Bij de Afstand van de Universiteit voor Praktische Psychologie werken we aan verschillende methoden van zelforganisatie en efficiëntieverbetering. Inclusief hoe u de juiste prioriteiten kunt stellen.
Waarom prioriteiten stellen?.
De eerste reden ligt voor de hand: de belangrijkste dingen eerst doen. De tweede reden is minder voor de hand liggend: zodat u op elk moment precies weet met welke zaken u nu bezig bent. Zodat er geen keuze is, want het is op het moment van keuze dat gooien, excuses, gedachten als "Ik moet thee gaan drinken" enzovoort beginnen.
Weg met gooien, prioriteiten stellen.
Ik wil de manier waarop mijn auteur prioriteiten stelt met u delen, u zult nergens anders over deze methode lezen. Naar mijn mening is dit de meest efficiënte manier om prioriteiten te stellen, maar het heeft één nadeel. Het vereist kennis van hogere wiskunde voor de tweede graad, of liever het vermogen om te vermenigvuldigen en te delen.
Dus stel je voor dat je hebt takenlijst. Laat ik een voorbeeld schetsen:
- Maak een video voor de site
- Bestel een computerbureau
- Beantwoorden van dringende e-mails
- Demonteer de doos in de kast
Nou, dat is ongeveer zo'n lijst die door mij van het plafond is gehaald. Vervolgens zullen we de betekenis van elk geval evalueren. Significantie bestaat uit drie parameters:
- Belang Hoe belangrijk is het om dit te doen? Gebeurt er iets ergs als je besluit het helemaal niet te doen? Hoeveel hangt af van de uitvoering ervan?
- Urgentie — Hoe snel moet dit gebeuren? Alles laten vallen en het gewoon doen? Of als je het binnen een week doet, is het dan in principe normaal?
- Ingewikkeldheid — Hoe lang zullen deze werkzaamheden duren? Moet ik onderhandelen en communiceren met andere mensen om het te halen? In hoeverre is het emotioneel en moreel eenvoudig of juist complex en onaangenaam?
Beoordeel alle gevallen op deze drie parameters op een schaal van 1 tot 10 in volgorde van belangrijkheid-urgentie-moeilijkheid. Uiteindelijk krijg je zoiets als dit:
- Maak een video voor de site 8 6 7
- Bestel een computerbureau 6 2 3
- Beantwoorden van dringende e-mails 7 9 2
- Demonteer de doos in de kast 2 2 6
Dus alle gevallen worden beoordeeld volgens de drie criteria Belang-Spoed-Complexiteit, maar tot nu toe zal het niet mogelijk zijn om prioriteiten te stellen, omdat het nog steeds niet duidelijk is welke gevallen op de eerste plaats moeten komen, belangrijk of urgent? Of misschien eerst de eenvoudigste, zodat ze snel gedaan kunnen worden en niet afleiden?
Om prioriteiten te stellen wij nemen aan de uiteindelijke betekenis van elk geval.
Betekenis = Belang * Urgentie / Complexiteit
Vermenigvuldig belang met urgentie en deel door complexiteit. Dus helemaal bovenaan zullen we dingen hebben die heel belangrijk en zeer urgent zijn, terwijl ze heel eenvoudig zijn. Nou ja, andersom. En dan ziet onze lijst er als volgt uit:
- Maak een video voor de site 8 * 6 / 7 = 6.9
- Bestel computerbureau 6 * 2 / 3 = 4.0
- Beantwoorden van dringende e-mails 7 * 9 / 2 = 31.5
- Demonteer de doos in de kast 2 * 2/6 = 0.7
Ik heb een rekenmachine gebruikt om de waarden te berekenen en af te ronden tot tienden, een dergelijke nauwkeurigheid is voldoende. Dus nu zien we hoe gemakkelijk het is om dingen in volgorde van prioriteit te regelen:
- Beantwoorden van dringende e-mails 31.5
- Maak een video voor de site 6.9
- Bestel computerbureau 4.0
- Demonteer de doos in de kast 0.7
Het beste van deze procedure is dat het geen complexe beslissingen nodig, is er een kant-en-klaar algoritme dat altijd de juiste prioriteiten zal stellen. Jouw taak is alleen om het belang, de urgentie en de complexiteit van de zaak adequaat in te schatten, dan techniek neemt het over.
Prioriteer op deze manier met de lijst die je in de vorige taak hebt gedaanom ervoor te zorgen dat het niet alleen eenvoudig is, maar dat de definitieve lijst behoorlijk toereikend is. In de eerste plaats zijn die dingen die in de eerste plaats echt redelijk zijn om te doen.