Hoe de datum automatisch in Excel in te vullen

Werken met tijd en datum is een belangrijk aspect van het gebruik van Microsoft Excel. Vandaag leert u hoe u een datum op verschillende manieren kunt invoeren, hoe u de datum van vandaag kunt bepalen met behulp van een tijdstempel of hoe u dynamisch veranderende waarden kunt gebruiken. U zult ook begrijpen welke acties u kunt gebruiken om een ​​kolom of rij te vullen met de dagen van de week.

Er zijn verschillende opties om datums aan Excel toe te voegen. Afhankelijk van de doelen die u nastreeft, zijn de acties verschillend. En de taken kunnen van alles zijn: specificeer de datum van vandaag of voeg een datum toe aan het blad, dat automatisch wordt bijgewerkt en altijd laat zien wat er momenteel op de klok en kalender staat. Of u wilt dat de spreadsheet automatisch wordt gevuld met werkdagen, of u wilt een willekeurige datum invoeren. Welke doelen je ook nastreeft, vandaag leer je hoe je ze kunt bereiken.

Hoe een datum in Excel in te voeren

De gebruiker kan de datum in de spreadsheet invoeren met behulp van verschillende methoden en formaten. U kunt het bijvoorbeeld schrijven als 1 januari 2020, of u kunt het schrijven als januari 1.01.2020, XNUMX. Ongeacht het formaat waarin de datum moet worden gespecificeerd, zal het programma automatisch bepalen dat de gebruiker deze wil opnemen. Heel vaak formatteert het programma zelf de waarde op basis van het formaat dat in Windows is ingesteld, maar in sommige gevallen is formatteren mogelijk in de vorm die door de gebruiker is opgegeven.

Als de datumnotatie van de gebruiker niet voldoet, kan hij deze in de celinstellingen wijzigen. Hoe te begrijpen dat de waarde die de gebruiker heeft opgegeven, Excel definieerde als een datum? Dit wordt aangegeven door de uitlijning van de waarde naar rechts, en niet naar links.

Als Excel de ingevoerde gegevens niet kon bepalen en het juiste formaat niet kon toewijzen, en u ziet dat ze zich niet aan de rechterkant van de cel bevinden, dan kunt u proberen de datum in een ander formaat in te voeren dat dicht bij de standaard ligt . Om te zien welke momenteel beschikbaar zijn, kunt u naar het menu "Celindeling" gaan, dat u kunt vinden in het gedeelte "Nummer", dat zich op het tabblad "Home" bevindt.

Als hier behoefte aan is, kan de gebruiker eenvoudig de weergave van de weergave van de cel die is geregistreerd als degene die de datum bevat, wijzigen. Om dit te doen, kunt u hetzelfde venster Cellen opmaken gebruiken dat hierboven werd beschreven.

Het kan ook worden opgeroepen met de toetscombinatie Ctrl + 1.

Soms wordt de gebruiker geconfronteerd met een situatie waarin een cel wordt weergegeven in de vorm van een groot aantal rasters die erin zijn opgenomen. In de regel geeft dit aan dat het programma de gebruiker vraagt ​​om de celgrootte te vergroten. Het oplossen van dit probleem is heel eenvoudig. Het volstaat om te dubbelklikken op de rechterrand van de kolom waarin deze fout wordt weergegeven. Daarna wordt de breedte van de cellen in deze kolom automatisch bepaald op basis van de grootste lengte van de tekstreeks die erin zit.

U kunt ook de juiste breedte instellen door de rechterrand te slepen totdat de celbreedte correct is.

De huidige datum en tijd invoegen

Er zijn twee opties om de huidige tijd en datum in Excel in te voegen: statisch en dynamisch. De eerste dient als tijdstempel. Met de tweede optie kunt u altijd de huidige datum en tijd in de cel behouden.

Wat kan er worden gedaan om ervoor te zorgen dat de tijdstempel altijd up-to-date is? Gebruik hiervoor dezelfde formules als hieronder. Ze zullen altijd de huidige datum en tijd weergeven.

Als u een statische tijd moet instellen, kunt u speciale Excel-tools gebruiken die worden aangeroepen met sneltoetsen:

1. Ctrl + ; of Ctrl + Shift + 4 – deze sneltoetsen voegen automatisch de datum in de cel in die relevant is op het moment dat de persoon op deze knoppen klikt.
2. Ctrl + Shift + ; of Ctrl+Shift+6 – met hun hulp kunt u de huidige tijd opnemen.
3. Als u zowel de tijd als de datum moet invoeren die op dit moment relevant is, moet u eerst op de eerste toetsencombinatie drukken, vervolgens op de spatiebalk drukken en de tweede combinatie oproepen.

Welke specifieke sleutels moeten worden gebruikt? Het hangt allemaal af van de lay-out die momenteel is geactiveerd. Als de Engelse lay-out nu is ingeschakeld, wordt de eerste combinatie gebruikt, maar als de lay-out de tweede is (dat wil zeggen degene die onmiddellijk volgt na het woord “of”).

Opgemerkt moet worden dat het gebruik van deze sneltoetsen niet altijd ideaal is. In sommige gevallen werkt slechts één van de hierboven beschreven combinaties, ongeacht welke taal is geselecteerd. Daarom is testen de beste manier om te begrijpen welke u moet gebruiken.

In de regel is het patroon als volgt: het hangt allemaal af van welke taal was geïnstalleerd op het moment dat het bestand werd geopend. Als het Engels is, zal de situatie helemaal niet veranderen, zelfs als u de lay-out wijzigt in . Als de taal is geïnstalleerd, moet u, zelfs als u deze in Engels wijzigt, de formule gebruiken die geschikt is voor de taal.

Hoe u automatisch een permanent tijdstempel instelt (met formules)

Om ervoor te zorgen dat de cel altijd de tijd weergeeft, zijn er speciale formules. Maar de specifieke formule hangt af van de taken die de gebruiker uitvoert. Dus als de gebruikelijke weergave van de tijd in de tabel voldoende is, moet u de functie gebruiken TDATA(), die geen argumenten bevat. Nadat we het in de cel hebben ingevoegd, veranderen we het formaat in "Tijd" op de hierboven beschreven manier.

Als je later, op basis van deze gegevens, iets anders gaat doen en het resulterende resultaat in formules gaat gebruiken, dan is het beter om twee functies tegelijk te gebruiken: =DATUM()-VANDAAG()

Het aantal dagen wordt hierdoor nul. Daarom blijft er alleen tijd over als het resultaat dat door deze formule wordt geretourneerd. Maar hier moet je ook een tijdformaat gebruiken, zodat alles werkt als een klok. Bij het gebruik van formules moet u op de volgende nuances letten:

1. De gegevens worden niet altijd bijgewerkt. Om de datum en tijd te wijzigen in de huidige, moet u het venster sluiten, nadat u het eerder hebt opgeslagen, en vervolgens opnieuw openen. De update vindt ook plaats als u een macro inschakelt die voor deze functie is geconfigureerd.
2. Deze functie gebruikt de systeemklok als gegevensbron. Daarom, als ze verkeerd zijn geconfigureerd, zal de formule ook niet goed werken. Daarom wordt aanbevolen om de automatische detectie van de datum en tijd van internet in te stellen.

Laten we ons nu een dergelijke situatie voorstellen. We hebben een tabel met een lijst met goederen in kolom A. Onmiddellijk nadat ze zijn verzonden, moet de klant de waarde "Ja" in een speciale cel invoeren. Taak: stel automatisch de tijd vast waarop een persoon het woord "Ja" schreef en bescherm het tegelijkertijd tegen wijziging.

Welke acties kunnen worden ondernomen om dit doel te bereiken? U kunt bijvoorbeeld proberen de functie INDIEN, die ook dezelfde functie zal bevatten, maar met gegevens die afhankelijk zijn van de waarde van een andere cel. Het is veel gemakkelijker om dit aan te tonen met een voorbeeld. De formule ziet er als volgt uit: =ALS(B2=”Ja”, ALS(C2=””;DATUM(); C2); “”)

Laten we deze formule ontcijferen.

• B is de kolom waarin we de leveringsbevestiging moeten vastleggen.
• C2 is de cel waar de tijdstempel wordt weergegeven nadat we het woord "Ja" in cel B2 hebben geschreven.

Bovenstaande formule werkt als volgt. Het controleert of het woord "Ja" in cel B2 staat. Zo ja, dan wordt een tweede controle uitgevoerd die controleert of cel C2 leeg is. Als dit het geval is, wordt de huidige datum en tijd geretourneerd. Als geen van de bovenstaande functies werkt IF andere parameters bevatten, verandert er niets.

Als u wilt dat het criterium is "als er tenminste enige waarde in zit", dan moet u de operator "niet gelijk aan" <> in de voorwaarde gebruiken. In dit geval ziet de formule er als volgt uit: =ALS(B2<>""; ALS(C2="";DATUM(); C2); "")

Deze formule werkt als volgt: eerst wordt gecontroleerd of er op zijn minst enige inhoud in de cel zit. Zo ja, dan wordt de tweede controle gestart. Verder blijft de volgorde van acties hetzelfde.

Voor de volledige prestatie van deze formule moet u interactieve berekeningen inschakelen op het tabblad "Bestand" en in het gedeelte "Opties - Formules". In dit geval is het onwenselijk om ervoor te zorgen dat de cel ernaar verwijst. De prestaties zullen hierdoor slechter worden, maar de functionaliteit zal niet verbeteren.

Datums automatisch invullen in Excel

Als u het grootste deel van de tabel met datums moet vullen, kunt u een speciale functie gebruiken die automatisch aanvullen wordt genoemd. Laten we eens kijken naar enkele speciale gevallen van het gebruik ervan.

Stel dat we een lijst met datums moeten invullen, die elk een dag ouder zijn dan de vorige. In dit geval moet u automatisch aanvullen gebruiken zoals u zou doen met elke andere waarde. Eerst moet u de begindatum in de cel opgeven en vervolgens de markering voor automatisch aanvullen gebruiken om de formule naar beneden of naar rechts te verplaatsen, afhankelijk van de volgorde waarin de informatie in de tabel zich specifiek in uw geval bevindt. De markering voor automatisch aanvullen is een klein vierkantje dat zich in de rechterbenedenhoek van de cel bevindt, door het te slepen, kunt u automatisch een enorme hoeveelheid informatie invullen. Het programma bepaalt automatisch hoe het correct moet worden ingevuld, en in de meeste gevallen blijkt dat ook te kloppen. In deze screenshot hebben we de dagen in een kolom ingevuld. We kregen het volgende resultaat. 

Maar daar houden de mogelijkheden van autocomplete niet op. U kunt het zelfs uitvoeren met betrekking tot weekdagen, maanden of jaren. Er zijn twee hele manieren om het te doen.

1. Gebruik het standaard token voor automatisch aanvullen zoals hierboven beschreven. Nadat het programma alles automatisch heeft voltooid, moet u op het pictogram met opties voor automatisch aanvullen klikken en de juiste methode selecteren.
2. Sleep de autofill-markering met de rechtermuisknop en wanneer u deze loslaat, verschijnt automatisch een menu met instellingen. Kies de manier waarop u wilt en geniet.

Het is ook mogelijk om elke N dagen automatisch in te voegen. Om dit te doen, moet u een waarde aan de cel toevoegen, met de rechtermuisknop op de handgreep voor automatisch aanvullen klikken, deze ingedrukt houden en naar de plaats slepen waar u de nummerreeks wilt laten eindigen. Selecteer daarna de vuloptie "Progressie" en selecteer de stapwaarde.

Hoe de huidige datum in de voettekst te plaatsen

De footer is een gebied van het document, dat als het ware universeel is voor het hele boek. Daar kunnen verschillende gegevens worden ingevoerd: de naam van de persoon die het document heeft samengesteld, de dag waarop het is gemaakt. Inclusief de huidige datum. Volg de onderstaande instructies:

1. Open het menu "Invoegen", van waaruit u het instellingenmenu voor kop- en voettekst oproept.
2. Voeg de header-elementen toe die u nodig hebt. Het kan zowel platte tekst als datum, tijd zijn.

Belangrijke opmerking: de datum is statisch. Dat wil zeggen, er is geen geautomatiseerde manier om de informatie in de kop- en voetteksten constant bij te werken. U hoeft alleen vanaf het toetsenbord de gegevens te schrijven die op dat moment relevant zijn.

Aangezien kop- en voetteksten bedoeld zijn om service-informatie weer te geven die niet direct gerelateerd is aan de inhoud van het document, heeft het geen zin om formules en dergelijke in te voegen. Als u formules moet gebruiken, kunt u altijd de gewenste waarden in de eerste regel schrijven (en op deze plaats een lege regel toevoegen als daar al gegevens zijn opgeslagen) en deze repareren via de "View" of "Venster ” tabblad, afhankelijk van de versie van de kantoorsuite die u gebruikt (de eerste optie is voor de edities die na 2007 zijn uitgebracht, en de tweede is voor de edities die vóór die tijd waren).

Zo hebben we verschillende manieren bedacht om de datum en tijd automatisch in Excel in te voegen. We zien dat hier niets ingewikkelds aan is, en zelfs een kind kan het uitzoeken.