Inhoud
Bij het overzetten van een tabel van een externe bron naar Excel ontstaan vaak situaties met het verschuiven van cellen met informatie en het ontstaan van holtes. Bij het gebruik van formules is verder werken niet mogelijk. Daarbij rijst de vraag: hoe verwijder je snel lege cellen?
Gevallen waarin het mogelijk is om lege cellen te verwijderen
Tijdens de operatie kan er dataverschuiving optreden, wat niet wenselijk is. Verwijdering wordt alleen in sommige gevallen uitgevoerd, bijvoorbeeld:
- Er is geen informatie in de hele rij of kolom.
- Er is geen logische verbinding tussen cellen.
De klassieke methode voor het verwijderen van holtes is één element tegelijk. Deze methode is mogelijk als u werkt met gebieden die kleine aanpassingen nodig hebben. De aanwezigheid van een groot aantal lege cellen leidt tot de noodzaak om de batchverwijderingsmethode te gebruiken.
Oplossing 1: verwijderen door een groep cellen te selecteren
De eenvoudigste manier is om een speciaal hulpmiddel te gebruiken voor het selecteren van groepen cellen. Uitvoeringsproces:
- Selecteer het probleemgebied waar zich lege cellen hebben verzameld en druk vervolgens op de F5-toets.
- Het scherm zou het volgende opdrachtvenster moeten openen. Klik op de interactieve Select-knop.
- Het programma opent een ander venster. Selecteer "Lege cellen". Vink het vakje aan en klik op OK.
- Er is een automatische selectie van niet ingevulde plaatsen. Als u met de rechtermuisknop op een niet-informatiegebied klikt, wordt een venster geopend waarin u op "Verwijderen" moet klikken.
- Vervolgens wordt "Cellen verwijderen" geopend. Zet een vinkje naast 'Cellen met een verschuiving omhoog'. We gaan akkoord door op de knop "OK" te drukken.
- Als gevolg hiervan verwijdert het programma automatisch de plaatsen die moeten worden gecorrigeerd.
- Om de selectie te verwijderen, klikt u ergens in de tabel op LMB.
Aantekening! De verwijderingsmethode met een verschuiving wordt alleen geselecteerd in gevallen waarin er geen regels zijn na het selectiegebied die informatie bevatten.
Oplossing 2: Filtering en voorwaardelijke opmaak toepassen
Deze methode is ingewikkelder, daarom is het raadzaam om, voordat u doorgaat met de implementatie, eerst vertrouwd te raken met het gedetailleerde plan voor de implementatie van elke actie.
Opgelet! Het belangrijkste nadeel van deze methode is dat deze wordt gebruikt om te werken met een enkele kolom die geen formules bevat.
Overweeg een opeenvolgende beschrijving van gegevensfiltering:
- Selecteer een gebied van één kolom. Zoek het item "Bewerken" op de werkbalk. Door erop te klikken, verschijnt een venster met een lijst met instellingen. Ga naar het tabblad "Sorteren en filteren".
- Selecteer het filter en activeer LMB.
- Hierdoor wordt de bovenste cel geactiveerd. Aan de zijkant verschijnt een vierkant pictogram met een pijl-omlaag. Dit geeft de mogelijkheid aan om een venster met extra functies te openen.
- Klik op de knop en in het tabblad dat wordt geopend, schakelt u het selectievakje naast de positie "(Leeg)" uit en klikt u op "OK".
- Na de uitgevoerde manipulaties blijven alleen gevulde cellen in de kolom over.
Deskundig advies! Het verwijderen van lege ruimtes met behulp van filtering is alleen geschikt als er geen gevulde cellen in de buurt zijn, anders gaan bij het uitvoeren van deze methode alle gegevens verloren.
Laten we nu eens kijken hoe voorwaardelijke opmaak samen met filteren kan worden uitgevoerd:
- Om dit te doen, selecteert u het probleemgebied en activeert u, nadat u de werkbalk "Stijlen" hebt gevonden, de knop "Voorwaardelijke opmaak".
- Zoek in het geopende venster de regel "Meer" en volg deze link.
- Voer vervolgens in het venster dat in het linkerveld verschijnt de waarde "0" in. Selecteer in het rechterveld de gewenste kleurvuloptie of laat de standaardwaarden staan. Wij klikken op "OK". Als gevolg hiervan worden alle cellen met informatie geverfd in de kleur die u kiest.
- Als het programma een eerder gemaakte selectie verwijdert, maken we deze opnieuw en zetten we de tool "Filter" aan. Plaats de muisaanwijzer op de waarde "Filteren op celkleur" of op lettertype en activeer een van de posities.
- Hierdoor blijven alleen cellen over die gekleurd zijn en dus gevuld met gegevens.
- Selecteer opnieuw de zone gekleurd met kleur en zoek de knop "Kopiëren" bovenaan de werkbalk, druk erop. Het wordt weergegeven door twee bladen die op elkaar zijn geplaatst.
- Door een ander gebied op dit blad te selecteren, maken we een andere selectie.
- Klik met de rechtermuisknop om het menu te openen, waar we "Waarden" vinden. Het pictogram wordt weergegeven in de vorm van een tablet met de digitale opsomming 123, klik.
Aantekening! Bij het selecteren van een zone is het noodzakelijk dat het bovenste gedeelte zich onder de onderste regel van de gemarkeerde lijst bevindt.
- Als gevolg hiervan worden de gekopieerde gegevens overgedragen zonder een kleurfilter toe te passen.
Verder werken met gegevens kan lokaal worden gedaan of door deze naar een ander deel van het blad over te brengen.
Oplossing 3: pas de formule toe
Het op deze manier verwijderen van lege tabelcellen heeft wat problemen en is daarom minder populair. De moeilijkheid ligt in het gebruik van de formule, die in een apart bestand moet worden opgeslagen. Laten we het proces in volgorde doorlopen:
- Selecteer het cellenbereik dat moet worden aangepast.
- Vervolgens klikken we met de rechtermuisknop en vinden de opdracht "Een naam toewijzen". Wijs een naam toe aan de geselecteerde kolom, klik op OK.
- Selecteer op een willekeurige plaats op het blad de vrije zone, die overeenkomt met de grootte van het gebied waar de aanpassing wordt gemaakt. Klik met de rechtermuisknop en voer een andere naam in.
- Nadat u de bovenste cel van het vrije gebied moet activeren en de formule erin moet invoeren: =IF(ROW() -ROW(Adjustment)+1>NOTROWS(Achternamen)-COUNTBLANK(Achternamen);””;INDIRECT(ADRES(LOW((IF(Achternamen<>“”,ROW(Achternamen);ROW() + RIJEN(Achternamen)));RIJ()-RIJ(Aanpassing)+1);KOLOM(Achternamen);4))).
Aantekening! De namen voor de gebieden zijn willekeurig gekozen. In ons voorbeeld zijn dit “Achternamen” en “Aanpassing”.
- Zodra deze formules zijn ingevoerd, drukt u op de toetscombinatie "Ctrl + Shift + Enter". Dit is nodig omdat er arrays in de formule zitten.
Rek de bovenste cel uit tot aan de randen van het eerder gedefinieerde gebied. Er moet een kolom met de overgedragen gegevens worden weergegeven, maar zonder lege cellen.
Conclusie
Het verwijderen van lege cellen kan op verschillende manieren, elk verschilt in complexiteitsniveau, zodat zowel een onervaren als een gevorderde spreadsheetgebruiker voor zichzelf de meest geschikte optie kan kiezen.