Inhoud
Vaak wordt een Excel-gebruiker geconfronteerd met de noodzaak om cellen te vullen met gegevens die in een bepaalde logische volgorde zijn gerangschikt. Of bijvoorbeeld om te voorspellen wat de waarde van een bepaalde indicator op een bepaald moment zal zijn, als de huidige trend doorzet. Nu hoef je voor dit alles geen tientallen formules te kennen. Een paar muisklikken zijn voldoende en het probleem is opgelost. Het is allemaal te danken aan automatisch aanvullen.
Deze functie is geweldig in zijn gemak. Hiermee kunt u bijvoorbeeld snel kalendermaanden weergeven of zo maken dat alleen de 15e en de laatste dag van elke maand wordt weergegeven (bijvoorbeeld in boekhoudrapporten).
Hoe kunt u profiteren van deze geweldige functie?
Rechtsonder staat een vierkantje, door het te slepen kun je doorgaan met de reeks waarden waarin een bepaald patroon zit. Als de eerste dag bijvoorbeeld maandag is, kunt u door deze eenvoudige bewerking uit te voeren waarden in de volgende regels zetten: dinsdag, woensdag, donderdag, vrijdag, enzovoort.
Als er een reeks waarden in een cel zoals 1,2,4 is, kunt u door ze allemaal te selecteren en het vak naar beneden te slepen, doorgaan met de nummerreeks tot 8, 16, 32, enzovoort. Hierdoor kunt u aanzienlijk besparen op tijdskosten.
Op dezelfde manier wordt een lijst met maandnamen gemaakt.
En zo ziet het gebruik van autocomplete voor een rekenkundige progressie eruit. In ons voorbeeld gebruiken we twee cellen met respectievelijk waarden van 1,3, waarna automatisch aanvullen de getallenreeks voortzet.
Bovendien werkt de receptie, zelfs als het nummer in de tekst staat. Als u bijvoorbeeld "1 kwartaal" schrijft en het vak naar beneden sleept, krijgt u het volgende.
Eigenlijk zijn dit alle basisprincipes die u moet weten. Maar als u de vaardigheden van het werken met Excel professioneler onder de knie wilt krijgen, kunt u uzelf vertrouwd maken met enkele chips en trucs.
De gegevenslijst voor automatisch aanvullen gebruiken
Natuurlijk is het maken van een lijst met maanden of dagen van de week niet alles wat Excel kan. Laten we zeggen dat we een lijst hebben met steden waar ons bedrijf servicecentra heeft gevestigd. Eerst moet u de volledige lijst opschrijven in het item "Lijsten wijzigen", dat toegankelijk is via de menureeks Bestand - Opties - Geavanceerd - Algemeen - Lijsten bewerken.
Vervolgens verschijnt er een venster met een lijst met lijsten die automatisch in Excel zijn ingebouwd.
Hier zijn er niet veel van. Maar dit misverstand kan gemakkelijk worden gecorrigeerd. Om dit te doen, is er een rechtervenster waarin de juiste reeks waarden uXNUMXbuXNUMXbis geschreven. Opnemen kan op twee manieren, zowel met komma's als in een kolom. Als er veel gegevens zijn, kunnen deze worden geïmporteerd. Op deze manier kunt u veel tijd besparen.
Wat is hiervoor nodig? Eerst moet u ergens in het document een lijst met steden maken en vervolgens in het onderstaande veld een link ernaartoe maken.
De lijst is nu gemaakt en kan worden gebruikt om alle andere cellen in te vullen.
Naast lijsten in tekstformaat maakt Excel het mogelijk om numerieke reeksen te maken, evenals een lijst met datums die volgens een bepaald patroon zijn gerangschikt. Helemaal aan het begin van dit materiaal werd een van de manieren om het te gebruiken gegeven, maar dit is een primitief niveau. U kunt deze tool flexibeler gebruiken, zoals een echte aas.
Eerst selecteren we de vereiste reekswaarden (een of meer) samen met het deel van het bereik dat voor de lijst zal worden gebruikt. Vervolgens vinden we de knop "Vullen" op het bovenste paneel en in het menu dat verschijnt, klik op de knop "Voortgang".
Vervolgens verschijnt een venster met instellingen.
In het linkergedeelte zijn er keuzerondjes waarmee u de locatie van de toekomstige reeks kunt instellen: per rij of kolom. In het eerste geval gaat de lijst omlaag en in het tweede geval naar rechts.
Direct rechts van de locatie-instelling bevindt zich een paneel waar u het type numerieke reeks kunt selecteren. Er zijn verschillende opties om uit te kiezen:
- Rekenkundig. De waarde in elke volgende cel is een bepaald getal groter dan de vorige. De waarde wordt bepaald door de inhoud van het veld "Stap".
- Geometrisch. Elke volgende waarde is meerdere malen groter dan de vorige. Hoeveel precies hangt af van welke stap de gebruiker heeft aangegeven.
- Datums. Met deze optie kan de gebruiker een reeks datums maken. Als u dit type selecteert, worden aanvullende instellingen voor de maateenheid geactiveerd. Bij het opstellen van de volgorde wordt er rekening mee gehouden: dag, werkdag, maand, jaar. Dus als u het item "werkdag" selecteert, worden weekenden niet in de lijst opgenomen.
- Automatisch aanvullen. Deze optie is vergelijkbaar met het slepen van de rechterbenedenhoek. In eenvoudige bewoordingen beslist Excel zelf of het door moet gaan met de nummerreeks of dat het beter is om een langere lijst te maken. Als u vooraf de waarden 2 en 4 opgeeft, zullen de volgende de cijfers 6, 8, enzovoort bevatten. Als u daarvoor meer cellen invult, wordt de functie "lineaire regressie" gebruikt (dit is een zeer interessante optie waarmee u een prognose kunt bouwen op basis van de bestaande trend).
Onderaan dit dialoogvenster zijn er, zoals u al kunt zien, twee opties: de stapgrootte, hierboven besproken, en de grenswaarde.
Nadat u alle bewerkingen hebt voltooid, moet u op de knop "OK" drukken. Op dezelfde manier wordt een lijst met werkdagen voor een bepaalde periode gemaakt (bijvoorbeeld tot 31.12.2020/XNUMX/XNUMX). En de gebruiker hoeft niet een groot aantal onnodige bewegingen te maken!
Dat is alles, de installatie is voltooid. Laten we nu eens kijken naar enkele meer professionele methoden voor automatisch aanvullen.
De muis gebruiken
Dit is de handigste manier om automatisch aan te vullen, zodat u zelfs de meest complexe bewerkingen op elegante wijze kunt uitvoeren. Er zijn twee mogelijkheden om het te gebruiken: met de linkermuisknop of met de rechtermuis. De taak is bijvoorbeeld om een lijst met getallen te maken die in oplopende volgorde zijn gerangschikt, waarbij elke volgende waarde met één toeneemt. Meestal wordt hiervoor een eenheid ingevoerd in de eerste cel en een deuce in de tweede, waarna ze het vak naar de rechter benedenhoek slepen. Maar het is mogelijk om dit doel op een andere manier te bereiken - door simpelweg de eerste cel in te vullen. Vervolgens moet je het vanuit de rechter benedenhoek naar beneden slepen. Daarna verschijnt een knop in de vorm van een vierkant. U moet erop klikken en het item "Vullen" selecteren.
U kunt ook de functie "Alleen formaten invullen" gebruiken, waarmee u alleen celformaten kunt uitbreiden.
Maar er is een snellere methode: houd de Ctrl-knop ingedrukt terwijl u de cel parallel sleept.
Toegegeven, het is alleen geschikt voor automatisch aanvullen van getallenreeksen. Als u deze truc probeert uit te halen met gegevens van een ander type, dan worden de waarden uXNUMXbuXNUMXb gewoon gekopieerd naar de volgende cellen.
Er is een manier om het aanroepen van het contextmenu te versnellen. Sleep hiervoor het vak door de rechtermuisknop ingedrukt te houden.
Dan verschijnt er een reeks commando's. U kunt dus een dialoogvenster met aanvullende instellingen voor automatisch aanvullen oproepen door op het menu-item "Voortgang" te klikken. Maar er is één beperking. De maximale reekslengte is in dit geval beperkt tot de laatste cel.
Om automatisch aanvullen uit te voeren tot de vereiste waarde (een specifiek nummer of een bepaalde datum), moet u op de rechtermuisknop drukken, nadat u de cursor eerder naar het vak hebt geleid, en de markering naar beneden slepen. De cursor keert dan terug. En de laatste stap is om de muis los te laten. Als gevolg hiervan verschijnt een contextmenu met instellingen voor automatisch aanvullen. Selecteer een voortgang. Hier is slechts één cel geselecteerd, dus u moet alle parameters voor automatisch aanvullen opgeven in de instellingen: richting, stap, limietwaarde en op de knop OK drukken.
Een bijzonder interessante Excel-functie is de lineaire en exponentiële benadering. Het maakt het mogelijk om op basis van het bestaande patroon een prognose op te bouwen van hoe de waarden zullen veranderen. Om een prognose te maken, moet u in de regel speciale Excel-functies gebruiken of complexe berekeningen uitvoeren, waarbij de waarden van de onafhankelijke variabele worden vervangen. Het is veel gemakkelijker om dit voorbeeld in de praktijk aan te tonen.
Er is bijvoorbeeld een dynamiek van een indicator waarvan de waarde elke periode met hetzelfde aantal toeneemt.
Het is veel gemakkelijker te begrijpen hoe waarden worden voorspeld met een lineaire trend (wanneer elke volgende indicator met een bepaalde waarde stijgt of daalt). Standaard Excel-functies zijn hiervoor geschikt, maar voor meer duidelijkheid is het beter om een grafiek te tekenen die de trendlijn, de vergelijking van de functie en de verwachte waarde weergeeft.
Om erachter te komen wat de voorspelde indicator in numerieke termen zal zijn, moet u bij het berekenen de regressievergelijking als basis nemen (of rechtstreeks de formules gebruiken die in Excel zijn ingebouwd). Als gevolg hiervan zullen er veel acties zijn die niet iedereen meteen kan begrijpen.
Maar met lineaire regressie kunt u complexe formules en plotten volledig verlaten. Gebruik gewoon automatisch aanvullen. De gebruiker neemt een reeks gegevens op basis waarvan een prognose wordt gemaakt. Deze set cellen wordt geselecteerd, vervolgens wordt de rechtermuisknop ingedrukt, waarmee u het bereik met het vereiste aantal cellen moet slepen (afhankelijk van de afstand van het punt in de toekomst waarvoor de voorspelde waarde wordt berekend). Er verschijnt een contextmenu waarin u het item "Lineaire benadering" moet selecteren. Dat is alles, een voorspelling wordt verkregen waarvoor geen speciale wiskundige vaardigheden, plotten of afleiden van formules vereist zijn.
Stijgen de indicatoren gedurende elke periode met een bepaald percentage, dan spreken we van exponentiële groei. Het voorspellen van de dynamiek van een epidemie of het voorspellen van rente op een bankdeposito is bijvoorbeeld gebaseerd op zo'n patroon.
Er is geen effectievere methode om exponentiële groei te voorspellen dan de methode die we hebben beschreven.
De muis gebruiken om datums automatisch in te vullen
Vaak is het nodig om de reeds bestaande lijst met datums uit te breiden. Om dit te doen, wordt een datum genomen en met de linkermuisknop in de rechterbenedenhoek gesleept. Er verschijnt een vierkant pictogram, waar u de vulmethode kunt selecteren.
Als een accountant bijvoorbeeld een spreadsheet gebruikt, past de optie 'weekdagen' bij hem. Dit item is ook nodig voor andere specialisten die dagelijkse plannen moeten maken, bijvoorbeeld HR.
En hier is nog een andere optie, hoe u het automatisch invullen van datums met de muis kunt implementeren. Een bedrijf moet bijvoorbeeld op de 15e en de laatste dag van de maand salarissen betalen. Vervolgens moet u twee datums invoeren, ze uitrekken en de vulmethode "per maanden" selecteren. Dit kan worden gedaan door met de linkermuisknop op het vierkantje in de rechter benedenhoek te klikken, of door de rechterknop te gebruiken, gevolgd door een automatische oproep naar het contextmenu.
Belangrijk! De 15e blijft, ongeacht de maand, en de laatste is automatisch.
Met de rechtermuisknop kun je de voortgang aanpassen. Maak bijvoorbeeld een lijst van werkdagen dit jaar, die nog tot en met 31 december zullen zijn. Als je autofill gebruikt met de rechtermuisknop of via het menu, dat toegankelijk is via het vierkantje, dan is er een optie “Direct vullen”. Voor het eerst hebben ontwikkelaars deze functie in Excel 2013 voorzien. Het is noodzakelijk dat de cellen volgens een bepaald patroon worden ingevuld. Hierdoor kunt u veel tijd besparen.
Conclusies
Eigenlijk is dat alles. Autocomplete is een zeer handige functie waarmee u veel workflows kunt automatiseren en voorspellingen kunt doen op basis van patronen. Er zijn geen aanvullende formules of berekeningen nodig. Het is voldoende om op een paar knoppen te drukken en de resultaten zullen als bij toverslag verschijnen.