Inhoud
Gegevensconsolidatie is een functie in Excel, waardoor gebruikers de mogelijkheid hebben om gegevens uit verschillende tabellen in één te combineren, evenals bladen die zich in dezelfde of verschillende bestanden bevinden in één.
Officiële vereisten voor tabellen die nodig zijn om de consolidatie te voltooien
De optie genaamd “Consolideren” werkt niet als de tabellen niet aan de vereisten voldoen. Om de procedure voor het samenvoegen van gegevens met succes te voltooien, moet u:
- controleer de tabel op lege rijen/kolommen en verwijder ze als die er zijn;
- gebruik dezelfde sjablonen;
- volg de namen van de kolommen, ze mogen niet verschillen.
Basisconsolidatiemethoden in Excel
Wanneer u gegevens uit verschillende rapporten, tabellen en bereiken van hetzelfde type samenbrengt in één gemeenschappelijk bestand, kunt u verschillende methoden gebruiken. De twee belangrijkste methoden voor het samenvatten van gegevens worden hieronder besproken: per positie en per categorie.
- In de eerste variant staan de gegevens in de oorspronkelijke regio's in dezelfde volgorde waarin identieke labels worden aangebracht. Rol op per positie om gegevens van 3-4 bladen te combineren die op hetzelfde sjabloon zijn gebaseerd, bijvoorbeeld financiële overzichten zijn geschikt om deze methode te controleren.
- Bij de tweede optie: de gegevens staan in willekeurige volgorde, maar hebben identieke labels. Consolideer per categorie om gegevens uit meerdere werkbladen met verschillende lay-outs maar identieke gegevenslabels te combineren.
Belangrijk! Deze methode heeft veel gemeen met de vorming van een draaitabel. U kunt categorieën in een draaitabel echter reorganiseren.
- Er is ook een derde manier om gegevens te combineren - dit is consolidatie met behulp van formules. Toegegeven, het wordt in de praktijk zelden gebruikt, omdat het veel tijd van de gebruiker kost.
Stapsgewijze instructies voor het uitvoeren van consolidatie in Excel
Vervolgens bekijken we de gemakkelijkste en snelste manier om te consolideren.
Dus, hoe u meerdere tabellen samenvoegt:
- Eerst moet je een nieuw blad maken, waarna de software het automatisch aan de rechterkant toevoegt. Indien nodig kunt u het blad met de linkermuisknop naar een andere locatie slepen (bijvoorbeeld naar het einde van de lijst).
- Het toegevoegde blad, ga in de cel staan waarmee je gaat werken. Ga vervolgens naar het tabblad "Gegevens", zoek het gedeelte "Werken met gegevens", klik op het item met de naam "Consolidatie".
- Er verschijnt een klein instellingenvenster op de monitor.
- Vervolgens moet u de juiste functie selecteren om de gegevens te combineren.
- Nadat u een functie hebt geselecteerd, gaat u naar het veld "Link" door erin te klikken. Hier moet u een reeks cellen één voor één selecteren. Schakel hiervoor eerst over naar het blad met de eerste plaat.
- Selecteer vervolgens de plaat samen met de kop. Zorg ervoor dat alles correct is gedaan en klik vervolgens op het pictogram "Toevoegen". Overigens kun je de coördinaten zelf updaten/wijzigen via het toetsenbord, maar dit is onhandig.
- Om een bereik uit een nieuw document te selecteren, opent u het eerst in Excel. Start daarna het samenvoegproces in het eerste boek en schakel over naar het tweede, selecteer het juiste blad erin en selecteer vervolgens een bepaald deel van de cellen.
- Als gevolg hiervan wordt de eerste vermelding gevormd in de "Lijst met bereiken".
- Keer terug naar het veld "Link", verwijder alle informatie die het bevat en voeg vervolgens de coördinaten van de resterende platen toe aan de lijst met bereiken.
- Vink de vakjes aan naast de volgende functies: "Labels bovenste rij", "Waarden linkerkolom", "Links naar brongegevens genereren".
- Klik vervolgens op "OK".
- Excel voert de procedure uit en maakt een nieuw document aan volgens de ingestelde parameters en de geselecteerde functies.
In het voorbeeld is gekozen voor koppelen, dus de uitvoer is gegroepeerd om de details te helpen weergeven/verbergen.
Meer informatie over het gebruik van bereiken, het toevoegen en verwijderen van links
- Om het nieuwe bereik voor gegevensconsolidatie te gebruiken, moet u de optie "Consolideren" selecteren, op het veld "Link" klikken en het bereik selecteren of een link invoegen. Nadat u op de knop "Toevoegen" hebt geklikt, verschijnt de link in de lijst met bereiken.
- Om een link te verwijderen, selecteert u deze en klikt u op "Verwijderen".
- Om de koppeling te wijzigen, selecteert u deze in de lijst met bereiken. Het verschijnt in het veld "Link", waar het kan worden bijgewerkt. Klik na de voltooide manipulaties op de knop "Toevoegen". Verwijder vervolgens de oude versie van de gewijzigde link.
Dataconsolidatie helpt bij het combineren van de benodigde informatie die niet alleen in verschillende tabellen en bladen aanwezig is, maar ook in andere bestanden (boeken). De mengprocedure kost niet veel tijd en is gemakkelijk te starten met behulp van stapsgewijze instructies.