Inhoud
Het sorteren van gegevens in Excel is een zeer handig hulpmiddel waarmee u de perceptie van informatie kunt verbeteren, vooral bij grote volumes. In deze les leren we sorteren toe te passen, de basiscommando's te leren en ook kennis te maken met de soorten sortering in Excel.
Bij het toevoegen van gegevens aan Excel is het erg belangrijk om de informatie op het werkblad goed te ordenen. Een hulpmiddel waarmee u dit kunt doen, is sorteren. Met behulp van sorteren kunt u een lijst met contactgegevens op achternaam maken, de inhoud van de tabel in alfabetische volgorde of in aflopende volgorde rangschikken.
Soorten sorteren in Excel
Wanneer u gegevens in Excel sorteert, moet u eerst beslissen of u de sortering op het hele werkblad (tabel) of alleen op een specifiek cellenbereik wilt toepassen.
- Door een blad (tabel) te sorteren, worden alle gegevens in één kolom geordend. Wanneer sorteren wordt toegepast op een blad, wordt gerelateerde informatie in elke rij samen gesorteerd. In het volgende voorbeeld is de kolom Naam contactpersoon (kolom A) alfabetisch gesorteerd.
- Bereik sorteren rangschikt gegevens in een celbereik. Deze sortering kan handig zijn bij het werken met Excel-sheets die meerdere tabellen met informatie dicht bij elkaar bevatten. Een sortering die op een bereik wordt toegepast, heeft geen invloed op andere gegevens op het werkblad.
Een blad (tabel, lijst) sorteren in Excel
In het volgende voorbeeld sorteren we het bestelformulier voor T-shirts op: Mijn achternaam (Kolom C) en rangschik ze in alfabetische volgorde.
- Selecteer de cel in de kolom waarop u wilt sorteren. In ons voorbeeld zullen we cel C2 selecteren.
- Klik op de Data op het lint en klik vervolgens op opdracht Sorteren van A tot Zom in oplopende volgorde te sorteren, of commando Sorteer van Z tot Ain aflopende volgorde te sorteren. In ons voorbeeld kiezen we het commando Sorteren van A tot Z.
- De tabel wordt gesorteerd op de geselecteerde kolom, dwz op achternaam.
Wanneer u een tabel of lijst in Excel sorteert, moet deze worden gescheiden van externe gegevens op het werkblad door ten minste één rij of kolom. Anders zijn er externe gegevens betrokken bij het sorteren.
Een bereik sorteren in Excel
In het volgende voorbeeld selecteren we een aparte kleine tabel in een Excel-werkblad om het aantal bestelde T-shirts op bepaalde dagen te sorteren.
- Selecteer het cellenbereik dat u wilt sorteren. In ons voorbeeld zullen we het bereik A13:B17 selecteren.
- Klik op de Data op het lint en klik vervolgens op opdracht sorteer.
- Er wordt een dialoogvenster geopend sorteer. Selecteer de kolom waarop u wilt sorteren. In dit voorbeeld willen we de gegevens sorteren op het aantal bestellingen, dus selecteren we de kolom Bestelling.
- Stel de sorteervolgorde in (oplopend of aflopend). In ons voorbeeld kiezen we: Oplopend.
- Als alle parameters correct zijn, klik dan op OK.
- Het bereik wordt gesorteerd op kolom Bestelling van de kleinste tot de grootste. Houd er rekening mee dat de rest van de bladinhoud niet is gesorteerd.
Als het sorteren in Excel niet correct wordt uitgevoerd, controleer dan eerst of de waarden correct zijn ingevoerd. Zelfs een kleine typfout kan tot problemen leiden bij het sorteren van grote tabellen. In het volgende voorbeeld zijn we vergeten een koppelteken in cel A18 te plaatsen, wat resulteert in een onnauwkeurige sortering.
