Inhoud
Als je vaak bepaalde boeken of bladen per e-mail moet versturen, dan heb je vast gemerkt dat deze procedure niet zo snel op te roepen is. Als je het "klassiek" doet, heb je nodig:
- een e-mailprogramma openen (bijvoorbeeld Outlook)
- maak een nieuw bericht aan
- typ het adres, onderwerp en tekst in
- voeg een bestand toe aan het bericht (niet vergeten!)
- Klik op de knop Verzenden
In feite kan e-mail op verschillende manieren eenvoudig rechtstreeks vanuit Excel worden verzonden. Gaan…
Methode 1: Ingesloten verzenden
Als je nog steeds de goede oude Excel 2003 hebt, dan is alles eenvoudig. Open het gewenste boek/blad en selecteer uit het menu Bestand – Verzenden – Bericht (Bestand — Verzenden naar — E-mailontvanger). Er wordt een venster geopend waarin u een van de twee opties voor verzending kunt kiezen:
In het eerste geval wordt het huidige boek als bijlage aan het bericht toegevoegd, in het tweede geval gaat de inhoud van het huidige blad direct in de berichttekst als teksttabel (zonder formules).
Daarnaast is het menu Bestand – Verzenden (Bestand — Verzenden naar) er zijn nog een paar exotische verzendopties:
- Bericht (ter beoordeling) (E-mailontvanger voor beoordeling) – de hele werkmap wordt verzonden en tegelijkertijd wordt het bijhouden van wijzigingen ervoor ingeschakeld, dwz het begint duidelijk te worden vastgesteld – wie, wanneer en in welke cellen welke wijzigingen hebben aangebracht. U kunt dan de gemaakte wijzigingen in het menu weergeven Service – Fixes – Markeer fixes (Extra — Wijzigingen bijhouden — Wijzigingen markeren) of op het tabblad Review – Correcties (Beoordeling — Wijzigingen bijhouden) Het ziet er ongeveer zo uit:
Gekleurde kaders markeren wijzigingen die in het document zijn aangebracht (elke gebruiker heeft een andere kleur). Wanneer u met de muis beweegt, verschijnt er een notitie-achtig venster met een gedetailleerde beschrijving van wie, wat en wanneer in deze cel is gewijzigd. Het is erg handig om documenten te bekijken, wanneer u bijvoorbeeld het rapport van uw ondergeschikten bewerkt of de baas het uwe.
- Langs de route (Routing-ontvanger) – het bericht waar uw boek wordt bijgevoegd, gaat door een reeks ontvangers, die het automatisch als een stokje doorsturen. Desgewenst kunt u instellen dat het bericht aan het einde van de keten naar u terugkeert. U kunt het bijhouden van wijzigingen inschakelen om de bewerkingen te zien die door elke persoon in de thread zijn gemaakt.
In de nieuwe Excel 2007/2010 is de situatie iets anders. In deze versies, om het boek per post te verzenden, moet je de knop . selecteren Kantoor (Office-knop) of tabblad Dien in (Bestand) en team Verzenden (Versturen). Vervolgens krijgt de gebruiker een reeks verzendopties aangeboden:
Houd er rekening mee dat in nieuwe versies de mogelijkheid om een apart blad van de werkmap te verzenden die in de hoofdtekst van de brief is ingevoegd, is verdwenen - net als in Excel 2003 en later. De enige optie die overblijft is om het hele bestand te verzenden. Maar er was een handige mogelijkheid om het bekende PDF-formaat en het minder bekende XPS in te sturen (vergelijkbaar met PDF, maar Acrobat Reader is niet vereist om te lezen - het opent rechtstreeks in Internet Explorer). De opdracht om een boek ter beoordeling op te sturen kan als extra knop op het sneltoegangspaneel worden uitgetrokken via Bestand – Opties – Werkbalk Snelle toegang – Alle opdrachten – Verzenden ter beoordeling (Bestand — Opties — Werkbalk Snelle toegang — Alle opdrachten — Verzenden ter beoordeling).
Methode 2. Eenvoudige macro's om te verzenden
Het verzenden van een macro is veel eenvoudiger. De Visual Basic Editor openen via het menu Service – Macro – Visual Basic-editor (Extra — Macro — Visual Basic Editor), plaats de nieuwe module in het menu Invoegen – Module en kopieer de tekst van deze twee macro's daar:
Sub SendWorkbook() ActiveWorkbook.SendMail Recipients:="[email protected]", Subject:="Лови файлик" End Sub Sub SendSheet() ThisWorkbook.Sheets("Лист1").Kopieer met ActiveWorkbook .SendMail-ontvangers:="[e-mail beschermd]", Subject:="Vang het bestand" .Sluit SaveChanges:=False End With End Sub Daarna kunnen de gekopieerde macro's worden uitgevoerd in het menu Service – Macro – Macro's (Extra — Macro — Macro's). VerzendenWerkboek verzendt het volledige huidige boek naar het opgegeven adres, en VerstuurBlad — Blad1 als bijlage.
Wanneer u de macro uitvoert, neemt Excel contact op met Outlook, waardoor het volgende beveiligingsbericht op het scherm verschijnt:
Wacht tot de knop Oplossen wordt actief en klik erop om uw inzending te bevestigen. Daarna worden automatisch gegenereerde berichten in de map geplaatst Uitgaande en wordt naar de ontvangers verzonden wanneer u Outlook voor het eerst start of, als u het al hebt uitgevoerd, meteen.
Methode 3. Universele macro
En als u niet het huidige boek wilt verzenden, maar een ander bestand? En de tekst van het bericht zou ook leuk zijn om in te stellen! De vorige macro's zullen hier niet helpen, omdat ze worden beperkt door de mogelijkheden van Excel zelf, maar u kunt een macro maken die Outlook vanuit Excel beheert - maak en vul een nieuw berichtvenster in en verzend het. De macro ziet er als volgt uit:
Sub SendMail() Dim OutApp As Object Dim OutMail As Object Dim cel As Range Application.ScreenUpdating = False Set OutApp = CreateObject ("Outlook.Application") 'start Outlook in verborgen modus OutApp.Session.Logon On Error GoTo cleanup 'if not gestart - exit Set OutMail = OutApp.CreateItem(0) 'maak een nieuw bericht On Error Resume Next' vul de berichtvelden in With OutMail .To = Range("A1").Value .Subject = Range("A2"). Waarde .Body = Range("A3").Value .Attachments.Add Range("A4").Value 'Verzenden kan worden vervangen door Display om het bericht te bekijken voordat het wordt verzonden.Send End With On Error GoTo 0 Set OutMail = Niets opruimen : Set OutApp = Nothing Application.ScreenUpdating = True End Sub Het adres, het onderwerp, de tekst van het bericht en het pad naar het bijgevoegde bestand moeten in de cellen A1:A4 van het huidige blad staan.
- Groepsmailing vanuit Excel met de PLEX-invoegtoepassing
- Macro's voor het verzenden van e-mail vanuit Excel via Lotus Notes door Dennis Wallentin
- Wat zijn macro's, waar macrocode in te voegen in Visual Basic
- E-mails maken met de HYPERLINK-functie