Inhoud
Dus je hebt een werkmap in Excel gemaakt vol met gegevens. Het is overzichtelijk, de informatie is up-to-date, de opmaak is precies zoals bedoeld. U besloot een papieren versie van deze tabel af te drukken... en alles ging mis.
Excel-spreadsheets zien er niet altijd geweldig uit op papier, omdat ze niet zijn ontworpen om op de afgedrukte pagina te passen. Ze zijn ontworpen om zo lang en zo breed te zijn als nodig is. Dit is geweldig om te bewerken en op het scherm te bekijken, maar het is moeilijk om documenten af te drukken omdat de gegevens niet altijd perfect passen op een standaard vel papier.
Al deze moeilijkheden betekenen niet dat het onmogelijk is om een Excel-spreadsheet er op papier goed uit te laten zien. Eigenlijk is het helemaal niet moeilijk. De volgende 5 trucs voor afdrukken in Excel helpen u dit probleem op te lossen. Ze zouden allemaal hetzelfde moeten werken in Excel 2007, 2010 en 2013.
1. Bekijk een voorbeeld van de pagina voordat u deze afdrukt
Met een hulpmiddel Afdrukvoorbeeld (Preview) U kunt precies zien hoe de tabel eruit zal zien op de afgedrukte pagina. Op het gebied van tijd- en papierbesparing Afdrukvoorbeeld (Preview) is uw belangrijkste afdruktool. U kunt zelfs enkele aanpassingen maken, zoals het slepen van de afdrukranden om ze breder of smaller te maken. Gebruik deze tool nadat u uw afdruk- en lay-outopties hebt aangepast om ervoor te zorgen dat uw spreadsheet eruitziet zoals u dat wilt.
2. Bepaal wat er moet worden afgedrukt
Als u slechts een klein deel van de gegevens nodig hebt, druk dan niet de hele werkmap af, maar druk de geselecteerde gegevens af. U kunt alleen het blad afdrukken dat u momenteel bekijkt door te kiezen in de afdrukinstellingen Druk actieve bladen af (Actieve bladen afdrukken), of selecteer Druk de hele werkmap af (Gehele boek afdrukken) om het hele bestand af te drukken. Bovendien kunt u een klein deel van uw gegevens afdrukken door het gewenste gebied te markeren en te selecteren: Selectie afdrukken (Afdrukselectie) in afdrukinstellingen.
3. Maximaliseer de beschikbare ruimte
U wordt beperkt door de grootte van het vel papier waarop u afdrukt, maar er zijn manieren om het meeste uit het gebied te halen. Probeer de paginarichting te wijzigen. De standaardoriëntatie is goed voor gegevens met meer rijen dan kolommen. Als uw tafel breder is dan hoog, wijzigt u de paginarichting in Landschap (landschap). Toch meer ruimte nodig? U kunt de breedte van de randen rond de randen van de pagina wijzigen. Hoe kleiner ze zijn, hoe meer ruimte er overblijft voor gegevens. Op het einde, als je tafel niet te groot is, probeer dan te spelen met de tool Aangepaste schaalopties (Schaal) om alle rijen of alle kolommen te laten passen, of het risico bestaat dat de hele tabel op één bedrukt vel papier past.
4. Gebruik koppen afdrukken
Als de tabel meer dan één pagina beslaat, wordt het moeilijk om te begrijpen waar specifieke gegevens naar verwijzen, aangezien Excel standaard alleen kolomkoppen op het eerste blad afdrukt. Team Titels afdrukken (Print Headers) stelt u in staat om rij- of kolomkoppen op elke pagina af te drukken, waardoor de gegevens veel gemakkelijker te lezen zijn.
5. Gebruik pagina-einden
Als de tabel meer dan één vel papier beslaat, raden we aan om pagina-einden te gebruiken om precies te bepalen welke gegevens op elk vel zullen vallen. Wanneer u een pagina-einde invoegt, wordt alles onder het einde gescheiden van alles boven het einde en gaat het naar de volgende pagina. Dit is handig, omdat u de gegevens precies kunt splitsen zoals u dat wilt.
Door deze trucs te gebruiken, kunt u uw spreadsheets gemakkelijker leesbaar maken. U vindt meer details over de hierboven beschreven technieken in de lessen van onze tutorial:
- Printpaneel in Microsoft Excel
- Stel het afdrukgebied in Excel in
- Marges en schaal instellen bij het afdrukken in Excel