij het gewenste doel niet wordt bereikt?
Naast de kosten in economische termen, genereert het bijwonen van vergaderingen die slecht gepland zijn en waarin na 90, 60 of 30 minuten geen conclusie wordt bereikt, een negatieve perceptie en ontmoediging onder aanwezigen. En als deze situatie aanhoudt, is het gemakkelijk dat we na verloop van tijd gestrest raken door te denken "met de baan die ik heb en ik moet een nutteloze vergadering bijwonen."
Het heeft ook een negatief effect op de mening van de deelnemers over de organisator, die in de meeste gevallen meestal de baas is.
Waarom is 30 minuten de optimale tijd voor de duur van een vergadering?
30 minuten is de uitdaging die ik in het boek stel op basis van mijn eigen ervaring met het organiseren van vergaderingen die werken. klaarblijkelijk er zijn vergaderingen die meer tijd nodig hebben, andere waarin uw doel nog in minder kan worden gehaald, en natuurlijk kan soms de 30 of zelfs 60 minuten van de vergadering zelf worden vervangen door bijvoorbeeld een telefoontje of een e-mail.
Hoe werkt de figuur van de beslisser waar je het over hebt in het boek?
Als we het hebben over de deelnemers van een vergadering van 30 minuten, moet het duidelijk zijn dat: het ideale aantal mag niet groter zijn dan maximaal vijf personen. En uw keuze moet de juiste zijn. We kunnen de figuren onderscheiden van de moderator, coördinator, secretaris (het kan dezelfde persoon zijn) en de deelnemers. Besluitvorming in een vergadering van 30 minuten en maximaal vijf personen is in principe consensueel en mag geen conflicten opleveren.
Hoe organiseren we een meeting om deze zo efficiënt mogelijk te laten verlopen?
Hoe we de bijeenkomst als volgt kunnen organiseren, kunnen we in vijf punten samenvatten. De eerste zou zijn definieer het doel en het gewenste resultaat van de vergadering. De seconde, kies de juiste deelnemers. De derde is de vergadering plannen; Stel onder andere de agenda op, kies de locatie, starttijd en duur en stuur deze samen met de belangrijkste documenten van de vergadering naar geïnteresseerden in voldoende tijd zodat zij deze kunnen voorbereiden.
Ten vierde moeten we rekening houden met de structuur ontwerp van de vergaderingen, dat wil zeggen, de werkingsregels en natuurlijk hoe de 30 minuten die de vergadering duurt, zijn inhoudelijk gestructureerd. Tot slot is het belangrijk om een vergadering follow-up. Zorg ervoor dat alle deelnemers op de hoogte zijn van de gemaakte afspraken en, in het geval dat er een vervolgactie moet worden uitgevoerd, wat de taken zijn die aan elk zijn toegewezen en de uitvoeringstijd